Fornecedores: O desafio do item certo na hora certa

Gerenciamento de Fornecedores: O desafio do item certo na hora certa

Resumo:

Este artigo pretende mostrar a importância do gerenciamento de aquisições no sucesso de um projeto, um modelo à ser usado que busca a integração de clientes e fornecedores dentro das melhores práticas baseadas no guia PMBOK®. Este artigo nos chama a atenção em como um adequado gerenciamento de aquisições desde a contratação ate o encerramento do contrato pode fazer a diferença ao final de um projeto.

 Introdução

“Uma das atividades mais críticas para a área de compras refere-se à seleção de fornecedores. Isso porque os fornecedores são responsáveis por disponibilizar os materiais no momento certo, atendendo às necessidades dos Clientes.” (BEVILACQUA, CIARAPICA, GUIACHETTA, 2006)

O GUIA PMBOK®. 4 ed. PMI, 2008 afirma que o gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho.

O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanças necessários para administrar os contratos ou pedidos de compra autorizados e emitidos por membros da equipe do projeto.

A Figura 1 a seguir fornece uma visão geral dos processos de gerenciamento de aquisições do projeto.

Os processos de gerenciamento de aquisições do projeto incluem:

a)    Planejar compras e aquisições: determinação do que comprar ou adquirir e de quando e como fazer isso.

b)    Planejar contratações: documentação dos requisitos de produtos, serviços e resultados e identificação de possíveis fornecedores.

c)    Solicitar respostas de fornecedores: obtenção de informações, cotações, preços, ofertas ou propostas, conforme adequado.

d)    Selecionar fornecedores: análise de ofertas e escolha entre possíveis fornecedores e negociação de um contrato por escrito com cada fornecedor.

e)    Administração de contrato: gerenciamento do contrato e da relação entre o comprador e o fornecedor, análise e documentação do desempenho atual ou passado de um fornecedor a fim de estabelecer ações corretivas necessárias e fornecer uma base para futuras relações com o fornecedor, gerenciamento de mudanças relacionadas ao contrato e, quando adequado, gerenciamento da relação contratual com o comprador externo do projeto.

f)     Encerramento do contrato: terminar e liquidar cada contrato, inclusive a resolução de quaisquer itens em aberto, e encerrar cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto.

A escolha de um fornecedor de materiais e/ou serviços, para a execução de um projeto, é sem dúvida objeto de grande preocupação por parte dos gestores. O motivo é um só, ao optar-se por um fornecedor, você tira de suas mãos parte do controle de cumprimento dos prazos estabelecidos e algumas vezes, da qualidade requerida. Se o seu fornecedor atrasa a entrega de um material ou a execução de uma atividade, parte do seu cronograma fica comprometida e ações devem ser tomadas para recuperar o tempo perdido.

Quanto a qualidade, podemos sofrer impactos quando a contratação do material ou serviço é baseado somente em custos, sem uma analise maior de escopo, prazo e condições de fornecimento.

Porém, é impossível executar um projeto sem a presença de nenhum fornecedor, sendo assim este é um problema que incomoda aos gestores de projetos, mas, que não pode ser eliminado e nem tão pouco desconsiderado.

Existem algumas práticas que podem vir a minimizar estes percalços e otimizar a maneira de lidar com seus fornecedores.  “O gerenciamento eficaz da função de compras de materiais pode representar uma contribuição significativa para o alcance dos objetivos estratégicos das empresas do setor da construção, promovendo maior agilidade das operações e a melhoria continua da qualidade dos materiais que estão sendo adquiridos.”

A atenção à cadeia de suprimentos tem aumentado nos últimos anos. De acordo com a Norma ISO 9001 a avaliação dos fornecedores está relacionada ao requisito Aquisição e se subdivide em 3 subitens: Processo de aquisição, Informações de aquisição e Verificação do produto Adquirido.

Figura 1 – Visão geral do gerenciamento de aquisições do projeto
FONTE: Figura extraída do GUIA PMBOK®. 4 ed. PMI, 2000

Este artigo abordará a seguir, quatro pontos considerados altamente relevantes para o gerenciamento de fornecedores.

Figura 2 – Desafio: Gerenciamento de fornecedores
FONTE: Levantamento de possíveis soluções para o desafio – Turma 3 GPCM – Ietec

1 – Criação do Mapa de Suprimentos (Aquisições)

O Processo de aquisição inicia-se com a determinação de um mapa de suprimentos. O estudo detalhado do projeto e a elaboração de um cronograma fornecimento ou mapa de suprimentos, pode ajudar a disponibilizar materiais e serviços em tempo hábil dentro do projeto. Não se trata de uma simples escolha por aquele fornecedor que possui o menor preço, mas sim a escolha pelo melhor preço.

Nem sempre o melhor fornecedor terá o melhor preço, na maioria das vezes seu preço é até mais alto que o de outros concorrentes, porém, fatores como pontualidade de entrega, compromisso, qualidade, know-how, dentre outros, devem pesar no momento da escolha. O profissional de compras, geralmente, não possui experiência e vivencia para escolher, por si só o melhor fornecedor. Geralmente eles partem direto para aquele que possui o menor preço e que lhe propõem o menor prazo de entrega.

2 – Classificação de Fornecedores

As informações para a aquisição de um determinado produto ou serviço dependerá do conhecimento ou da boa especificação dos mesmos. Neste caso, a solução para a escolha do melhor fornecedor demandará a criação de uma forma de classificação de fornecedores. Deverão ser criados parâmetros que avaliem o fornecedor tanto quantitativa, quanto qualitativamente. Grandes empresas já fazem isso, o fornecedor é avaliado constantemente, desde o início do processo de cotação até durante a execução de seus serviços.

Assim são levantadas informações que são computadas, como uma espécie de placar, onde se somam fatores como preço, qualidade, pontualidade de entrega, cumprimento de normas técnicas, atenção aos quesitos de segurança e saúde no trabalho. Em muitos casos, pontuações baixas, por um determinado período, levam a exclusão de determinadas empresas, do quadro de fornecedores.

Após a análise do fornecedor potencial, pode-se concluir também que há alguma falha ou item que pode ser melhorado. Neste momento a empresa contratante tem a oportunidade de propor melhorias e acompanhar treinamentos (especialmente para qualificação de mão de obra em caso de fornecimento de serviços) para que o fornecedor possa atender suas necessidades e se enquadrar nas condições de fornecimento.

3 – Definição de Escopo e prazos

Quando se tem em mãos um projeto a ser executado, mas, não se tem um escopo de projetos bem definido torna-se inevitável, depararmos com alguns questionamentos que sem dúvida nenhuma, se não esclarecidos, nos levaram a erros no orçamento do projeto.

Assim que iniciado o projeto e levantado os materiais e serviços, caberá aos gestores do projeto definir o mapa de suprimentos e assim, orientar a equipe de compras, sobre qual produto, qual fornecedor e qual o prazo deve ser levado em consideração no momento da compra. Isso não é uma tarefa fácil e envolverá diversos setores da empresa e até mesmo, em alguns casos, o seu cliente. Não será o comprador que deverá optar por um determinado produto, deve haver uma boa comunicação entre as partes envolvidas para, se necessário, optar-se por produtos similares ou outro fornecedor. Nesta etapa é muito importante a presença de um profissional de nível técnico para dar o aval na decisão do comprador para que a qualidade requerida dos materiais e serviços seja atendida.

4 – Acompanhamento de Fornecedores

Verificar o produto adquirido, ou seja, fazer um acompanhamento do fornecimento deve ocorrer durante todo o tempo, desde a contratação, atualizando seus dados sobre o processo de fabricação, envio de produtos, mobilização de equipes e execução de tarefas. É o chamado Follow up, que significa ir atrás de uma resposta para algo que foi solicitado.

Quando alguém realiza um follow up, significa que está buscando um retorno de algo que já foi feito, e que ainda não obteve resposta. O follow up é muito comum nas áreas comerciais e de compras das empresas. Ele deve ocorrer inclusive como uma avaliação de satisfação do cliente, neste caso, mais comumente chamado de Feedback. Esse acompanhamento deverá ser avaliado pelos executores da obra e o resultado da avaliação devera ser cadastrado na classificação do fornecedor relatada no item 2.

Conclusão

Evidentemente que as medidas acima apresentadas não são as únicas alternativas possíveis e nem tão pouco são as melhores, mas elas se referem diretamente a ISO 9001 no que se refere a avaliação de fornecedores no quesito aquisição, que de acordo com a norma, esta subdividido em três subitens: Processo de Aquisição, Informações de Aquisição e Verificação do Produto Adquirido.

Como se vê o sucesso de um projeto não é algo que esta apenas nas mãos de seus gestores, mas, nas mãos de um grupo, de uma cadeia que deve ser gerida, acompanhada e administrada para garantir que prazos, custos e principalmente a satisfação de seus clientes estejam garantidos.

Referências:

• Guia PMBOK® 4ed. PMI 2008
• Bruzzi, Demerval Guilarducci – Gerência de Projetos: Uma visão Prática – São Paulo: Érica, 2202.
• Apostila curso de Pós-Graduação LATO SENSU em Gerenciamento Estratégico de Projetos, Módulo: Princípios do Gerenciamento de Projetos – Universidade FUMEC, Roberto Luiz Capuruçu Gattoni, MSc, PMP

Contexto: O presente artigo faz parte de uma série de 5 que analisaram os desafios para se entregar projetos de Construção e Montagem dentro do prazo estabelecido contratualmente. Foi realizada uma pesquisa com 23 participantes que determinaram 5 causas mais contundentes para o atraso de projetos. A pesquisa foi realizada no mês de outubro de 2013 com a Turma 3 de Pós Graduação em Gestão de Projetos de Construção e Montagem do IETEC, sob a orientação e coordenação do Professor Ítalo Coutinho.

Autores:

• Wagner Martins da Costa, Engenheiro Civil formado pela Escola de Engenharia Kennedy em 2004, Técnico em edificações pela Escola Técnica de Sete Lagoas em 1996. Já trabalhou como projetista civil de 1997 à 2004, além de ter atuado por 02 anos como Coordenador de Digitalização Gráfica no setor de Geo-processamento da Prefeitura Municipal de Sete Lagoas. Atua Engenheiro de Coordenação de obras na Cota & Cota Assessoria e Empreendimentos Ltda, desde 2007, responsável técnico da empresa na execução de obras industriais e obras de arte especiais, além de construções comerciais, serviços de terraplenagem e pavimentações.  Atualmente é aluno do Curso de Gestão de Projetos – Construção e Montagem no Ietec. E-mail de contato: wagner.cota@veloxmail.com.br

• Paula Gandra Soares, Engenheira de Produção/Civil formado pela Universidade FUMEC em 2007, MBA em Gestão estratégica de Projetos também pela FUMEC e Especialista em Engenharia Ferroviária pela PUC Minas. Experiência em execução de obras prediais de diferentes padrões de acabamento em Belo Horizonte nas Construtoras Modelo, Arco Engenharia e Construtora Caparaó e atualmente atua na área de Orçamentos em estrutura metálica no segmento de galpões comerciais e industriais e prédio de andares múltiplos. Atualmente é aluna do Curso de Gestão de Projetos – Construção e Montagem no Ietec. E-mail de contato: paulagandra@hotmail.com

• Rafael Sousa Fonseca, Engenheiro de Produção Civil formado pela Faculdade de Engenharia da Fumec em 2013. Já trabalhou como assistente de engenharia de 2011 à 2013, em obras publicas do DEOP e SUDECAP. Atua como Engenheiro de obras na Engerais Construções e Instalações Ltda, desde 2013, responsável técnico da empresa na execução de obras de edificações, serviços de drenagem e terraplenagem. Atualmente é aluno do Curso de Gestão de Projetos – Construção e Montagem no Ietec. E-mail de contato: rafaelsousafonseca@gmail.com

• Roberto Scardua, Engenheiro Civil formado pela Faculdade de Engenharia da Fumec em 2004.Técnico em edificações formado pelo CEFET em 1998, Especialização em Engenharia de Segurança do Trabalho pela Universidade FUMEC em 2006, Especialização em Gerenciamento de Projetos e Gestão de Projetos pelas Faculdades Integradas de Jacarepaguá em 2009 e Especialização em Pavimentação e Restauração Rodoviária e Aeroportuária pelas Faculdades Kennedy em 2010. Trabalha como Engenheiro Civil Sênior na Concremat Engenharia e Tecnologia S.A. Atualmente é aluno do Curso de Gestão de Projetos – Construção e Montagem no Ietec. E-mail de contato: robertoscardua@yahoo.com.br

• Adriano Roberto de Souza Lima, Engenheiro de Produção, Técnico em mecânica industrial Técnico em processamento. Trabalhou por 05 anos como Técnico Mantenedor, Técnico de PCP e Técnico de Logistica Industrial na AMBEV, Hoje atua como Engenheiro de Planejamento e controle de obras na Techsummit Engenharia e Consultoria Ltda, desde 2010, responsável pelo gerenciamento de obras de grande porte na área de projetos e instalção de Salas Limpas, ambientes controlados em empresas como AMBEV, Coca Cola, Magneti Marelli, FIAT Automoveis, Cifarma, Jabil, STOLA do Brasil etc.Possui certificação CAPM pelo PMI (Project Management Institute). Atualmente é aluno do Curso de Gestão de Projetos – Construção e Montagem no Ietec. E-mail de contato: alrepres@hotmail.com

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