Gerenciando recursos compartilhados em projetos!

Neste artigo vou falar um pouco sobre como é gerenciar mais de um projeto ao mesmo tempo e como é compartilhar recursos entre projetos, tanto os seus projetos, quanto os projetos que são gerenciados por outros Gerentes de Projetos.

No escritório de projetos em que atuo recebemos diversos projetos os quais possuem 04 categorias básicas, estas definidas pela empresa,  e em nossa equipe todos os Gerentes de Projetos estão preparados para gerenciar todos os tipos de projeto, porém cada um tem a sua especialidade. Então conforme os projetos são originados pela área comercial o responsável pelo departamento, o chefe, vai designando os projetos para cada Gerente de Projeto e por consequência cada Gerente de Projeto acaba gerenciando mais de um projeto por vez.

O fato de gerenciar mais de um projeto por vez acaba fazendo com que tenhamos que lidar com compartilhamento de recursos e nos forçando a ter cronogramas reais, a gerenciar os riscos em projetos, entre outros. Abaixo segue uma explanação melhor sobre cada item:

1. Cronogramas reais

Ter cronogramas realistas é um fator muito importante, apesar de saber que mudanças acontecerão durante a execução do projeto devemos ter um cronograma bem realista, onde os membros das equipes possam acreditar e se apoiar para tomar uma decisão.

2. Compartilhamento de recursos

Compartilhar recursos em diversos projetos pode não ser uma coisa muito simples de se lidar, pois dependemos de que o planejamento de alocação dos recursos seja realizado de forma bem adequada, para que os recursos humanos tenham uma visibilidade do seu planejamento de atividades, afinal de contas um cronograma mal dimensionado e não realista poderá causar diversos conflitos.

Então para que todos os processos possam obter sucesso é necessário que o gerenciamento dos cronogramas e alocação dos recursos seja realizado com muita atenção e dedicação evitando o acumulo de atividades para os recursos humanos ou então problemas de disponibilidade dos recursos.

Minha sugestão para ambientes deste tipo são:

• Realizar acompanhamento frequente da alocação de recursos

O Gerente de Projeto responsável pelo PMO deverá realizar o acompanhamento do histograma e mapa de alocação dos recursos para acompanhar a alocação e disponibilidade dos recursos humanos durante. No caso do escritório de projetos que estou atuando atualmente digo que isto deve acontecer semanalmente.

Nestas reuniões os Gerentes de Projetos devem fazer uma analise dos riscos de cada projeto, pois estes podem causar alterações de cronogramas ou alteração em durações das atividades.

• Gerenciamento de Riscos

O fato de ter um recurso compartilhado em diversos projetos faz com que os Gerentes de Projetos realizem uma gestão de risco impecável, monitorando se os gatilhos dos mesmos estão prestes a serem acionados e seus planos de contingências entrem em ação. Caso algum risco planejado vire realidade e seja necessário colocar os planos de contingência em ação então teremos uma alteração no mapa de alocação de recursos e os outros Gerentes de Projetos deverão tomar ações para alterar seus cronogramas, fazendo assim com que os projetos sofram de um efeito cascata.

Enfim para concluir acredito que o time de Gerente de Projetos do PMO deverá trabalhar em uma ótima harmonia a fim de minimizar os efeitos  cascatas de um projeto no outro. Posso dizer que quando existem dois ou mais projetos críticos são executados simultaneamente os gerenciamentos dos itens mencionados ficam ainda mais complicados.

Sobre o Colunista: 

Daniel A Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.

E-mail de contato: daalmeida@gmail.com

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