Gerenciando recursos, papéis e responsabilidades

O gerenciamento dos recursos humanos como já esperado é um outro componente vital no gerenciamento de projetos, pois sabemos que de fato são os próprios indivíduos os responsáveis pelo sucesso ou o seu fracasso. A abordagem a seguir será sobre a forma de realização de um monitoramento e acompanhamento das partes interessadas e terá como apoio a utilização de um documento para o entendimento dos papéis que elas representam, assim como a necessidade e a importância da formalização das principais partes envolvidas.

Sobre conceitos e definições ao que se entende de uma equipe de gerenciamento do projeto e a equipe do projeto podemos compreender que: quando nos referimos e uma equipe de gerenciamento do projeto e a sua percepção em como ela está inserida dentro de um ambiente de projetos definimos que a mesma é um subconjunto da equipe do projeto, e vamos perceber a sutileza da diferenciação em suas nomenclaturas: equipe de gerenciamento do projeto e equipe do projeto. A equipe de gerenciamento faz o auxílio ao gerente do projeto no que diz respeito em sua gestão, apoiando em atividades como elaboração de relatórios, cronogramas, monitoramentos, etc., dentre estas e outras atribuições este papel também poderia ser assumido por um PMO (caso ele exista e que em suas responsabilidades estas atividades também lhe sejam atribuídas), isso porque um PMO atua de acordo com a necessidade e a maturidade da organização, e quando se refere a uma equipe do projeto é aquela com responsabilidades direcionadas para a execução do projeto, são as que produzem as entregas geralmente e esta não estando diretamente envolvida com o gerenciamento, podendo até mesmo serem recursos chaves de departamentos diferentes cada qual com suas habilidades específicas que contribuirão para a entrega, e será dentro desta mesma equipe onde teremos a figura do GP, sendo o integrador entre todas as áreas e seus envolvidos, com suas características importantes em ser um líder, um tomador de decisões, comunicador e demais outras atribuições e habilidades.

Outros papéis importantes para o gerenciamento dos recursos humanos teremos: O patrocinador, que será o fornecedor dos recursos financeiros para o projeto (este papel também poderia ser o próprio cliente se o mesmo estiver custeando o projeto por exemplo), poderemos ter um papel chave do gerente funcional, também sob a característica interna quanto a estrutura organizacional existente, e este gerente funcional é geralmente caracterizado por ser o “dono” de recursos do projeto, se reforçando ainda mais a importância em habilidades de negociação do GP para lidar de forma colaborativa com esta importante parte interessada.

Para auxiliar na gestão dos recursos algumas documentações podem ser produzidas, criando assim um relacionamento entre os papéis e suas responsabilidades. Um destes documentos e dos mais conhecidos é a matriz de responsabilidades, que identificam e exibem as relações entre os membros da equipe e o trabalho a ser executado do projeto. Pode-se criar uma matriz simples ou de uma forma mais detalhada se utilizando dos conceitos da matriz RACI, o que em uma visão mais simplificada apenas com uma referência do papel às atividades e/ou pacote de trabalho e utilizando somente uma marcação entre eles para a sua identificação, como neste exemplo abaixo para um melhor entendimento.

Se a necessidade é de se obter um maior controle e de uma forma mais detalhada dos recursos uma opção é elaborar a matriz RACI conforme brevemente mencionada, e ela recebe este nome por ser composta por 4 estruturas:

(R) Responsible – Os responsáveis pela execução da atividade.

(A) Accountable – O prestador de conta da atividade, o aprovador.

(C) Consulted – Quem será consultado para auxílio da execução da atividade.

(I) Informed – Quem deverá ser informado sobre o progresso da atividade.

 A utilização da matriz RACI traz alguns benefícios como a contribuição em ter uma divisão mais clara entre as tarefas, pessoas e equipes, diminuindo o risco de situações conflitantes sobre os limites de suas responsabilidades (a identificação onde termina o papel de um e inicia o do outro), irá colaborar também com o rastreamento de informações evitando que indivíduos-chave sejam esquecidos (pois ao pensar em cada parte interessada individualmente você irá ter uma percepção mais aprofundada dos indivíduos e não com apenas o seu papel) e além de sua formalização, pois o que não estiver escrito poderá ser perdido o seu controle sobre quem é o responsável em cada tarefa determinada.

 Uma regra de ouro com boa prática, no preenchimento de uma matriz RACI fique atento pois para cada atividade deve-se sempre conter pelo menos um Accountable (Aprovador) e um Responsible (Responsável), destacando que poderá existir somente UM Accountable para cada atividade, mas podendo haver muitos “R”, “C” ou “I”, mas acaba sendo comum vermos matrizes que contenham mais de um Accontable e isso é um erro, ok?

Como algumas dicas na gestão dos recursos fique atento a produtividade do projeto, pois deslocar recursos para outras atribuições durante o projeto pode ser uma ação estratégica interessante para melhorias em sua performance, e dê uma boa atenção na elaboração de sua EAP pois os pacotes de trabalho com o seu detalhamento são fontes primordiais para a criação da sua matriz de responsabilidade e assim obter a melhor confiabilidade possível.

Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, PRINCE2, formação em Gestão da TI no Rio de Janeiro e pós graduação em Controladoria e Finanças pela PUC-PR, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações com implantações de ERP, infraestrutura e integrações de sistemas. Profissional certificado em gestão de projetos como Project Management Professional (PMP) e PRINCE2, e certificações ITIL, ITSM Foundation e Green IT Citizen. Atualmente é gerente de projetos em Curitiba.

E-mail de contato: ueliton.freitas@hotmail.com

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