Gestão de interfaces e multidisciplinaridade

Resumo

Os projetos de construção ou reforma de plantas industriais são normalmente esforços grandes e caros para as empresas. Dessa forma, Técnicas de Gestão de Projetos são usadas para aumentar a chance de sucesso dos mesmos. Além das dificuldades encontradas em todos os tipos de projetos, tais como a gestão do prazo, dos custos, da qualidade e do escopo, um fator que dificulta ainda mais a gestão desse tipo de projeto são a complexidade de suas interfaces e interferências.

Este artigo discute os motivos que justificam a utilização da Gestão de Interfaces por meio de uma coordenação multidisciplinar em projetos industriais. Apresenta um case de aplicação real e prática de gestão de mudanças. Além disso, faz uma recomendação de processos para se realizar essa gestão entre as diversas disciplinas que compõem os projetos industriais com foco na fase de engenharia (design) dos mesmos. Com base nessas informações, apresenta os benefícios que o uso da gestão de interfaces pode trazer aos empreendimentos industriais.
Introdução

Os projetos de construção ou reforma de plantas industriais são normalmente esforços grandes e caros para as empresas, com alto grau de dificuldade e complexidade. Dessa forma, Técnicas de Gestão de Projetos são usadas para aumentar a chance de sucesso dos mesmos, por meio de uma administração cadenciada e organizada.

O grande número de empresas envolvidas em empreendimentos desse tipo dificulta ainda mais a coordenação das atividades que se influenciam e relacionam, uma vez que deve ser garantido que as informações estejam disponíveis o mais corretas possível e no momento necessário para que sejam utilizadas pelas partes interessadas (que representam os envolvidos no projeto industrial em questão).

O uso cada vez mais amplo da compressão dos prazos de execução dos projetos, na qual as fases de engenharia das diversas disciplinas que compõem o projeto devem acontecer em paralelo entre si e ainda, em paralelo com as fases de construção e montagem, torna o risco de ocorrência de sérios problemas ainda maior, com impactos danosos para todo o empreendimento.

Nesse cenário, a Gestão das Interfaces entre as diversas disciplinas torna-se um fator de grande importância para o sucesso do empreendimento por meio de uma correta compatibilização e adequação dos documentos de engenharia. O objetivo deste artigo é discutir a importância de se gerenciar as interfaces e recomendar uma forma para se fazer essa gestão. O foco será a fase de engenharia (design) de projetos industriais de grande porte, composta por documentos tais como: fluxogramas, folhas de dados, layouts, diagramas, detalhes típicos, dentre outros.

Para o desenvolvimento do assunto desse artigo, segue uma revisão da bibliografia que mostra algumas referências da literatura acerca de Gestão de Interfaces. Em seguida, aborda a gestão de interfaces em projetos industriais e propõe dois processos para esse fim.

Após essas análises e discussões, o artigo apresenta conclusões sobre a importância da Gestão de Interfaces em projetos industriais e de como isto pode ser feito por meio de uma coordenação multidisciplinar.

Contexto

O foco para a Gestão das Interfaces (alvo deste artigo) está na importância da gestão multidisciplinar em projetos industriais e a compatibilização de disciplinas de engenharia. A seguir uma revisão da literatura. Conforme Casarotto (2010), empresas grandes e bem administradas normalmente possuem, de forma organizada, a função planejamento ou, mais restritamente, possuem a função expansão, responsável pela coordenação de estudos e projetos de seu desenvolvimento e crescimento industrial. Os projetos são normalmente divididos nas seguintes fases: Viabilidade, Conceitual, Engenharia Básica, Engenharia de Detalhamento, Montagem e Comissionamento (posta em marcha)

Para Maximiano (2002), a administração eficaz de interfaces é uma das maneiras de elevar a probabilidade de êxito do projeto. Grande parte da qualidade do planejamento, organização e outras funções do projeto dependem muito mais da articulação de acordos do que da sofisticação técnica. Conforme Muto (2008), o planejamento das interfaces é responsável por identificar e mapear os inter-relacionamentos que existem dentro do programa pertencentes ao portfólio da organização ou com fatores externos ao programa.

Segundo Ferreira (2007), para que o projeto chegue a termo com eficiência, a necessidade de coordenação e de colaboração é imensa. O esforço por colaboração é mais necessário ainda e a coordenação é mais difícil em empreendimentos de engenharia e construção do que em indústrias com produção em massa, justamente por não se tratar de uma produção em massa ou de linha de montagem, muitas vezes são equipamentos sob encomenda. Além disso, a colaboração na fase de projeto é essencial para que todos os outros passos possam ser bem coordenados. Colaborar em outras fases é necessário, mas é muito mais eficiente quando a colaboração se inicia no projeto. A colaboração na fase de projeto (design) prepara para a colaboração nas fases subsequentes e assim faz acontecer o processo de compatibilização.

Conforme CMMI (2006), muitos problemas de integração dos produtos surgem de aspectos desconhecidos ou não controlados, tanto de interfaces internas quanto externas ao empreendimento industrial. Um gerenciamento efetivo dos requisitos, especificações e design dos componentes do produto ajuda a garantir que a implantação das interfaces será completa e compatível. A gestão das interfaces deve iniciar muito cedo e inclui manter uma consistência das interfaces em todo o ciclo de vida do produto, além de solução de conflitos, desvios e mudanças. Conforme Graziano (2003) a compatibilização é definida como atributo do projeto, cujos componentes dos sistemas, ocupam espaços que não conflitam entre si e, além disso, os dados compartilhados tenham consistência e confiabilidade até o final do processo de projeto e obra.

Análise e Discussão: Gestão de Interfaces em Projetos Industriais

Como foi visto na revisão bibliográfica, os empreendimentos industriais são divididos em diversas fases. Este artigo está focado na Fase de Engenharia do projeto. Esta escolha se deve ao fato de as decisões tomadas nessa fase, certas ou erradas, terem um impacto muito grande no empreendimento e ainda porque, normalmente nesta fase as equipes de projeto estão separadas fisicamente, muitas vezes inclusive, em países diferentes, o que torna a chance de erros ainda maior. As interfaces a serem abordadas são entre as diferentes disciplinas de conhecimento da Engenharia que compõem um projeto industrial.

A proposta é um mapa de interfaces a ser utilizado em qualquer projeto industrial e também a criação de um cronograma com as relações de precedência entre os itens de interface. Em seguida serão apresentados dois processos a serem executados durante o ciclo de vida de um projeto, de forma a viabilizar um adequado gerenciamento das interfaces.

O primeiro passo é a definição do mapa de interfaces. Ele contempla as seguintes disciplinas: Engenharia Elétrica, de Automação, Civil, Mecânica e de Utilidades. O mapa de interfaces é mostrado na Figura 2.

O mapa de interfaces descreve de forma breve as informações que deverão ser geradas, é interessante que, de acordo com a forma de trabalho das equipes dos projetos, crie-se um “Dicionário de Interfaces” para acompanhá-lo. Esse dicionário deve indicar quais são os dados técnicos mínimos para cada item de interface. Dessa forma, evitando que somente depois da informação entregue, se descubra que ela está incompleta ou incompatível.

Na seqüência é necessário desenvolver um cronograma de interfaces, que é também um adendo a ser utilizado nos projetos. O cronograma deve mostrar os itens de interface distribuídos nas fases do projeto na qual eles deverão ser entregues e a relação de precedência entre eles.

O próximo passo é a proposição de dois processos para o gerenciamento de interfaces durante o ciclo de vida de cada projeto industrial. São eles: o Planejamento das interfaces e o Controle de interfaces.

Figura 2 – Mapa de Interfaces para projetos industriais

• Planejamento das Interfaces

O planejamento das interfaces deve acontecer juntamente com o planejamento do escopo, prazo, custo, etc, uma vez que interfere e sofre interferências dessas áreas. De posse do escopo a ser executado no projeto e do mapa (e dicionário) de interfaces, a equipe do projeto deverá definir quais são os itens de interface que se aplicam realmente ao projeto. Durante essa verificação é possível que alguns itens de interface não sejam aplicáveis e que, alguns outros devam ser acrescentados. Para registrar estes itens de interface, sugere-se a Ficha de Acompanhamento de Interfaces. Esta ficha é um registro dinâmico da situação dos itens de interface do projeto. O template proposto para a mesma é similar ao mapa de interfaces, porém com a inclusão de duas colunas: A indicação do responsável por gerar a informação referente a cada item de interface e a data da informação atualizada.

Os itens de interface da ficha de acompanhamento, apesar de baseados no mapa de interfaces podem ser agrupados ou divididos conforme o escopo do projeto, de forma a facilitar o controle das interfaces do mesmo. Pode-se, por exemplo, subdividir um item de interface nos subsistemas e áreas do projeto ou de acordo com a responsabilidade específica de gerar informação. Uma vez definidos todos os itens de interface específicos do projeto, estes devem ser inseridos como atividades no cronograma do projeto. Devem ser indicadas as relações de precedência entre os itens de interface e desses com as demais atividades do projeto, além do tempo necessário para a geração dessa informação. O cronograma de interfaces irá auxiliar na realização dessa atividade.

Uma vez definidos esses dados, o cronograma do projeto deve ser novamente verificado já que, com a inclusão dos itens de interface, o cronograma do projeto pode necessitar de modificação, seja por meio de uma postergação do prazo de projeto ou de aumento dos recursos de algumas atividades de forma a realizar o trabalho com uma duração menor.

Como qualquer atividade em um projeto, é importante que o gerenciamento de interfaces também tenha um responsável. Essa pessoa deverá coordenar o planejamento e, durante a execução do projeto, deverá controlar as interfaces de forma a garantir que as informações sejam disponibilizadas no momento e com o conteúdo adequado. Essa atribuição pode ser dada ao gerente do projeto ou a uma pessoa designada especificamente para essa finalidade, de acordo com o tamanho e complexidade do projeto.

O processo de Planejamento das Interfaces pode ser representado de forma gráfica, para uma mais fácil visualização, conforme mostrado na Figura 3. No planejamento das interfaces deverá também se determinar a periodicidade, as formas de comunicação e as pessoas e empresas envolvidas no processo.

Figura 3: Processo de Planejamento das Interfaces

• Controle de Interfaces

Uma vez planejada, a gestão de interfaces tem que ser executada e controlada. É para isso que se sugere esse processo.

O ponto chave para o controle das interfaces é a comunicação. O responsável pela gestão das interfaces é quem deverá garantir essa comunicação e gerenciar os possíveis conflitos que apareçam. Os itens de interface deverão ser controlados com a Ficha de Acompanhamento de Interfaces, por meio da atualização das colunas: responsável e data da informação atualizada. Preferencialmente em reuniões específicas para essa finalidade.

Problemas de interfaces não raramente são causas de atrasos em projetos. Uma gestão adequada irá reduzir o risco de estes atrasos ocorrerem fazendo uso de ações tomadas de forma antecipada. Uma visão gráfica do processo de Controle das interfaces é encontrada na Figura 4 mostrada a seguir.

Figura 4: Processo de Controle das Interfaces

O Responsável pelo gerenciamento das interfaces pode evitar problemas de qualidade e de prazo do projeto, fazendo um adequado follow-up dos itens de interface junto às equipes que estão elaborando essas informações. Este acompanhamento visa garantir que as informações estarão sendo entregues completas, conforme determinado no Dicionário do Mapa de Interfaces e na data adequada.

Conclusões e Lições Aprendidas

Conforme observado neste artigo, a Gestão de Interfaces pode contribuir em muito para o sucesso do projeto. Do ponto de vista da qualidade, com uma integração entre as disciplinas e comunicação mais próxima nas reuniões, as informações de interface podem ser entregues de forma mais completa e correta, evitando retrabalhos. A gestão de interfaces pode auxiliar ainda os projetos a cumprirem os prazos planejados, uma vez que as interfaces que normalmente são ignoradas ou não adequadamente tratadas implicam em atrasos nos empreendimentos. Um planejamento adequado e um acompanhamento frequente e efetivo das informações de interfaces podem garantir que elas sejam entregues no momento correto.

A comunicação é a chave para garantir que as informações sejam distribuídas de forma adequada, na revisão certa, às pessoas corretas. Dessa forma, deve ser atribuída a responsabilidade pela gestão de interfaces a uma pessoa específica e reuniões para a verificação dos itens de interface devem ser freqüentes. A recomendação apresentada, embora específica para a fase de engenharia de projetos industriais, também pode ser aplicada em outras fases de projetos industriais. Para isso basta que o mapa de interfaces, cronograma e a ficha de acompanhamento de interfaces sejam elaborados com as informações específicas, visando à compatibilidade de outras etapas (ex.: suprimentos, fabricação, construção, montagem). Pelos benefícios apresentados, fica a reflexão de que o esforço e tempo aplicados à Gestão de Interfaces, diferentemente de custos, devem ser considerados como um investimento que certamente evitará uma série de atrasos, retrabalhos e modificações de equipamentos devido aos problemas provenientes da má gestão das informações, contribuindo então, para o sucesso do empreendimento.

Veja o download sobre o artigo – https://pmkb.com.br/?dlm_download=gestao-de-interfaces-e-multidisciplinaridade

Referências

• MAXIMIANO, Antônio Cesar Amaru. Administração de projetos: Como transformar idéias em resultados. 2. ed. São Paulo; Editora Atlas: 2002
• MUTO, Cláudio Adonai… [et. al.]. Guia para gestão de programa e múltiplos projetos do conceito à prática. Rio de Janeiro, Editora Brasport: 2008
• CMMI. Product Team. “CMMI for Development, Version 1.2”, SEI (Software Engineering Institute), 2006.
• FERREIRA, Sérgio Leal. Da engenharia simultânea ao modelo de informações de construção (BIM): Contribuição das ferramentas ao processo de projeto e produção e vice-versa. VII Workshop Brasileiro de gestão do processo de projetos na construção de edifícios. Curitiba, 2007
• GRAZIANO, F. P.. Compatibilização de Projetos. Instituto de Pesquisa Tecnológica – IPT (Mestrado Profissionalizante), São Paulo, 2003
• CASAROTTO Filho, Nelson. Elaboração de projetos empresariais: análise estratégica, estudo de viabilidade e plano de negócio. 1. Ed. . reimpr. São Paulo: Atlas, 2010.

Sobre os Autores:

Ítalo Coutinho é formado em Engenharia Industrial Mecânica, Especialista em Gestão de Projetos e Mestre em Administração de Empresas. Gerente de Projetos e Engenharia da Saletto Engenharia. Coordenador e Professor de Cursos de Pós nas áreas de Engenharia de Planejamento, Gestão de Projetos de Construção e Montagem e Engenharia de Custos e Orçamentos. E-mail de contato: contato@italonaweb.com.br

Philippe Taborda, Especialista, Engenheiro

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