Gestão de Mudanças aplicadas ao Planejamento de Engenharia

Resumo: Planejamento é considerado parte indispensável e que mantém a vitalidade em qualquer projeto desde o mais simples, até os mais complexos. O Engenheiro de Planejamento é o profissional apto a desenvolver todas as questões relacionadas ao projeto, bem como gerenciar as mudanças que ocorrem ao longo do seu desenvolvimento. Essas mudanças podem proporcionar ao projeto benefícios, trazendo um caráter de evolução, ou gerar sérios prejuízos, causando até mesmo a sua inviabilidade. Elas devem ser gerenciadas por um processo integrado, com os respectivos recursos de aprovação ou rejeição, avaliação dos prazos, custos, e impacto junto aos stakeholders. Aquelas mudanças consideradas como indesejáveis devem ser mitigadas do projeto. Assim, é sugerido ao Engenheiro de Planejamento atuar de cinco maneiras específicas, com o intuito de reduzir o impacto das mudanças consideradas como prejudiciais para o projeto.

1. Introdução

O planejamento de engenharia é uma fase essencial para o sucesso de um projeto. Durante essa fase é possível analisar as necessidades oriundas do cliente, comparando com as especificações técnicas, elaborar as atividades através da EAP, dimensionar os recursos e monitorar e controlar toda e estrutura gerada.

O planejamento está constantemente susceptível as mudanças, pois muitos fatores inerentes ao projeto são considerados, erroneamente, apenas durante o seu desenvolvimento. Salienta-se que essas consequências de mudanças possuem forte relação com o tempo de desenvolvimento do projeto em que ocorrem. Elas podem proporcionar ao projeto benefícios, trazendo um caráter de evolução, ou gerar sérios prejuízos, podendo causar até mesmo a sua inviabilidade.

Essas mudanças no projeto devem ser gerenciadas por um processo integrado, com os respectivos recursos de aprovação ou rejeição, avaliação dos prazos, custos, e impacto junto aos stakeholders.

Nesse sentido, as mudanças consideradas como indesejáveis devem ser mitigadas do projeto. Para isso, sugere-se que o Engenheiro de planejamento atue de cinco formas distintas, visando reduzir ao máximo as mudanças consideradas como prejudiciais para se atingir os objetivos do projeto.

2. Desenvolvimento

• Engenharia de Planejamento

O planejamento é parte importante de qualquer projeto, empreendimento ou atividade, independentemente do nível de complexidade que o circunda. Pode-se defini-lo    como o ato de traçar um plano específico, com a realização de etapas e um objetivo principal a ser alcançado.

O planejamento ainda é questionado por muitos, que alegam que planejar promove a perda de tempo para a realização de uma tarefa. Essa visão tem origem na facilidade de se iniciar a execução de uma determinada atividade, sem antes parar, pensar, fazer estimativas, avaliar cenários, que exigem o investimento de tempo. Entretanto, os resultados obtidos sem planejamento, quase em sua totalidade, promovem o retrabalho e desperdício de recursos.

Trentim (TRENTIN, 2013) ressalta ainda que o grande problema está na dificuldade em que muitos possuem em lidar com as incertezas de forma estruturada. Qualquer atividade a ser realizada exige um mínimo de planejamento para que se alcance os objetivos.

No âmbito do planejamento de projetos, o engenheiro de planejamento atua visando alcançar os objetivos propostos pelo respectivo projeto. No desempenhar de suas funções ele inicia as atividades de planejamento com o estudo de toda a documentação que envolve o projeto. Durante a fase de planejamento propriamente dita ele constrói a estrutura analítica do projeto, elabora os cronogramas físicos e financeiros, identifica pontos críticos, avalia cenários, dimensiona os recursos por atividade, monitora e controla toda a estrutura desenvolvida.

No desenvolvimento de um projeto, diversas soluções são planejadas à medida que os problemas ocorrem. De fato, o planejamento de projetos, em sua essência, está constantemente susceptível a ocorrência de mudanças ao longo de sua trajetória. Um projeto nunca termina exatamente da forma que se iniciou. Não obstante, o seu sucesso depende diretamente da eficiência do gerenciamento das mudanças que ocorrem.

• O Gerenciamento de Mudanças em Projetos

As mudanças estão cada vez mais frequentes, e o convívio com elas é algo comum em qualquer aspecto de nossas vidas (SIMÃO, 2014). Para Gonçalves, (GONÇALVES ,2012) nós vivemos um momento da história humana, onde o que muda é a velocidade com que as mudanças estão acontecendo.

Quando projetamos e planejamos determinado empreendimento o foco está no sucesso, consequente do atendimento aos objetivos previamente propostos. Esse fato é tão verdade, que sempre estamos procurando soluções para os problemas que surgem ao longo do projeto. A mudança é um processo comum na gestão de projetos, podendo ser um fator evolutivo do mesmo.

Segundo Wankes (WANKES, 2014), o projeto possui como uma das principais características a sua capacidade de evolução, se adaptando ao ambiente encontrado durante o seu desenvolvimento. Nesse sentido é possível fazer uma analogia do projeto com um sistema aberto com entradas, processamento, saída, retroalimentação.

Durante a evolução de um projeto algumas premissas adotadas podem se mostrar incorretas, prejudicando o atendimento dos objetivos. Assim, pela evolução das incertezas em um projeto entende-se como natural a ocorrência de mudanças no seu desenvolvimento.

O PMBOK em sua 4ª edição (PMBOK, 2009) salienta também que as mudanças podem possuem origem nos desvios apurados, durante a comparação entre os resultados planejados e obtidos. De forma específica, entende-se que a mudança pode originar de um problema, sendo a respectiva resposta ou de forma direta através da demanda de alguma parte interessada.

Duarte (DUARTE et. al, 2009), afirma que as mudanças em projetos naturalmente causam impactos que precisam ser avaliados e quantificados. A mensuração desses impactos deve ser feita de forma precisa e correta, pois a adoção de mudanças e a respectiva continuidade do projeto pode gerar maus resultados levando-o ao fracasso.

Nesse sentido, o sucesso da implantação das mudanças em projetos depende da eficiência no gerenciamento integrado de mudanças, sendo estas medidas, acompanhadas e controladas de forma adequada.

Para Simão (SIMÃO, 2014), a gestão de mudanças permite o gerenciamento proativo das mudanças concomitante com sua ocorrência, além de garantir o seu acompanhamento durante todo o projeto. Assim, entende-se que a função principal do gerenciamento de mudanças é garantir que as mudanças sejam consistentes e que os stakeholders, partes interessadas, sejam devidamente informados das mudanças e seus impactos.

Para Cavalcanti (CAVALCANTI et. al,2013), a mudança gerenciada promove um controle maior do projeto com nível menor de riscos. O gerenciamento permite o conhecimento de possibilidades de alterações no projeto antes mesmo da sua necessidade. Esse fator influencia na condução das mudanças, reduzindo a resistência para sua implantação.

Conforme a 4ª edição do PMBOK (PMBOK,2009) é primordial dispor de um processo para administrar as mudanças em projetos que estejam em andamento. Deve fazer parte deste processo de gerenciamento de mudanças, os recursos de aprovação ou rejeição às mudanças, avaliação do prazo estabelecido e definição dos respectivos custos.

A partir destes dados, o Engenheiro de Planejamento pode definir o tamanho do impacto de algumas mudanças e gerencia-las em parceria com os stakeholders. Com isso tende-se a gerir a implementação das mudanças de forma mais aprazível no decorrer do projeto com maiores chances de sucesso e menor impacto na equipe.

Como vimos, as mudanças que ocorrem ao longo do desenvolvimento dos projetos visam adequar o projeto as condições encontradas, com o intuito de alcançar as necessidades previstas no escopo. Não obstante, a ação benéfica da mudança ocorre somente até determinado ponto do desenvolvimento do projeto.

A partir de um ponto limítrofe, os custos relativos as mudanças são elevados, e nesse sentido as mudanças tornam-se indesejadas, podendo até causar a inviabilidade do projeto. A figura 1 apresenta a relação do custo das mudanças com o tempo de desenvolvimento do projeto.

Essa análise é facilmente verificada, se fizermos a analogia com um projeto de construção de um galpão. No início do projeto as mudanças são aceitáveis. Possíveis alterações na configuração do piso, no desenho da estrutura metálica, na especificação dos materiais, na disposição interna dos equipamentos, na alimentação elétrica, nas utilidades são perfeitamente aceitáveis. Contudo, no fim do projeto essas mudanças tornam-se inviáveis, pois as maiores aquisições do ponto de vista financeiro já foram realizadas e muitas vezes a execução do projeto já está em fase final.

• Como mitigar as mudanças indesejáveis em projetos

Como abordado, o processo de mudanças possui dúbia influencia em função do tempo desenvolvimento o qual o projeto se encontra. A mudanças podem possuir impactos benéficos, proporcionando a evolução constante do projeto, ou promover a sua inviabilidade.

O planejamento de engenharia, trabalha durante toda a fase de projeto com o intuito de minimizar a ação danosa das mudanças, com o objetivo principal de alcançar os objetivos propostos.

Para Vargas (VARGAS, 2012), o engenheiro de planejamento deve atuar de cinco maneiras distintas para mitigar as mudanças indesejadas no projeto, sendo elas:

• Compreender claramente o escopo funcional (necessidades do cliente), e fazer o link adequado com escopo técnico, orientado para a equipe de Engenharia. Grande parte das mudanças indesejáveis decorre-se da falta de adequação da especificação técnica com as necessidades do cliente;

• Planejar de forma mais detalhada possível, evidenciando os principais pontos em que possam existir dúvidas. Elaborar uma declaração de escopo de forma clara, factível e detalhada. Assim, será possível resolver os problemas de escopo antecipadamente a sua ocorrência.

• Documentar e formalizar todas as necessidades das partes interessadas, obtendo acordos antecipadamente a realização dos trabalhos. Esses acordos devem ser amplamente divulgados.

• Fazer efetivamente o projeto, criando fases com entregas claras para posterior detalhamento;

• Rolling Waves Planning (Planejamento em ondas sucessivas). Planejar o trabalho de forma progressiva, em que as atividades que serão realizadas em curto prazo possuem maior nível de detalhamento, e as atividades mais distantes possuem um menor nível.

3. Conclusão

O planejamento é parte indispensável e que mantém a vitalidade em qualquer projeto desde o mais simples, até os mais complexos. O Engenheiro de Planejamento é o profissional apto a desenvolver todas as questões relacionadas ao projeto bem como: elaborar o cronograma detalhado, identificar pontos críticos, inter-relação entre as atividades, dimensionar recursos, entre outros.

O planejamento de projetos está constantemente susceptível a ocorrência de mudanças. Nesse aspecto é de suma importância a eficiência no processo de gestão de integrada das mudanças. Evidenciando recursos para aprovação das mudanças, avaliação dos prazos e definição dos custos. A partir do estabelecimento desses fatores o Engenheiro de Planejamento pode gerenciar junto aos stakeholders os respectivos impactos.

Verifica-se também que as mudanças podem ser benéficas ou prejudiciais ao projeto dependendo em que fase do projeto elas são solicitadas. Quando solicitadas no início do projeto podem ser assimiladas de forma mais simples. Quando se aproxima o fim dos projetos, os custos para a sua implantação são elevados, podendo inviabilizar o projeto.

Nesse sentido, de forma a minimizar a ação danosa das mudanças, Vargas sugere a utilização de cinco ações principais para reduzir as mudanças indesejadas durante o desenvolvimento do projeto.

Referências

• CAVALCANTI, Carlos; LOYOLA, Carlos; OLIVEIRA, Marlene; GALANTINE, Rogério; SANTIAGO, Sérgio. Gerenciamento de escopo com ênfase em gestão de pleitos. 2013. 26 f. Trabalho de conclusão de curso – TCC – Gestão avançada de projetos – IETEC, Belo horizonte, 2013.
• DUARTE, Aline et. al. Implantação do Gerenciamento de Mudanças de Escopo. IETEC. Belo Horizonte, 2009.
• PMBOK. Um guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) .4ª Edição. Pennsylvania: PMI, 2009.
• SIMÃO, Jayce Mariana. Gestão de mudanças no gerenciamento de projetos. PMKB. Disponível em: <https://pmkb.com.br/artigo/gestao-da-mudanca-no-gerenciamento-de-projetos>. Acesso em 07 de maio 2015.
• TRENTIM, Mário. Guia PMBOK 5a Edição – A importância do Planejamento. Blog mundo PM. Disponível em: <http://blog.mundopm.com.br/2013/03/07/pmbok5-planejamento>. Acesso em 07 mai. 2015.
• VARGAS, Ricardo. 5 idéias para mitigar as mudanças de escopo no seu projeto. Ricardo Vargas. 02 jul. 2012. Disponível em: <http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/5-ideas-to-mitigate-the-scope-changes-2-of-2>. Acesso em 08 mai. 2015.
• WANKES, Leandro. Gerenciamento de mudanças em projetos. Blog GP. 28 ago. 2012. Disponível em: < http://www.wankesleandro.com>. Acesso em 29 mai. 2015.

Sobre os Autores:

Belmiro Bertoldo Vimieiro: Engenheiro de Produção graduado pelo Pitágoras em dezembro de 2010. Pós-Graduado em Gestão de Projetos pelo Pitágoras em dezembro de 2014. Técnico Eletromecânico pelo Senai Setembro 2004. Experiência de 10 anos no setor de manutenção elétrica e mecânica de bombeamentos, montagens de equipamentos de mineração e implantação de obras e melhorias em instalações de mineração. Atualmente contratado como Engenheiro na Vale e cursando pós-graduação em Engenharia de Planejamento no IETEC/MG. E-mail: bvimieiro@yahoo.com.br

Fernando Tomaz de Abreu: Engenheiro mecânico graduado em 2013 pela UFSJ. Mestrado profissional em Engenharia mecânica pela UFSJ (em curso 2015). Experiência em indústria multinacional química, metalúrgica e no segmento automotivo. Atuação em projetos industriais diversos, manutenção de sistemas/equipamentos e melhoria em processos produtivos. Atualmente é Engenheiro Mecânico em empresa de segurança veicular. Cursando a pós-graduação em Engenharia de Planejamento no IETEC. E-mail: fernandobh@msn.com

Marcius Túllio Durso: Graduado em finanças com MBA Gerenciamento de Projetos ambos pela Universidade Fumec. Cursando MBA de Economia de Petróleo e Gás pela UFRJ e Pós Graduação em Eng. de Planejamento no IETEC. Experiência de 4 anos em instituição bancária Gerenciando os indicadores de planejamento e consolidando os planos de operações, atualmente atuo como Gerente de novos Negócios em empresa familiar com ramos diversificados de atividades. E-mail: tulliosd@yahoo.com.br

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da 10a Turma de Engenharia de Planejamentos com a coordenação do Prof. Ítalo Coutinho do IETEC.

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