Gestão de Projetos: Mapa de relacionamentos

Nessa semana vou falar sobre o Mapa de Relacionamentos, uma ferramenta que apoia o Gerente de Projetos em uma das suas principais atividades: o gerenciamento dos stakeholders e seu relacionamento.

Organizações atingem seus resultados através de esforços coordenados, realizados por indivíduos ou times, de forma continuada (operação) ou através de projetos. Em qualquer um dos casos, o relacionamento entre as pessoas e times é essencial para o atingimento dos objetivos e a realização dos benefícios esperados. Quando esse relacionamento é baseado na confiança, respeito e ajuda mútua, e comprometimento, os resultados são maximizados e atingidos mais facilmente.

Uma das principais atribuições do Gerente de Projetos é o gerenciamento dos stakeholders, incluindo seu time de gerenciamento, com o objetivo de coordenar esforços, solucionar problemas, resolver conflitos, atender necessidades e expectativas, para garantir o sucesso do projeto.

O PMI (Project Management Institute) considera esse assunto tão importante que, em seu GUIA PMBOK^®, apresenta três áreas de conhecimento relacionadas a ele: gerenciamento de recursos humanos; gerenciamento das comunicações; e gerenciamento dos stakeholders.

Uma ferramenta que ajuda o Gerente de Projetos a gerenciar os stakeholders e seus relacionamentos é o Mapa de Relacionamentos. Baseado em um mind map, ele permite uma visão geral e gráfica de todos os principais stakeholders e/ou grupos de stakeholders, identificando o grau de relacionamento, sua qualidade, intensidade e sinergia.

Para criar um Mapa de Relacionamentos, em primeiro lugar, se ainda não o fez, identifique todos os stakeholders que influenciam o projeto, separando-os em grupos conforme sua conveniência. Vale lembrar que stakeholders podem ser indivíduos ou grupos de indivíduos como, por exemplo, o departamento de marketing da empresa. Para cada um desses grupos defina uma cor ou uma forma geométrica que o represente. A tabela a seguir mostra um exemplo.

Coloque-se no mapa, desenhando um círculo no centro e o identificando com a palavra EU, seu nome, GP, ou qualquer outra forma que julgar pertinente. Então comece a posicionar os stakeholders no mapa, de acordo com os grupos determinados. Utilize as cores ou formas definidas e os posicione mais próximo ou mais afastado de você, conforme sua frequência no relacionamento seja maior ou menor, respectivamente. Identifique cada um com seu nome ou iniciais, ou outro método que seja relevante para você. O importante é que cada stakeholder seja facilmente identificado.

Após posicionar todos os stakeholders, determine os relacionamentos entre você e eles, representados por linhas que unem você a cada um deles. Os principais relacionamentos entre stakeholders também devem ser mapeados, para ajuda-lo a gerenciar essas conexões.

O seu Mapa de Relacionamentos básico está pronto, com todos os stakeholders e seus relacionamentos mapeados. Um exemplo pode ser visto na figura abaixo:

Agora nós vamos incrementá-lo para que a ferramenta seja visualmente mais efetiva em ajuda-lo a gerenciar esses relacionamentos.

Em primeiro lugar, vamos representar a importância de cada relacionamento para o resultado do projeto, através da espessura das linhas que os representam. Quanto mais grossa for a linha, maior será a importância desse relacionamento para o projeto.

A pergunta seguinte é: quão saudáveis são esses relacionamentos? Qual o nível de confiança entre as partes? Esses relacionamentos são abertos, baseados em aceitação, confiança, respeito, comprometimento? Em suma, esses relacionamentos são abertos e saudáveis, ou são bloqueados? Para representar a saúde dos relacionamentos, utilize traços que cruzam as linhas que os representam. Quanto mais traços você colocar, mais bloqueado é o relacionamento.

Também é importante definir o nível de qualidade na comunicação e no relacionamento. Os relacionamentos são positivos, e geram energia para o projeto, ou são negativos, e drenam a energia do projeto. Para representar a qualidade do relacionamento, adicione cores às linhas de relacionamento. Você pode, por exemplo, usar o seguinte código de cores: verde para relacionamentos positivos (geram energia); amarelo para relacionamentos neutros; e vermelho para relacionamentos negativos (drenam a energia).

É claro que todos os stakeholders e os relacionamentos entre você e eles, ou entre eles, são importantes. Porém, para quaisquer atividades, sempre podemos eleger os mais importantes. Se o seu projeto for complexo e, consequentemente seu mapa também, apresentando vários stakeholders, você pode eleger os 10 mais importantes. Se for um projeto mais simples, você pode eleger os 5 mais importantes, ou qualquer número que seja relevante à sua situação. Para representar os stakeholders mais importantes, você pode pintar a sua representação gráfica com uma cor, ou adicionar um elemento colorido (ponto, asterisco, forma geométrica) próximo à sua identificação.

Ainda falta representar alguma coisa? Sim! O que está faltando! Explico. Há algum stakeholder com o qual você não tem uma linha de relacionamento estabelecida, que pode influenciar os resultados do projeto? Se sim, indique-o no mapa utilizando um símbolo que lhe chame a atenção. Pode ser uma estrela ou “ameba”.

Depois de terminado, o seu mapa provavelmente terá um aspecto como o exemplo da figura abaixo:

Olhando para esse mapa, você tem a dimensão exata de como estão os relacionamentos entre você e os stakeholders do projeto, e entre os principais stakeholders. Visualmente você identifica quais relacionamentos estão saudáveis, quais são importantes, se você já estabeleceu todas as linhas de relacionamentos necessárias, quais ainda estão fracas, de quais stakeholders você precisa se aproximar, quais linhas de relacionamentos alternativas você poderá utilizar para melhorar a comunicação com determinados grupos, etc. Enfim, essa ferramenta tem o potencial de ajuda-lo a gerenciar melhor seus stakeholders. Desenvolva seu Mapa de Relacionamentos e mantenha-o atualizado – os benefícios serão muito bons para o resultado do seu projeto.

E então? Gostou da ferramenta? Acredita que ela poderá ajuda-lo a gerenciar seus relacionamentos?

Uma ótima semana a todos!

Sobre o Colunista: Alexandre Zoppa, PMP, SpP, MSP Foundation, com mais de 15 anos de experiência em gerenciamento, é engenheiro eletrônico formado pela Escola de Engenharia Mauá, pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP e com aperfeiçoamento em Gerenciamento de Projetos pela George Washington University. É instrutor em Gerenciamento de Projetos e colunista do PMKB. Hoje atua como coordenador de planejamento Arcadis Logos. Já foi PMO na Ambev e Líder de Planejamento na ABB S.A., entre outras.

E-mail de contato: alexandrezoppa@yahoo.com.br;

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