Gestão de Projetos: Plano de Resposta a Riscos

Resumo: Esse artigo tem por objetivo demonstrar as principais atividades no processo gerenciar o plano de respostas a riscos, que é a identificação da solução proposta para combater o risco. Para o plano de resposta aos riscos ser efetivo é necessário que cada solução tenha um respectivo responsável e data limite para a solução. Descrição da solução proposta: há, genericamente, quatro possíveis respostas a um risco. MATE – mitigar, aceitar, transferir e evitar. A elaboração do plano de respostas aos riscos, especificamente as soluções propostas, podem impactar todo o projeto, resultando, por exemplo, em novas atividades, atualização do cronograma, atualização da WBS do projeto, aumento do custo do projeto, novos riscos (riscos residuais e secundários), atualização dos requisitos de qualidade, atualização do plano de comunicação, novas aquisições e contratação e seleção de recursos humanos.

1. Introdução

Atualmente tudo que fazemos, realizamos ou buscamos na vida, trabalho, família é um projeto. Por definição projeto é um plano para a realização de um ato que também pode significar desígnio, intenção, esboço. É um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado único.

Esta é uma palavra oriunda do termo em latim projectum que significa “algo lançado à frente”. Por esse motivo, projeto também pode ser uma redação provisória de uma medida qualquer que vai ser realizada no futuro.

Para que tenhamos sucesso em nossos projetos devemos ter um bom gerenciamento deste, para que insucessos sejam evitados.

Os crescentes e complexos desafios sobre o gerenciamento são resultados de condições ambientais, sociais, politicas, dentre outras, que existiam antes, mas não com o grau existente hoje. Como parte da tentativa de encontrar uma solução interna, o gerenciamento de projetos é considerado uma das formas de melhor lidar com as atividades corporativas no intuito de obter melhor controle e uso dos recursos (Kerzner, 2003).

Para se gerenciar projetos atualmente temos diversas ferramentas que podem ser utilizadas, podemos citar dentre elas temos, o gerenciamento do plano de escopo, para que se possa entender a fundo quais as necessidades e desejos do cliente, o gerenciamento do plano de custos, para que se possa ter certeza de quanto irá custar o projeto evitando assim que este seja interrompido por falta de verbas, o gerenciamento do plano de qualidade, atendendo normas, especificações e solicitações do cliente e órgãos federais e o gerenciamento dos riscos do projeto.

Tendo em vista que durante o projeto diversos riscos podem surgir podendo afetar o resultado ou até o futuro do projeto, o gerenciamento do plano de resposta aos ricos é uma das principais ferramentas de se deve utilizar para um bom andamento do projeto.

2. Problema de Pesquisa

O gerenciamento dos riscos além de desenvolver opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto trata as respostas aos riscos conforme sua prioridade e define um “proprietário” para cada risco que terá como objetivo combater ou se aproveitar deste risco. Sendo assim, como realizar um plano efetivo de resposta aos riscos no gerenciamento de projetos?

2.1. Hipótese

Para ter sucesso, a organização deve estar comprometida com uma abordagem proativa e consistente do gerenciamento dos riscos durante todo o projeto. É preciso fazer uma escolha consciente em todos os níveis da organização para identificar ativamente e buscar o gerenciamento eficaz dos riscos durante o ciclo de vida do projeto monitorando e controlando estes. O processo de implementação de planos de respostas aos riscos, acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais, identificação de novos riscos e avaliação da eficácia dos processos de tratamento dos riscos durante todo o projeto.

3. Objetivo Geral

Mostrar como realizar um plano efetivo de resposta aos riscos dentro gerenciamento de projetos, ferramenta esta aumenta consideravelmente a chance de um projeto ser concluído com sucesso.

3.1. Objetivos específicos

• Definir Plano de Resposta a risco.
• Apontar as necessidades de Plano de resposta a Risco dentro de um projeto.
• Mostrar os processos de avaliação e identificação de riscos.

4. Justificativa

Segundo (AUGUSTINE, 1982), “o processo de planejar as respostas aos riscos visa definir o que será feito a respeito de cada risco principal que foi identificado e classificado nos processos anteriores. No planejamento das respostas aos riscos temos que encontrar formas de reduzir a ameaça ou eliminá-la por completo”. Se, ao invés de ameaças, estivermos tratando de oportunidades, o planejamento das respostas aos riscos deverá tentar tornar as oportunidades mais prováveis e aumentar o seu impacto.

Neste processo duas linhas de estudo apresentam opiniões distintas sobre os fatores responsáveis pelos insucessos no desenvolvimento de software na indústria. A primeira linha de estudos associa estas falhas a problemas tecnológicos, agravados pela crescente complexidade dos produtos desenvolvidos. A segunda linha de estudos transfere a responsabilidade para os problemas de gerenciamento, falta ou excesso de comunicação e dificuldades no tratamento das incertezas que se apresentam nos projetos de software (Brown, 1996; Royce, 1998; Reel, 1999).

5. Metrologia

Neste trabalho serão utilizados 2 tipos de pesquisas sendo elas:

• Pesquisa bibliográfica;
• Pesquisa documental.

6. Plano De Respostas Aos Riscos

Dentro do plano de resposta aos risos existem diversas técnicas de respostas, quando tratamos de riscos negativos (ameaças) ou positivos (oportunidades). Para cada uma das ameaças mostra as fraquezas que se pode ter dentro do projeto em contra partida as oportunidades demonstram as forças para aproveitar qualquer evento em prol do projeto.

 A estratégia de gerenciamento estabelece o conjunto de atributos de risco gerenciáveis cujo objetivo e facilitar o monitoramento e controle dos riscos de projeto, os quais se deve identificar (definindo um número para cada um deles), descrever (definição do evento, local e prazo e data de ocorrência) e categorizar cada um deles (identificação do nível do risco, alto, baixo ou moderado).

A partir daí deve se traçar um plano de resposta ao risco, que deve ser apropriado para a severidade do risco, estimando um custo real, o tempo necessário para ser bem sucedido. As respostas tratadas devem implicar em mais recursos e atividades no orçamento, cronograma e plano de gerenciamento do projeto. Dentro de um contexto realístico, acordado por todas as partes envolvidas e designado um responsável. Frequentemente é requerida a seleção da melhor resposta dentro das várias opções.

Para cada um destes riscos identificados, as respostas deve-se adotar algumas ou todas as alternativas abaixo:

– Fazer algo para eliminar as ameaças antes que elas ocorram;

– Fazer algo para assegurar que haja oportunidades;

– Reduzir a probabilidade e o impacto das ameaças;

– Aumentar a probabilidade e o impacto das oportunidades.

Porém ainda existem situações onde não é possível eliminar nem mitigar os riscos. Esses são chamados de riscos residuais. Para esses casos de riscos residuais, o planejamento das respostas aos riscos deve-se:

– Fazer algo se o risco ocorrer (plano de contingências);

– Fazer algo se os planos de contingências falharem (planos alternativos).

Para um bom planejamento de respostas aos riscos é bom avaliar que enquanto estamos planejando o projeto já estamos eliminando as ameaças para que eles não ocorram. Esse é o foco principal do gerenciamento dos riscos.

Com o gerenciamento dos riscos determinamos o que será feito para cada risco residual se eles acontecerem, e atribuímos atividades para os responsáveis pelos riscos, para que estes possam agir antecipadamente.

6.1. Necessidade de se gerenciar os riscos   

Segundo (KENDRICK, 2003), “em projetos, um risco pode ser qualquer evento indesejável associado com o trabalho e é o produto de dois fatores: os impactos esperados de um evento e a probabilidade de que o evento possa ocorrer”.

“O Project Management Institute”, (PMI, 2004) define risco como um evento ou condição incerta sobre um objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade. O plano de resposta ao risco é o processo de desenvolvimento de opções e determinação das ações para melhorar oportunidades e reduzir ameaças para os objetivos do projeto. Ele inclui a identificação e designação de indivíduos ou partes, com a responsabilidade para cada acordo de resposta ao risco. Este processo assegura que riscos identificados são devidamente endereçados. A eficácia do planejamento de resposta determinará diretamente se risco do projeto cresce ou diminui.

O plano deve ser apropriado para a severidade do risco, estimando um custo real, o tempo necessário para ser bem sucedido, dentro de um contexto realístico, acordado por todas as partes envolvidas e designado um responsável. Frequentemente é requerida a seleção da melhor resposta dentro das várias opções.

De acordo com O PMI (2004), por meio do guia Project Management Body of Knowledge – PMBoK trata do gerenciamento de riscos para qualquer tipo de projeto. Em resumo, o processo de gerenciamento de riscos contempla as seguintes atividades, conforme Tabela 1.

Tabela 1 – Síntese das atividades

Fonte: Adaptado PMI (2004)

7. Identificação e Avaliação dos Riscos

Para se planejar um bom gerenciamento dos riscos deve se identificar e avaliar estes, para isso têm três fases distintas, as entradas, as técnicas e ferramentas que se tem e por final as saídas.

7.1. Entradas

Nas entradas deve se avaliar dois itens em especial:

• Registro dos Riscos – Lista de todos os riscos identificados, juntamente com as suas causas-raiz, lista de respostas, os proprietários dos riscos, a classificação relativa, as listas de prioridades, lista de riscos que necessitam de respostas em curto prazo, tendências nas análises qualitativas e lista de observações para riscos de baixa prioridade.
• Plano de Gerenciamento de Riscos – Papéis e responsabilidades, definições de análise de riscos, intervalos de tempo para revisões, limites para riscos baixos, moderados e altos.

7.2. Ferramentas e técnicas de planejar respostas aos riscos

Existem diferentes abordagens de respostas a riscos, quando tratamos de riscos negativos (ameaças) ou positivos (oportunidades). Abaixo segue as principais abordagens:

7.2.1. Estratégias para riscos negativos ou ameaças

• Eliminar: Envolve alterar o plano de gerenciamento do projeto para eliminar a ameaça, eliminando a causa do problema (ex: remover um pacote de trabalho ou substituir recursos humanos).
• Mitigar: Reduzir a probabilidade ou o impacto de uma ameaça, tornando-a um risco menor e removendo-a da lista dos principais riscos do projeto. Qualquer redução nos riscos fará a diferença, mas a opção com a maior probabilidade de redução de impacto deve ser a opção selecionada.
• Transferir (desviar, alocar): Tornar outra pessoa ou organização responsável pelo risco, contratando seguradoras por exemplo. A transferência do risco implica também na transferência das respostas ao risco. Mas atenção: transferir o risco não o elimina. Simplesmente passamos a responsabilidade para outra pessoa ou organização quando fazemos isso. A transferência dos riscos deve ser incluída nos termos e condições do contrato.
• Aceitar: Não fazer nada. A aceitação ativa envolve a criação de planos de contingências para serem implementados se os riscos ocorrerem. A aceitação passiva deixa que as ações sejam determinadas quando e se os riscos ocorrerem.

7.2.2. Estratégias para riscos positivos ou oportunidades

• Explorar (o oposto de eliminar): Procura eliminar a incerteza associado ao risco positivo, adicionar trabalho ou mudando o projeto para assegurar que a oportunidade ocorra.
• Melhorar (o oposto de mitigar): Aumentar a probabilidade e os impactos positivos de uma oportunidade. Identificar os principais causadores desses riscos positivos ajuda a aumentar a probabilidade de ocorrência.
• Compartilhar: Envolve alocar parte ou a totalidade da oportunidade para um terceiro (criando uma parceria) que tenha mais capacidade de concretizar essa oportunidade.
• Aceitar: Não fazer nada. A aceitação ativa envolve a criação de planos de contingências para serem implementados se os riscos ocorrerem. A aceitação passiva deixa que as ações sejam determinadas quando e se os riscos ocorrerem.
• Ao criar as respostas aos riscos (tanto positivos quanto negativos), tenha em mente que:
• As estratégias devem ser oportunas;
• O esforço selecionado deve ser apropriado para a gravidade do risco – evite gastar mais dinheiro para evitar o risco do que custaria o seu impacto se ele ocorresse;
• Uma resposta pode ser usada para lidar com mais de um risco;
• Mais de uma resposta pode ser usada para lidar com o mesmo risco;
• Uma resposta pode lidar com uma causa-raiz de risco, e consequentemente abordar mais que um risco;
• Envolva a equipe, outras partes interessadas e especialistas na seleção de uma estratégia.

7.3 Saídas de planejar respostas aos riscos

Atualizações no plano de Gerenciamento do Projeto: Os esforços de gerenciamento dos riscos criam mudanças no plano de gerenciamento do projeto, pois pacotes de trabalho podem ser removidos, adicionados ou alocados a outros recursos. Recursos também podem ser adicionados ou removidos do projeto.

Atualizações nos documentos do projeto: Outros documentos que envolvam riscos identificados podem sofrer alterações nessa fase do projeto.

Atualizações nos registros dos riscos: Nesse ponto o registro dos riscos é alterado para adicionar o planejamento das respostas aos riscos. Nessa fase incluímos:

• Riscos residuais: são os riscos que permanecem após o planejamento das respostas aos riscos. Os riscos residuais devem possuir planos de contingência e planos alternativos, e devem ser registrados e revisados ao longo do projeto a fim de avaliar se a sua classificação mudou.
• Planos de Contingência: Os planos de contingência descrevem as ações que deverão ser tomadas se ocorrer uma oportunidade ou ameaça.
• Responsáveis pelas respostas aos riscos: Cada risco deve ser designado para alguém que possa ajudar a desenvolver a resposta ao risco e que deverá implementar a resposta ao risco e ser dona do risco. Quando o risco ocorrer, o dono do risco deverá implementar o plano de ação planejado e aprovado.
• Riscos secundários: A resposta a um risco pode gerar outros riscos (riscos secundários). Cabe a equipe de o projeto ficar atenta a esses tipos de riscos, registrando-os e monitorando-os.
• Gatilhos de riscos: São os eventos que disparam a resposta de contingência.
• Contratos: Antes que um contrato seja finalizado e assinado, o gerente de projetos deverá completar uma análise de riscos no mesmo e incluir nos termos do contrato as condições contratuais necessárias para aumentar as oportunidades e eliminar ou mitigar os riscos.
• Planos alternativos: São ações específicas que devem ser executadas se o plano de contingência não for eficaz.
• Reservas (para contingência): Ter reservas de cronograma e de custos é parte indispensável do gerenciamento de projetos.

8. Planejando Respostas Aos Riscos

Para todos os riscos identificados no projeto, o gerente deste deve definir as estratégias de respostas a cada um seguindo os critérios abaixo:

• Riscos de perdas esperada baixa não demandam o planejamento de respostas, sendo assim são classificados como estratégia de aceitação passiva;
• Riscos de perda esperada média demandam, pelo menos, o planejamento de ações de contingência, portando são classificados como estratégia de aceitação ativa;
• Riscos de perda esperada alta, devido a sua prioridade, demandam de ações de mitigação e contingência, portanto são classificados como estratégia de mitigação, transferência ou eliminação:

Gráfico 1 – Grade de Tolerância

Fonte: pmkb.com.br

• Riscos classificado como estratégia de eliminação não demanda a identificação das ações de mitigação e contingência.

Para riscos de perda esperada alta, o gerente de projetos realiza a análise de custo x benefício das estratégias de eliminação, transferência ou mitigação dos riscos, comparando o custo ou tempo total do projeto com:

• O custo ou tempo da implementação dos planos de eliminação ou mitigação do risco;
• O custo da transferência do risco.

Modificações na estratégia são necessárias caso a análise custo x benefício demonstre ser desvantajosa a eliminação, transferência ou mitigação dos riscos, conforme Tabela 2:

Tabela 2 – Analise custo x beneficio

Fonte: Autores do artigo

9. Conclusão

No momento da criação do plano de resposta em que o registro dos riscos é compilado e cada risco é tratado. Ainda nessa etapa, é fundamental o uso do registro de riscos do projeto, no qual devem ser sumarizadas as principais informações relacionadas aos riscos do projeto em um dado momento. A utilização do registro de riscos é um tema à parte que pode ser retomado no futuro em Aprendendo com a prática.

Sabendo de todos os riscos você deve pensar na melhor forma de reagir. Para ter sucesso do projeto, as organizações devem estar comprometidas com uma abordagem proativa e consistente do gerenciamento dos riscos durante todo o projeto. É preciso fazer uma escolha consciente em todos os níveis da organização para identificar ativamente e buscar o melhor e mais eficaz plano de respostas dos riscos durante o ciclo de vida do projeto.

Os riscos existem a partir do momento em que o projeto é concebido. Avançar no projeto sem um foco proativo no gerenciamento dos riscos aumenta o impacto que um risco realizado pode ter sobre o projeto e pode levar ao fracasso do projeto.

Todo Projeto bem gerenciado conta com um plano eficaz para Gerenciamento de riscos e consequentemente com seu plano de respostas a risco, que os aborde de forma consistente para cada caso. A organização deve se comprometer em lidar de forma proativa com os riscos ao longo de todo o ciclo de vida do Projeto e em todos os níveis e departamentos de que dispõe, aumentando assim as chances de sucesso.

NOTA DO PORTAL PMKB: faça download de modelo de Plano de Gerenciamento dos Riscos.

10. Referências Bibliográficas

• AUGUSTINE, N.R., American Institute Of Aeronautics and Astronautics Augustine’s Laws, Nova York, NY, (1982).
• BROWN, N., Industrial-Strength Management Strategies, IEEE Software, Vol. 13, No. 4 (Julho, 1996).
• Como Tratar riscos de um Projeto, disponível em:
• http://www.l3crm.com.br/blog/index.php/como-tratar-os-riscos-de-um-projeto. Acessado em: 10 de julho de 2014.
• Kendrick, T., Identifying and Managing Project Risk: Essential Tools for Failure-Proofing Your Project (1a ed.). New York, NY, USA: (2003).
• Kerzner, H., Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling (8a ed.). New Jersey, USA: John Wiley & Sons, (2003).
• KLEIN, Gary. Sources of Power – How People Make Decisions. MIT Press, (1998).
•  Planejar respostas a risco, disponível em: http://escritoriodeprojetos.com.br/. Acessado em: 12 de julho de 2014.
•  Plano de Resposta ao Risco, Disponível em: http://www.cin.ufpe.br/~if717/Pmbok2000/pmbok_v2p/wsp_11.5.htmlAcessado em: 10 de julho de 2014.
• lano de Resposta ao Risco, Disponível em: http://aengenhariaemfoco.blogspot.com.br. Acessado em: 20 de julho de 2014.
•  Plano de Gerenciamento dos Riscos, Disponível em: https://pmkb.com.br/?dlm_download_category=gestao-de-projetos-download. Acessado em: 25 de julho de 2014.
•  PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to The Project Management Body of Knowledge. Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA, EUA. 405p. (2004).
•  REEL, J.S., “Critical Success Factors in Software Projects”, IEEE Software, Vol. 16, No. 3 (Maio/Junho), (1999).
• ROYCE, W., Software Project Management: A Unified Framework, Reading, MA: Addison-Wesley Publishing Co. (1998).

Os Autores:

Hernandes Ferreira dos Santos e Rodrigo Alves da Silva

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da turma 5 do curso em MBA Gestão de Projetos da Faculdade Pitágoras de Betim com professor Ítalo Coutinho.

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.