Gestão Eletrônica de Documentos: principais e mais usuais GED’s no mercado atual

A produtividade é um fator de suma importância e verdadeiro divisor de águas entre empresas que fracassam e as que obtêm sucesso, e gerir, produzir e controlar documentos é de suma importância para qualquer uma delas independente de suas características e ramo de inserção no mercado atual. Este artigo busca demonstrar a Gestão Eletrônica de Documentos, algumas opções de GED’s disponíveis, além de situações cuja implantação se torna fundamental para um bom funcionamento e crescimento das empresas que optam por essa forma de controle.

1 INTRODUÇÃO

Nesse mercado competitivo, com inovações e necessidades cada vez mais urgentes e precisas, a gestão de documentos ocupa um espaço importante entre a produtividade e a confiabilidade de dados, visto que documentos, formulários e registros de informações são parte importante do patrimônio intelectual das empresas.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED, é fundamental para manter a organização, produtividade e a agilidade de uma empresa através de armazenamento e compartilhamento de informações documentadas. Todo esse processo realizado pelo GED facilita o acesso e mantém a segurança dos dados disponíveis. 

2 DESENVOLVIMENTO

A geração, armazenamento e acesso a dados são de fato fundamentais para todas as empresas, uma vez que se faz necessária a disponibilidade de documentos para equipes, fornecedores e clientes. A gestão tradicional de dados se faz via física, com uso de papéis, o que em muitos casos se faz útil, porém apresenta riscos como desastres ambientais, incêndio e extravio de materiais, por exemplo, além de impactar no meio ambiente com a geração de resíduos e esgotamento de recursos naturais para sua fabricação, além de implicar em gastos para as empresas.

O armazenamento de dados em meio físico gera outra preocupação importante para diversos setores, inclusive o setor de projetos onde as informações são extremamente importantes e atingem um número elevado de pessoas. Devido às mudanças constantes, quando se produz documentos em papel a única maneira de gerencia-los se faz na forma física, sendo a rastreabilidade destes comprometida, mesmo com utilização de protocolos ou outra forma de controle.

Tratando-se de documentos físicos a acessibilidade também enfrenta dificuldades, principalmente quando da necessidade de disponibilizar informações para pessoas que se encontram em locais distintos.

Foram desenvolvidas tecnologias capazes de suprimir essas necessidades, sendo umas delas a Gestão Eletrônica de Documentos ou, simplesmente, GED que nada mais é que uma tecnologia que permite gerenciar os documentos das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc, em meio digital.

Entre as principais tecnologias relacionadas a GED temos:

• Capture: capta documentos e formulários, tornando-os confiáveis e recuperáveis;
• Document Imaging (DI): utilização da tecnologia de imagem para agilizar consultas, processamento e distribuição de documentos, consiste simplesmente em converter os documentos para o meio digital;
•  Document Management (DM): controla as versões dos documentos, datas das alterações e o historio do documento, mais usual na área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia;
• Workflow / BPM: atua no controle de processos dentro da organização, garantindo tarefas executadas pelas pessoas certas no tempo determinado, organizando tarefas, prazos, documentos e sincronizados a ação das pessoas
• COLD/ERM: integração de hardware e software com objetivo de gerenciar relatórios formatados produzidos por meio eletrônico, além de armazenar arquivos gerando relatórios em forma de dados que permite a recuperação por meio de índices, sendo utilizado principalmente para processos que envolve um grande volume de dados;
• Forms Processing: tecnologia utilizada para automatizar o processo de digitação muito utilizado por organizadoras de concursos públicos no processamento dos gabaritos;
• Records and Information Management (RIM): baseado na gestão do ciclo de vida de um documento desde a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte do mesmo, através da categorização e criação de tabelas de temporalidade.

Um bom exemplo para a questão da acessibilidade é a entrega de resultados de exames médicos, até pouco tempo haviam apenas entregas de resultados via meios físicos, o que gerava certo transtorno, uma vez que o paciente deveria retornar ao laboratório para retirar sua via e ir ao consultório para que o médico avaliasse, com o avanço da tecnologia e com o aumento da confiabilidade dos dados, hoje em dia basta uma chave de acesso online e tanto paciente quanto médico terão acesso à informação tão logo quando o exame é disponibilizado pelo laboratório.

A simples entrega de um exame médico demonstra a aplicação de Gestão Eletrônica de Documentos, apresenta acessibilidade aos dados, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações, mantendo a integridade do arquivo, que em alguns casos pode ser necessária a consulta do mesmo após meses ou anos, para a continuação de um tratamento por exemplo.

E na área de medicamentos e alimentos há um grande exemplo de avanço e implantação de um G.E.D., executada pela empresa Montreal Informática S.A. todo o acervo da Agencia Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA), foi digitalizado e disponibilizado ao

público, trazendo informações para consumidores de produtos médicos e alimentícios, trata-se do maior arquivo de bulas digitalizadas da América Latina, com uma média de 420 caixas de documentos digitalizados por dia a Montreal conseguiu reunir e disponibilizar informações que nos dias atuais podem ser acessadas por qualquer pessoa que possua acesso à internet, antes o método de consulta às receitas era feito apenas via bula física, o que poderia causar equívocos em casos onde a pessoa possuía a bula de um medicamento que passou por melhorias, ou em casos de perda da mesma, já com a nova forma de consulta, todas as pessoas possuem acesso fácil e confiável dos dados de remédios e alimentos, áreas que impactam diretamente na vida da população.

A aplicação da G.E.D. no setor público é essencial para a população, visto que a demanda por questões de saúde, habitação, segurança e saneamento básico, dentre outras, gera um volume muito grande de informações e que podem ficar perdida por falha no armazenamento, gerenciamento e até mesmo por questões burocráticas, e graças a estes problemas a câmara de vereadores de São José dos Campos, em São Paulo, resolveu implementar um programa de Gestão Eletrônica de Documentos, iniciado em Setembro de 2012, o programa visa atender a uma demanda de até 10.000 solicitações de serviços públicos por ano, desde uma simples poda de árvore até um projeto de lei.

Anteriormente os documentos eram enviados via meio físico, o que gerava transtornos, desvios de documentos e atraso nas prestações dos serviços, com a implantação do novo sistema as solicitações de serviços são enviadas vai meio físico, facilitando a troca de informação e reduzindo em até 50% o tempo de respostas aos pedidos, uma vez que agora todos os envolvidos no processo possuem acesso imediato às informações, garantido aumento da produtividade. Com o novo modelo de trabalho a população da cidade possui um novo meio de fiscalizar seus vereadores, acessando as informações via internet, e os vereadores por sua vez conseguem criar projetos de lei, acompanhar o andamento de projetos impetrados na câmara via smartphone, por exemplo, reduzindo tempo para protocolos e algumas discussões.

O próximo passo da implantação consiste na digitalização de todo o acervo histórico da câmara, que totalizam aproximadamente 20 milhões de folhas, o que facilitaria o acesso a tais documentos, além de preservá-los contra incêndio e extravio.

Um software que pode ser utilizado caso a empresa necessite de gerar, armazenar e disseminar documentos é o SoftExpert ECM, onde o fabricante possui outras plataformas, para controles de outros setores empresarial e torna-se possível a comunicação entre os mesmos, trata-se de um software que necessita de licença e a mesma é paga.

FIGURA 1 – TELA DE TRABALHO SOFTEXPERT ECM

FONTE: HTTP://WWW.TGNBRASIL.COM.BR/WP-CONTENT/UPLOADS/2012/07/ECM3.JPG

Caso a empresa necessite de um sistema de Gestão Eletrônica de Documento que será utilizado apenas na digitalização e armazenamento de dados encontra-se facilmente softwares gratuitos na internet e em sites confiáveis, como o “G.E.D – Gerenciador eletrônico de documentos”, da empresa InstaSoft versão free por 15 dias, onde a digitalização de documentos pode ser aplicada para a melhoria nos processos de geração e armazenamento de documentos, facilitando a busca de tais e reduzindo o tempo de localização.

FIGURA 2 – TELA DE TRABALHO G.E.D. – GERENCIADOR ELETRÔNICO DE DOCUMENTO

FONTE: HTTP://WWW.INSTASOFT.COM.BR/ASSETS/BASE/IMG/CONTENT/SOFTWARES/GED-TELA-PRINCIPAL-2.PNG

A análise para determinar se a implantação de um G.E.D. é necessária e, em caso positivo, qual o melhor software a ser utilizado deve ser bem planejada e possuir a aprovação de grande parte da equipe, uma vez que quando se faz necessária a implantação de tal sistema os ganhos podem ser consideráveis, porém é necessário o envolvimento de todos para que não se tenham informações equivocadas nos arquivos digitais da empresa.

Para auxiliar na escolha do software adequado alguns parâmetros podem ser observados dentre eles destacam-se alguns em apud a Douglas Novelletto há alguns parâmetros básicos a serem observados:

FONTE: HTTP://CAMPECHE.INF.FURB.BR/TCCS/1999-II/1999-2DOUGLASGUIORONIGUAITORININOVELLETTOVF.PDF

Dicas

A Intranet é um dos principais veículos de comunicação nas empresas. Através dela conquista-se certa centralização de documentos e formulários, além da redução de custos e ganho de velocidade na distribuição de informações. Trata-se de uma rede de computadores privada de uso exclusivo de um determinado local, como, por exemplo, a rede de uma empresa, que só pode ser acessada pelos seus colaboradores internos.

Outro aplicativo desenvolvido para gestão de documentos de forma eletrônica é o Google Grive disponibilizado pela Google gratuitamente até 30gb de armazenamento, sendo cobrado cerca de US$10 mensais para armazenamento ilimitado. Através do Google Drive é possível sincronizar arquivos de uma pasta presente no próprio computador sendo que todas as alterações feitas localmente são automaticamente refletidas no Google Drive e vice-versa, garantindo proteção online dos arquivos ali contidos que podem ser compartilhados com usuários autorizados. Boa sugestão para documentos pessoais e de pequenas empresas.

Uma plataforma de colaboração que promete ser flexível e que está recebendo grande aporta da Microsoft é o Sharepoint, uma grande vantagem da plataforma é a capacidade de armazenamento em nuvem e a possibilidade de acessar os dados mesmo estando off-line, já que o backup é feito a cada conexão, com cerca de 125 milhões de licenças vendidas o aplicativo promete ganhar mais força para atender a companhias de diversos portes.

Já o Britix24 promete ir além do gerenciamento de documentos, com uma licença gratuita, que permite armazenamento de até 5GB para uma pessoa apenas, o aplicativo integra áreas diversas, que podem trazer ganhos para a companhia, desde a integração com projetos, aplicativos, dentre outros até as redes sociais, com amplas possibilidades de aplicação o aplicativo se faz útil até na área de marketing de uma empresa.

3 CONCLUSÃO

A implantação de um G.E.D., bem estruturado e planejado, traz ganhos efetivos para uma empresa, desde a disseminação de informações, como o ocorrido na Anvisa, onde várias pessoas e em diversos locais possuem acesso à informação, passando por melhorias no andamento de solicitações de serviços, acompanhamento e resolução dos mesmos, ocorrido na câmara de vereadores de São José dos Campos, o impacto ambiental será menor com o sistema e a grande vantagem observada foi a facilidade de alterações de documentos e dados e o rápido conhecimento destes dados por todos da empresa, facilitando o andamento de todos os trabalhos sem comprometer a qualidade.

REFERÊNCIAS

• O que é GED? Disponível em: <http://ged.net.br/definicoes-ged.html> Acesso em: 11/05/2016
• Oferecendo segurança, acessibilidade e agilidade, as soluções de GED da Stefanini são especialmente úteis para instituições financeiras. Disponível em: <https://stefanini.com/br/smart-solutions/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/> Acesso em: 12/05/2016
• Intranet Disponível em <https://pt.wikipedia.org/wiki/Cliente-servidor> Acesso em: 17/05/2016
• Drive: Armazene e compartilhe seus arquivos do trabalho com facilidade Disponível em:<https://apps.google.com/intx/pt-BR/products/drive/?utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_campaign=latam-br-pt-apps-bkws-all-trial-e-sc&utm_term=google%20drive&KWID=[*TrackerID*]> Acesso em: 17/05/2016
• DI – Document Imaging Disponível em <http://www.arquivar.com.br/sala-de-leitura/dicionario-arquivar/di-document-imaging/> Acesso em: 17/05/2016
• DM – Document Management Disponível em <http://www.arquivar.com.br/sala-de-leitura/dicionario-arquivar/dm-document-management/> Acesso em: 17/05/2016
• Gerenciamento Cold/ERM Disponível em <http://www.moodle.ufba.br/mod/book/view.php?id=10929&chapterid=9912> Acesso em: 17/05/2016
• FP – Forms Processing Disponível em <http://www.arquivar.com.br/sala-de-leitura/dicionario-arquivar/fp-forms-processing/> Acesso em: 17/05/2016
• O maior arquivo de bulas digitais da América Latina, Montreal Informática S.A. <http://www.montreal.com.br/content.aspx?menuid=48&eid=25&bl=1/> Acesso em: 17/05/2016
• Gestão eletrônica de documentos da câmara de vereadores de São José dos Campos <http://ged.camarasjc.sp.gov.br/municipe/> Acesso em:17/05/2016
• Sistema para administração de arquivos e gerenciamento eletrônico de documentos para a FURB <http://campeche.inf.furb.br/tccs/1999-II/1999-2douglasguioroniguaitorininovellettovf.pdf> Acesso em:19/05/2016
• Implantação de um sistema de GED <https://www.marilia.unesp.br/Home/Instituicao/Docentes/EdbertoFerneda/ged-06.pdf> Acesso em:18/05/2016
• Microsoft Sharepoint <http://www.impeto.com.br/sharepoint> Acesso em: 19/05/2016
• Britix24 <https://www.bitrix24.com.br/> Acesso em: 19/05/2016

Sobre os Autores:

Fábio Fonseca, Engenheiro Eletricista. E-mail para contato: fabio.fonseca@outlook.com.br

Maria Eliza Barbosa do Rosário, Engenheira Civil. E-mail para contato: m.elizabarbosa@yahoo.com.br

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na pós graduação Engenharia de Planejamento ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma 12 do IETEC.

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