Importância da comunicação em projetos

RESUMO

Já dizia Chacrinha, “Quem não se comunica, se trumbica”.

A Comunicação garante que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora certa.

Existem estudos que indicam que a comunicação ineficaz põe em risco 7,5% do capital do projeto e é responsável por quase 70% dos problemas dentro de um projeto.

INTRODUÇÃO

Os gerentes de projetos normalmente gastam um tempo muito grande na comunicação com a equipe do projeto, partes interessadas, cliente e patrocinador, em média 80% do tempo de um GP é direcionado a comunicação.

Mas o que realmente é a comunicação e como ela pode afetar um projeto?

DESENVOLVIMENTO

Comunicação é qualquer processo pelo qual nós seres humanos trocamos informações, fazemos questionamentos, expressamos nossos sentimentos e pensamentos.

Para isso podemos utilizar não somente a expressão verbal, mas também atos, as expressões faciais, toques, lembrando que o corpo fala. Para um ser humano ser aceito em nossa sociedade como pessoa confiável e apta com plenos direitos de cidadão, são necessários três tipos principais de competência: habilidades cognitivas (baseado no uso da linguagem e na capacidade de comunicação); controle do corpo e controle das emoções.

O Emissor é responsável por tornar as informações claras, não ambíguas e completas de forma que o Receptor possa não só recebe-las corretamente, mas também confirmar que elas foram adequadamente entendidas

• A comunicação possui algumas dimensões:
• Escrita e oral, ouvida e falada.
• Verbal e não verbal
• Interna (dentro do projeto)
• Externa (cliente, mídia, público)
• Formal e Informal
• Vertical e Horizontal

A comunicação é possui sempre por alguns componentes e é de suma importância que saibamos identifica-los sempre, são:

• Emissor ou transmissor – responsável por codificar a mensagem para envio e pela mensagem ser clara e compreensível
• Receptor – Responsável por receber a mensagem, decodificar, confirmar recebimento e entendimento
• Mensagem – O que está sendo comunicado
• Meio de transmissão – como a mensagem está sendo enviada
• Conhecimento – Confirmação de recebimento
• Feedback – Confirmação de entendimento

Ruído – Tudo que distorce, distrai ou que faz a mensagem perder o significado original – Ex. Língua, cultura, semântica, inteligência e nível de conhecimento, estado emocional

Figura 1 – Modelo de Comunicação

A comunicação Paralinguística (comunicação não verbal) representa 90% da comunicação. Gestos, entonação de voz, são componentes que só se percebem na comunicação pessoal, na escrita passam despercebidas

Existem diversas forma de comunicação que devem ser adotadas dentro de um projeto:

O gerente de projetos deve conhecer a possibilidade de todos os canais de comunicação, para isso é muito comum aplicarmos a fórmula ((N*(N-1)) /2), onde N = Numero de partes interessadas no projeto. Por exemplo se seu projeto possui 10 partes interessadas, definidas, teremos ((10*(10-1)) /2) = 45 canais de comunicação possíveis.

O GP deve ao longo do projeto saber usar todos os métodos disponíveis para que a Comunicação seja estabelecida e a informação esteja totalmente compreendida para as partes interessadas, ele pode utilizar alguns métodos:

• Comunicação interativa
• Reuniões, vídeo conferências, telefonemas
• Comunicação ativa
• Cartas, memorandos, e-mails, mensagem de voz, relatórios, cartas
• Comunicação passiva
• Intranet, e-learning, repositórios de conhecimento

Por final, esta comunicação deve sempre ser armazenada e mantida em um local para que possa ser acessada pelas partes interessadas, dependendo do seu nível de autoridade e para projetos futuros, como lições aprendidas.

Figura 2 – Modelo de manutenção das Lições Aprendidas

REFERÊNCIAS

• CORRADO, Frank M. A Força da Comunicação: quem não se comunica. São Paulo. Makron Books, 1994.
• REGO, Francisco Gaudêncio Torquato do. Comunicação Empresarial/ Comunicação
• Institucional: conceitos, estratégias, sistemas, estrutura, planejamento e técnicas. São Paulo. Summus Editorial, 1986.
• NEVES, Roberto de Castro. Comunicação Empresarial Integrada: como gerenciar: imagem, questões públicas, comunicação simbólica, crises empresariais, Rio de Janeiro. Mauad , 1994.
• DINSMORE, Paul; Neto, Fernando Henrique da Silveira . Gerenciamento de Projetos e o Fator Humano. Rio de Janeiro. Qualitymark, 2007.
• DINSMORE, Paul. Como se tornar um profissional em gerenciamento de projetos: livro base para certificação PMP. 2ª ed. Rio de Janeiro. Qualitymark, 2008.
• DINSMORE, Paul Campbell; PINTO. Américo; CAVALIERI, Adriane; CARNEIRO, Margareth F. Santos. Projetos Brasileiros: casos reais de Gerenciamento. Rio de Janeiro. Brasport , 2007.
• GALVAO, Marcio. Planejamento das Comunicações em Projetos. Revista Mundo PM, Curitiba. Ano 1, n. 06, p. 70-75, dez/jan. 2006.
• RABECHINI Jr.,Roque;CARVALHO, Marly Monteiro de. Gerenciamento de Projetos na Prática. São Paulo. Editora Atlas, 2006.
• GUIA PMBOK. Um Guia para Gerenciamentos de Projetos. 3ª ed. Project Management Institute. EUA, 2004.
• GUIA PMBOK.Um Guia para Gerenciamentos de Projetos. 4ª ed. Project Management Institute. EUA, 2009.

Sobre o Colunista: Silas Serpa, Profissional com a carreira construída na área de Tecnologia da Informação, sendo mais de 20 anos de experiência atuando com gestão de projetos e portfólio, desenvolvimento de soluções, gestão de tecnologia e gestão de projetos e infraestrutura, para empresas de médio e grande porte, dentro e fora do país, dos segmentos de Varejo, Telecom, Setor Público, Mercado Financeiro, Transportes (rodoviário e metroviário) e Prestação de Serviços. Especialista como Gerente de Projetos e (PMO) Escritório de Projetos, alinhado com a Gestão Estratégica da Companhia (Portfólios), bem como na Implantação e/ou reestruturação de Escritórios de Projetos. Forte atuação como Scrum Master, focado na estruturação, liderança e aplicação/implementação dos métodos Ágeis em times de fábrica de software dentro das organizações. Habilidade de Negociação e Comunicação, Gestão de Conflitos e Gerenciamento de Crise. Palestrante eventual do PMI e docente em universidades, como FGV, (Gerenciamento de Projetos e Institucional PMI).

E-mail de contato: silasserpa@gmail.com

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