Imprevistos acontecem. Lidar com os imprevistos é um grande desafio

Você não pode prever o futuro… ainda assim pode multiplicar suas chances de sucesso! Costumamos pensar de forma linear. Trabalhamos pensando em atingir determinados resultados e nos parece natural que, após nos esforçarmos e “fazer o que deve ser feito”, o resultado será obtido. Em geral, não nos preparamos se as coisas não acontecem conforme esperamos.

Mas a grande verdade é que não temos nenhum controle sobre o que efetivamente vai acontecer. Podemos ter esta ilusão. Mas a ilusão é revelada quando os imprevistos acontecem. E o imprevisto – por definição – não é previsto, logo, está fora de nosso controle. Isto pode gerar (e gera) calafrios em quem aposta muitas fichas em algo que tem como certo.

Em se tratando de projetos, lidar com os imprevistos é um grande desafio. Pois, em geral, se investe muito dinheiro, tempo e energia para se atingir os objetivos almejados. E não ter sucesso com os mesmos pode ser uma grande dor de cabeça ou até mesmo trágico. Em um projeto espacial, por exemplo, uma falha pode representar a vida dos astronautas envolvidos.

Mas há uma forma melhor de lidar com os imprevistos, além da pressão alta, stress e ansiedade. Chama-se Gestão de Riscos. A Gestão de Riscos real não tem a ilusão de que vai controlar o futuro. Mas ela age no sentido de minimizar as possibilidades de ameaças se concretizarem e maximizar as possibilidades de oportunidades se materializarem. Mais do que isto, a gestão de riscos age no sentido de minimizar os impactos quando ameaças ocorrem e maximizar os efeitos de uma oportunidade que foi aproveitada.

Quando embutimos em nossa mente que imprevistos acontecem, e mantemos uma postura pró-ativa e inteligente para lidar com os mesmos, passamos a ter a mentalidade de um bom gestor de riscos. Por exemplo, o que fazer quando a construção de um prédio está ameaçada por furacões, pois a região é sujeita aos mesmos e o período da construção coincidirá com a temporada dos furacões?

Alguns poderiam sugerir construir uma barreira de proteção, fazer um seguro com um valor bem alto ou ainda ter uma sirene de aviso da aproximação de um furacão. Um bom gestor de riscos simplesmente adiaria as obras para depois da temporada de furacões.

Ter uma atitude ativa perante riscos significa também melhorarmos nosso estado de espírito. Sabendo que imprevistos acontecem e nos preparando para os mesmos, diminuímos nossa ansiedade e desgaste. Ao invés de trabalharmos com um único cenário e se uma vírgula sair diferente nos desesperarmos, trabalhamos com multi-cenários agindo em prol dos cenários que mais nos favorecem.

Por exemplo, estamos projetando a exportação de sapatos para determinados mercados, mas o que acontecerá se estes mercados diminuírem a demanda por sapatos ou os preços praticados nestes mercados deixarem de ser interessante?Não seria interessante ter um plano B onde, por exemplo, exportaria para outros mercados potenciais ou ainda onde exploraria mais o mercado interno?

Trabalhar com múltiplos cenários nos deixa mais preparados para os mesmos. Assim, se algo não sai como previsto, uma possível ameaça pode se tornar uma oportunidade… caso você se prepare para tal.

É interessante manter planos de contingência (o nosso plano B, plano C…) e reservas de contingência e gerenciais. Por que as reservas são importantes? Agimos no sentido de riscos negativos não se materializarem e não ter impactos em nosso projeto. Mas temos que reconhecer que os mesmos, ainda assim, podem acontecer. Quanto mais o projeto é desafiador e inovador, mais são as incertezas e, consequentemente, maiores são os riscos. Sabendo que os riscos podem acontecer, é importante ter reservas de contingência e gerenciais (de tempo, dinheiro, recursos) para lidar com os mesmos.

Não seria interessante em um projeto você ter a tranquilidade de quando algo sai fora do previsto e todos se desesperam, você chegar com a solução? “Ok… já preparamos um plano de ação caso isto acontecesse! Estamos preparados!”. É isto o que a gestão de riscos pode fazer por você.

Uma vez eu li um livro do Amyr Klink, “Cem dias entre céu e mar” que me deixou intrigado e encantado. Aliás, recomendo a leitura do mesmo! O livro narra a travessia solitária do atlântico pelo autor em cem dias, em um barquinho a remo! Partindo da África ele chegou ao Brasil. O que mais me intrigou foi o planejamento e a sua preparação para a viagem. Ele estava fazendo uma coisa pioneira (foi o primeiro a conseguir tal feito), então tinha que se preparar para riscos que só através de muita pesquisa e mesmo de brainstorm (chuva de ideias) poderia antever. E os problemas dos mais diversos tipos foram ocorrendo… problemas que foram fatais para outros. Mas ele estava preparado e foi adiante. Hoje, inclusive, ele dá constantes palestras a grandes executivos exatamente sobre a importância de se preparar para…imprevistos.

Esta mentalidade de gestão de riscos é válida para projetos, mas também para o nosso dia a dia. Talvez internalizando a mentalidade de um bom gestor de riscos, passemos a lidar melhor com os “imprevistos” do dia a dia, se estressando menos, tendo maior tranquilidade, confiança e ainda melhorando os resultados de nossas ações.

Sobre o Colunista: Thomaz Ottoni é um profissional de TI com mais de 20 anos de experiência na área de desenvolvimento de sistemas, sendo que há 18 anos gerenciando projetos e portfólios, com experiência na implantação e gestão de PMO e na instrução em gerenciamento de projetos. Formado em Ciência da Computação na UFES e MBA em Gestão Empresarial pela FGV, obteve sua certificação em gerenciamento de projetos PMP em 2008. Foi palestrante no Congresso de Gerenciamento de Projetos do PMI-ES, “Gerenciando um Portfólio de Projetos em empresas públicas” e instrutor de treinamento preparatório para certificação PMP. Sócio-fundador da Mogai, atuou como diretor e gestor da mesma por cerca de 10 anos. Na Nipsa há mais de 3 anos, tem gerenciado grandes projetos como o Gis Corporativo na CESAN, projeto premiado pela ESRI nos Estados Unidos. É autor do blog http://excelenciaemprojetos.com. Atualmente atua além da gestão de projetos, como consultor e instrutor de temas relacionados ao gerenciamento de projetos.

E-mail de contato: thomaz.ottoni@gmail.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.