Logística e o impacto no resultado do projeto

Resumo:  Esse artigo apresenta ao leitor a abrangência da logística dentro de um projeto e sua correlação com a gestão do projeto e os possíveis resultados que podem ser conseguidos. O objetivo da maior parcela das empresas: ser competitivo e gerar ganhos financeiros e sociais. Sob tal ótica é durante o planejamento que se prevê como gerenciar um projeto e suas interfaces que se desdobram nos demais objetivos, dentre eles a gestão logística, e como obter os melhores resultados visando a competitividade e sustentabilidade do negócio.

Introdução

Buscar associar a importância e a correlação entre duas atividades típicas na maior parcela das empresas, mas que pouco se ouvi relatar sobre de logística e gestão de projetos, foi o que motivou este artigo. Logística quando resgatamos o sentido arcaico inicialmente conceituado nos remete as atividades relacionadas ao ressuprimento militar, transito de recursos e equipes, mobilidade de um ponto a outro. Gerenciar um projeto envolve tantas variáveis operacionais, táticas e estratégicas, tal como se pode averiguar na Logística. Com esta colocação apresentaremos paralelos entre as definições e suas correlações. Nosso sentido será buscar além da similaridade a complementariedade quanto aos pontos pouco explorados entre ambos os temas.

Aqui apresentaremos os conceitos que cada tema se propõe e também a indicação de cuidados a serem tomados pelo gestor e sua equipe para que o resultado do projeto não seja negativamente afetado pelo impacto da falta de planejamento e ações adequadas de logística integradas ao gerenciamento de projeto..

Gerenciamento das Aquisições e Gestão Logística

De acordo com Rita Mulcahy´s em sua obra para exame preparatório para PMP, aquisição é um processo formal para obter produtos e serviços, ou seja, o apoio fundamental para consecução do objeto ora contratado..

Por se tratar de um processo formal, de imediato é possível perceber que será necessário um planejamento das aquisições, que deverá estabelecer claramente os limites dos compradores em relação, por exemplo, a adoção de produtos similares ao estabelecido na especificação técnica, prazos de entrega, custos orçados e outros.  Deverá contemplar também diretrizes para auxiliar na tomada de decisão “make or buy” (fazer na própria organização ou adquirir de fontes externas), que pode estar localizada em três amplos níveis: operacionais, táticos ou estratégicos, dependendo da complexidade da subcontratação, de acordo com Peter Baily em sua obra literária.

O importante da formalização para obtenção dos produtos e serviços é a confiabilidade quanto a tudo que é necessário para o projeto será corretamente adquirido de acordo com o estabelecido nas especificações/escopo, em concordância com o orçamento do projeto, assim como dentro do tempo factível para sua utilização, de forma eficiente, transparente e ética.

O gerenciamento das aquisições é uma atividade que permeia não somente o planejamento do projeto, mas todo o seu ciclo, ou seja, ainda engloba a execução, o controle e seu efetivo encerramento.

Por outro lado em se tratando de definição de gestão logística temos o que a CSCMP (Council of Supply Chain Management Professionals) apresenta como definição de Gestão Logística:

“As atividades da Gestão Logística incluem, tipicamente, a gestão dos transportes de entrada e saída, gestão de frotas, armazenagem, manuseamento de matérias, atendimento de pedidos (order fulfillment), desenho da rede logística, gestão de inventário, planejamento da oferta e da procura e gestão dos fornecedores de serviços logísticos. Com graus variáveis, a função logística também inclui o sourcing (processo de identificar uma empresa que fornece um produto ou serviço necessário) e o procurement (planejamento de compras, que envolvem todas as atividades ligadas a compra de produtos), planejamento e programação de produção, embalagem, montagem e serviço ao cliente. Está envolvida em todos os níveis de planejamento e execução – estratégico, operacional e tático. A Gestão Logística é uma função integradora que coordena e otimiza todas as atividades logística, integrando também as atividades com outras funções, incluindo o marketing, as vendas, a produção, as finanças e as tecnologias da informação”.

Temos também a definição apresentada por Bowersox e Closs que evoluem na questão da integração dizendo quanto a competência logística pode ser alcançada pela coordenação das atividades de projeto, disponibilidade de informações, transporte, movimentação, armazenagem e manuseio de materiais, buscando diferencial em relação a concorrência e consequentemente competitividade.

Veja abaixo figura que ilustra os processos previstos para a gestão da logística:

Analisando os dois conceitos, e observando o dia-a-dia da gestão de um projeto, é possível deduzir que:

1. A logística como função integradora, precisa ser planejada com a devida atenção e dedicação, em função dos seus possíveis impactos no resultado do projeto;
2. Durante o planejamento é importante avaliar não somente quais produtos serão adquiridos externamente e quais serão feitos pela própria organização, também é relevante, considerar a necessidade do desenvolvimento de algum fornecedor, a indicação da revisão da lista preferencial de fornecedores (vendor list), bem como, traçar estratégias para as aquisições prioritárias para o projeto;
3. Na execução é imperativo que seja observado: a aderência ao que foi planejado e a sequência especificada na execução das tarefas principais.
4. Em se tratando da etapa de monitoramento e controle vale lembrar-se da importância de mapear se todo quantitativo e qualitativo planejado foi plenamente atendido no escopo definido para o projeto, em termos de custos, recursos, cronograma e resultados esperados. Fazer a retroalimentação das informações coletadas e analisadas para compor a elaboração de novos projetos ou até mesmo no planejamento de futuro para o qual evoluirá determinado projeto, é comum afirmar que podemos aprender com a experiência.

Nesta ótica poderíamos ilustrar por meio da matriz de aquisições uma classificação funcional para definir frentes de atuação a serem consideradas em determinado projeto (obviamente observando a aplicabilidade do tema) que terão determinada relevância em função de duas vertentes: custo versus risco.

Cabe aqui ressaltar que dificilmente um gestor e/ou planejador não terá que pensar no processo de aquisições e gestão logística de um projeto, na verdade o que existe, são graus de complexidade dos projetos, que em sua decorrência dão a tônica de profundidade/dedicação ao tema por parte do gestor.

Por outro lado, mesmo não sendo tarefa direta de atribuição do gestor de projetos, por haver outras áreas que possam se dedicar exclusivamente a estas questões, é importante que o gestor e sua equipe tenham conhecimento e afinidade com o tema, cujo impacto é preponderante em seu projeto.

Pontos de atenção por parte do gestor

1. Tenha um planejamento elaborado de maneira multidisciplinar.
2. Seja objetivo ao estabelecer o caminho crítico das aquisições, mas não seja omisso e excessivamente otimista.
3. Lembre-se que a rota de envio das aquisições até um canteiro de obra, precisa ser meticulosamente estudada, não confie somente em mapas disponibilizados digitalmente. Seja redundante. Alimente a planilha de riscos com as informações aqui obtidas.
4. Avalie quais sãos suas principais aquisições e quantos fornecedores existem para cada uma delas. Caso só tenha um, considere esse item na sua lista de riscos do projeto.
5. Não “surfe” na onda de atraso de outras atividades do projeto, colocando assim as aquisições em segundo plano, exceto se este é um risco detalhadamente estudado tanto no âmbito técnico, quanto no comercial.
6. Crie um sistema de validação, para certificar-se que a equipe de compras e demais envolvidos no processo logístico do projeto estão com as informações mais atuais.
7. A elaboração de um escopo/especificação completo e conciso facilita a aquisição e reduz a margem de erros ou desvios do processo de aquisição.

Conclusão

Avaliando os conceitos apresentados podemos concluir rapidamente que temos uma perfeita completaridade dos temas, fazendo que inclusive, seja possível perceber com clareza a complexidade de se lidar com tal tema dentro de um projeto.

Considerando os possíveis impactos negativos que podem decorrer de decisões mal tomadas no que se refere as aquisições do projeto e seus processos em simbiose com a logística é imperativo que haja dedicação para a elaboração do planejamento, especialmente para o seu monitoramento e controle.

Referências

• Guia PMBOK® 5ª Edição
• Baily, Peter – Compras: princípios e administração. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2008. 271p.
• BOWERSOX, Donald J. – Logística Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento – 1. ed. São Paulo: Atlas, 2007. 37.
• Kotler, Philip. Administração de Marketing: a edição do novo milênio. 10. ed. São Paulo: Pretince Hall, 2004. 63p.
• Mulcahy´s, Rita, ET.al – Preparatório para o exame de PMP, Oitava edição – 2013- RMC Publications, Inc.
• Moraes, Matheus de. O que é Logística?. Disponível em: < http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/o-que-e-logistica/48189. >. Acesso em 08 fev. 2017.

Sobre os Autores:

Shirlei Querubina, Bacharel em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Projetos pela FGV. Atua no mercado de geração e transmissão de energia pela empresa Sinergia Engenharia e Consultoria, em projetos nacionais e internacionais como especialista em planejamento e gestora de projetos. Professora no Ietec-MG nos cursos de Gerenciamento de Projetos, Gestão de Projetos em Construções e Montagem, Engenharia de Custos e Orçamentos e Engenharia de Planejamento. E-mail de contato: squerubina@gmail.com

André Duarte, Bacharel em Administração pela PUC-MG, Curso de Aperfeiçoamento em Administração de Compras pelo IETEC. Formação de Auditor Interno da Qualidade ISO/TS. Atualmente, atua como Analista de Compras da USIMINAS. Interessa-se por Auditoria da Qualidade, Administração Financeira e Gestão de Projetos. E-mail de contato: andrefdduarte@gmail.com

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