Má definição do Escopo causa falha em projetos

Má definição do Escopo causa falha em projetos de Construção e Montagem

Resumo: Definir de forma clara o escopo é uma etapa importante nos Projetos de construção e montagem. O presente artigo busca demonstrar a relevância da definição correta do escopo, exemplificar as consequências da má definição e recomendar o que pode e deve ser feito para o projeto ter grandes chances de sucesso. O escopo que determinará o que irá e o que não irá ser executado, é a partir dele que se torna possível estimar, o mais próximo possível da realidade, os prazos e os custos envolvidos de forma direta e indireta no projeto.

Introdução

A definição do escopo de um projeto de construção e montagem é o processo de descrição detalhada do objetivo do mesmo, ou seja, é a delimitação do que será executado. Aliado a isso se define quais produtos ou serviços serão necessários, quem participará das etapas construtivas, quanto tempo levará, quanto esforço será despendido e quanto custará o projeto.

Figura 1 – Estudo na definição de escopo

Entretanto, este processo nem sempre acontece de forma correta durante a contratação dos serviços, e é comum a ocorrência de projetos que são fadados ao insucesso devido a uma má definição de escopo.

Sem definição do escopo o projeto vai falhar

A definição do escopo pode ser considerada a atividade mais crítica de um projeto de construção e montagem. Isto acontece porque os erros cometidos na definição do escopo interferem automaticamente nas demais atividades relacionadas ao gerenciamento do projeto e podem trazer graves consequências em termos de custos, prazos e riscos.

Desta forma, o pontapé inicial de um projeto de construção e montagem é a definição do escopo. A partir desta definição serão determinadas, por exemplo: as atividades detalhadas do projeto, a sua metodologia executiva, os riscos compreendidos, o prazo para sua conclusão, os custos envolvidos, a mão de obra necessária, os materiais a serem adquiridos, as ferramentas e os equipamentos necessários para conclusão das tarefas.

Para o inicio do processo de identificação de escopo será preciso determinar o objetivo principal do projeto e todo o processo das atividades e dos recursos que serão necessários para concluir este objetivo.

Para isto, serão necessários o maior número de informações possíveis acerca do projeto, como: Editais de concorrência no caso de obras públicas, projetos de engenharia, especificações técnicas, levantamentos ambientais, disponibilidade de recursos e principalmente, realizar a visita técnica ao local onde o projeto será desenvolvido, para desta forma identificar as interferências e levantar todas as características do projeto, visto que todas estas definições irão impactar nos custos diretos e indiretos do projeto, em sua viabilidade, qualidade e no seu prazo de execução.

 
Figura 2 – Objetivo do projeto.

A partir do momento que o escopo de um projeto é definido de maneira clara e correta, a equipe se torna apta para determinar as restrições e premissas que não fazem e que fazem parte do projeto, diminuindo os riscos de fracasso do empreendimento. Contudo, nem sempre existe um perfeito entendimento entre Contratante e Contratada no que condiz a contratação dos serviços e ao escopo.

A má definição do escopo acontece por vários motivos. As principais causas identificadas para má definição de escopo na contratação de serviços são:

• desconhecimento técnico da Contratante, gerando especificações técnicas com pouco nível de detalhamento, o que dificulta a elaboração das propostas por parte da Contratada;
• falta de clareza na definição das tarefas bem como da sua seqüência executiva, profissionais, equipamentos e materiais necessários a sua execução;
• falta de comunicação clara entre Contratante e Contratada; pouco tempo disponível para elaborar a proposta, o que impossibilita a visita no local por parte da equipe técnica;
• falta de reuniões para expor os interesses e requisitos do projeto entre as partes envolvidas e ainda o não envolvimento do Gerente de Projeto e da equipe técnica na elaboração da proposta.

A solicitação do apoio técnico pela equipe comercial para a elaboração da proposta é de grande importância para a análise qualitativa e quantitativa do escopo de fornecimento.

A má definição do escopo gera levantamentos e análises inconsistentes dos custos e dos riscos do projeto, prazos subestimados e, na maioria das vezes, leva a atividades não previstas, que acabam por trazer desentendimentos entre as partes envolvidas no que se refere a aditivos de escopo contratual, alterações de orçamento, aumento de prazos e riscos.

Todos estes itens contribuem diretamente para o insucesso do projeto e, em casos mais extremos, até mesmo a extinção do projeto.

Em contrapartida, o detalhamento adequado do escopo proporciona inúmeras vantagens. Dentre elas, estão: estimativas precisas de custos, prazos e recursos necessários, uma linha de base para medir o progresso e exercer o controle visto que todas as atividades são bem definidas dentro do prazo estipulado, e atribuição clara de responsabilidades para todas as tarefas do projeto.

Assim, o bom detalhamento no fechamento comercial do projeto proporciona o gerenciamento do escopo após a contratação dos serviços e inicio das atividades, sendo este gerenciamento de grande relevância para o controle do projeto durante a sua execução, pois ajuda a definir as premissas de executar o mais próximo possível do que foi contratado, o que não garante o sucesso do projeto, mas com certeza diminui consideravelmente as chances de insucesso do mesmo.

Conclusão

Portanto, o sucesso de um projeto está diretamente ligado a garantir que o mesmo vai satisfazer as necessidades para as quais foi desenvolvido. Assim, sem uma definição correta do escopo não será possível gerenciar o projeto, seus custos, prazos e necessidades. Se o escopo não estiver claro, a Contratante e até mesmo a própria Contratada poderão considerar que as mudanças estão dentro do escopo contratado inicialmente e terão grandes dificuldades em absorver acréscimos, ocasionando prejuízos para ambas as partes ao resultado final do empreendimento.

Na intenção de evitar transtornos associados à má definição de escopo na fase específica de contratação de serviços, recomenda-se: analisar de forma clara o objetivo e as necessidades do Projeto em conjunto com a Contratante ainda na fase de elaboração da proposta.

Isso é feito para levantamento de requisitos, objetivos principais e a maneira como deve ser conduzida o projeto; definir os serviços a serem executados para chegar neste objetivo; visitar a região onde o Projeto será implantado, para levantar as características, as interferências, a disponibilidade de mão de obra e recursos e também as questões ambientais que possam impactar o escopo e por conseqüência o cronograma e orçamento final do projeto e envolver o Gerente de Projeto e a equipe técnica na elaboração da proposta.

Referências: 

• SOTILLE, Mauro. Gerenciamento do Escopo do Projeto. Disponível em: http://www.pmtech.com.br. Acesso em: 08 abr. 2014.
• SOTILLE, Mauro; MENEZES, Luis; XAVIER, Luis; PEREIRA, Mário. Gerenciamento de Escopo em Projetos. Petrópolis: FGV Editora, 2007 – 2 edição.
• FERNANDES, Paulo S. Thiago. Montagens Industriais: Planejamento, execução e controle. São Paulo: Artliber Editora, 2005.

Sobre os Autores:

Autor: Renne Dias; Engenheiro de Produção graduado pela Faculdade Santa Rita FASAR. Atuação na área de Projetos de Construção e Montagem acerca de quatro anos. Trabalhou nas áreas de Medição de serviços fora de escopo, Suprimentos, Administrativo e programação. Atualmente está na área Gestão de Contratos de Fornecimento na empresa PROGEN, atuando no diligenciamento e garantia dos equipamentos comprados para o projeto. E-mail de contato: rennedias@oi.com.br.

Autora: Thatiany Gusmão; Engenheira Civil graduada pela Universidade Federal de Viçosa. Trabalhou com implantação de postos de combustível em Belo Horizonte e região metropolitana. Atualmente está na empresa H MIRANDA ENGENHARIA LTDA, atuando na supervisão dos setores Administrativo, Comercial, Orçamentos, Contratos, Planejamento, Controle e Medição. E-mail de contato: thatysg@hotmail.com.

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da 4a Turma de Gestão de Projetos em Construção e Montagem do IETEC.

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.