Má Gestão de Contrato e Estouros de Orçamento

Durante um projeto, a execução do seu orçamento espelha em muitas vezes o seu sucesso ou não. Um bom orçamento garante que a execução do desenho projetado acontecerá dentro do previsto pelos investidores, diminuindo a perda de dinheiro e dando mais transparência e confiabilidade ao projeto ser executado. No curso da execução do projeto vários fatores podem contribuir para o estouro orçamentário. A má gestão de contratos é um deles. 

A influência de uma área de Gestão de Contratos sobre o orçamento é praticamente infinita uma vez que esta área interage com todos os principais personagens da construção de um projeto e toca em todos os momentos de vida do mesmo.

É sua tarefa controlar o fornecimento dentro das condições estabelecidas no contrato; imprimir maior velocidade na implantação de mudanças, garantir a finalização dos serviços executados, prevenir riscos desnecessários na execução dos contratos (como ações trabalhistas de empregados das contratadas, interrupção na execução do serviço por responsabilidade da contratante, danos ambientais e acidentes de trabalho), trabalhar em compliance com os procedimentos da contratante, e muitos outros. Enfim, acompanhar todo o processo do contrato, desde a fase pré-contratual até o encerramento do contrato.

Um mau acompanhamento destas tarefas leva não somente a atrasos de cronograma, mas principalmente a estouros de orçamento. Em uma gestão de contratos, três pontos de interseção da área de Gestão de Contratos podem ser definitivos para um estouro de orçamento. A interação da área com a equipe de obras, o seu envolvimento nos processos de suprimentos e a sua posição dentro da estrutura da empresa.

A gestão de contratos deve estar junto à equipe de obra, de forma a se capacitar para prever e antecipar necessidades da obra a fim de evitar ações que causem estouro de verba.

O foco do Gestor de Contrato é garantir que a obra evolua sem transtornos, permitindo assim ao Gerente de Construção focar sua energia somente na obra. O gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos e serviços de forma a melhorar os resultados externos à equipe do projeto. A organização pode afetar serviços ou resultados de um projeto.

O processo de gerenciamento das relações de aquisição de mão de obra deve monitorar o desempenho do contrato e realização de mudanças e correções conforme necessário, não deixando faltar recursos para a obra. Definir as datas agendadas em cada contrato, verificando os serviços a serem executados e coordená-los com os processos de desenvolvimento tratando as antecipações necessárias assegura que todos os serviços atendam às necessidades projeto.

A Gestão de Contrato abrange tudo relacionado ao fornecimento e construção no Projeto. Logo esta função deverá ser iniciada na fase de Engenharia, quando o Gestor de Contrato deve acompanhar e discutir o projeto acompanhado do Gestor da Construção com a equipe de Engenharia e Planejamento, pois nesta fase muitas dúvidas e pendências poderiam ser mitigadas, permitindo melhor entendimento do projeto e sua execução. Isto ajuda a garantir contratações que de fato atendam a obra, evitando desperdícios contratuais. Uma interação pobre geralmente leva a contratações diretas, emergenciais e regulatórias que, ao diminuírem o poder de esforço de suprimentos, são sempre acompanhadas de custos mais elevados.

As atividades básicas do Gestor de Contrato envolvem acompanhar as entregas dos fabricantes de material, a logística e todo o Diligenciamento. Falhas na entrega, prazo, desencontros de logística e outros levam a refazimento de serviços, extensão de permanência de equipes em campo, mais gastos com mobilização e desmobilização. A não observância das restrições contratuais aumenta a possibilidade de pleitos.

Outro ponto fundamental diz respeito a interação com a equipe de suprimentos, acompanhando o processo de contratação. A área de Suprimentos, além de executar atividades de compras, realiza a movimentação, armazenagem e o recebimento de materiais, logística da empresa, bem como fidelizações, pesquisas de mercado e decisões finais sobre melhores aquisições e fornecedores.

Apesar de total liberdade e competência para finalizar processos de compra, a interação com esta área, acompanhando os processos de orçamento e seleção, a fim de mitigar alianças tendenciosas e fraudes, certamente poderá impactar no orçamento da obra.

Este acompanhamento junto à área de Suprimentos faz acontecer o plano de suprimentos (requisição de proposta, contratações novas e de aditivos, encerramento contratual). Nele o gestor pode acompanhar pontos contratuais como (i) a definição da melhor forma medição e pagamento evitando desequilíbrios, (ii) o momento certo da emissão da carta de intenção para mobilização, (iii) verificando se a contratação atendeu de fato os serviços e fornecimentos necessários, evitando desperdício de contrato e contratações emergenciais, o que geralmente vem a um custo maior.

A área de gestão de contratos deve funcionar como uma área de controle, pertencendo a uma estrutura externa a área “dona” do orçamento de forma a evitar contaminação na tomada de decisões. Gestores de Obra devem trabalhar em compliance com os procedimentos da empresa, mas são comuns os casos em que a “necessidade da obra” supera a aderência aos procedimentos e restrições contratuais. Um gestor de contrato ligado diretamente à obra tem seu esforço limitado, assim como sua capacidade de mitigar situações que levam a um estouro de verba.

É claro, o trabalho de uma área que se sustenta na interseção de várias outras está sempre sujeito as vicissitudes de um trabalho em equipe. Como uma área de abrangente atuação e forte interseção com áreas chaves de uma empresa, a área de gestão de contratos pode alavancar um projeto dando lhe mais eficiência e otimização de custos, mas também pode contribuir muito para o desperdício de recursos e aumento de custos. Uma área que assume postura de controle procura ativamente minimizar os gastos de um projeto.

Contexto: o presente artigo faz parte de uma série de 5 que analisaram os desafios para se entregar projetos Industriais dentro do ORÇAMENTO estabelecido contratualmente. Foi realizada uma pesquisa com 22 participantes que determinaram 5 causas mais contundentes para o atraso de projetos. A pesquisa foi realizada no mês de outubro de 2013 com a Turma 4 de Pós Graduação em Engenharia de Custos e Orçamentos do IETEC, sob a orientação e coordenação do Professor Ítalo Coutinho.

Sobre os Autores: Ângela Costa, Douglas Hilbert, Lívia Spinelli, Sidnei Eustáquio

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