Mais uma vez: PMBOK não é metodologia

A compreensão do que seja uma metodologia é muitas vezes relegada a um plano secundário nas discussões cotidianas, mesmo nas profissionais. Mas, obviamente, para referenciar metodologias, é preciso que esta compreensão seja mais bem trabalhada. Afinal, tratar algo como metodologia quando na realidade não o é, além de ser um equívoco, reforça compreensões enganosas e as consequências disto nas organizações e na formação de novos profissionais. Somemos a isso o fato de que educamos muito mais pelo exemplo que pelo discurso.

Tentemos evidenciar o que se entende por metodologia. Mas comecemos pelo conceito de método.

O Método orienta um raciocínio ou forma de trabalhar sem prendê-lo ou restringi-lo demasiadamente. Ou seja, um método conduz seu seguidor deixando-o à vontade para utilizar ferramentas e técnicas diversas no seu trabalho (seja ele de pesquisa, braçal, etc.). A função do método está na orientação de um caminho que ofereça maiores oportunidades de sucesso a uma empreitada. O Método não implica necessariamente em repetição, pois, pode-se seguir o mesmo método utilizando-se técnicas e ferramentas diversas. Pensemos, por exemplo no Método Científico que direciona uma infinidade de pesquisas de naturezas completamente diferentes.

Podemos dizer que um Método diz o rumo ou condicionantes a seguir com relação a um processo a fim de ter maior chance de sucesso. Já a metodologia corresponde a uma definição minuciosa sobre como fazer algo.

A Metodologia especifica detalhes, incluindo técnicas e ferramentas, a serem utilizadas na execução de um trabalho. A Metodologia concentra-se em definir critérios ou condições para que o trabalho seja considerado válido ou adequado. Um trabalho feito conforme uma metodologia segue procedimentos operacionais previamente definidos nesta metodologia.

Uma Metodologia baseia-se em métodos eventualmente e agrega técnicas e ferramentas a serem utilizadas, bem como sequenciamentos de operações e outros detalhes. Aplicar uma metodologia, em teoria, atribui maior eficiência ao processo de trabalho. Ou seja, os resultados obtidos tendem a atender especificações pré-estabelecidas para validação de um trabalho.

Já os Métodos utilizados na execução de um trabalho responderiam pela eficácia do trabalho. Ou seja, orientar-se  pelos métodos corretos contribui para uma maior probabilidade de se chegar aos resultados ideais para a demanda.

Gosto de usar um exemplo simples: uma equação do segundo grau.

Todos aprendemos no ensino fundamental a resolver as equações do tipo ax2+bx+c=0, as chamadas equações do segundo grau. Muito provavelmente nos lembremos do Método de Báscara, aquele que calcula delta e depois calcula as duas raízes possíveis. É um método algébrico para o qual há procedimentos específicos a serem seguidos à risca (a metodologia de cálculo). É um método que produz resultados exatos.

Mas há outros métodos para resolver equações do segundo grau, por exemplo, um método gráfico. Você pode plotar a função y= ax2+bx+c num gráfico atribuindo valores para x e identificando o correspondente para y. Um bom conjunto de pontos lhe permitirá traçar a curva que representa a função. Onde a curva cruzar o eixo x estarão as raízes da equação. Certamente é um método menos preciso (sobretudo se você desenhar o gráfico à mão).

Veja que são dois métodos que levam a resultados que diferem apenas pela precisão. Mas, conforme as necessidades, qualquer um pode ser suficientemente eficaz. As metodologias de aplicação de cada método são bastante diferentes. Um usa desenvolvimentos algébricos e o outro, recursos gráficos. Usam, portanto técnicas e ferramentas bastante diferentes.

Levemos esses conceitos ao Gerenciamento de Projetos.

Em Gerenciamento de Projetos as organizações procuram criar metodologias que levem a um maior grau de eficiência no desempenho das atividades de planejamento, execução e monitoramento. Essas metodologias são construídas com base em métodos, práticas e procedimentos padrões.

As metodologias são o resultado da junção de métodos, técnicas e ferramentas na construção de orientações que detalham procedimentos, documentos e modelos a serem utilizados na execução de um trabalho. Especificamente em GP, estamos falando do trabalho de gestão (planejamento, execução e controle de projetos).

Uma metodologia, segundo Carneiro (2010), é um dos pilares que sustentam o sucesso em gerenciamento de projetos e possibilita as seguintes vantagens ao trabalho da organização:

• Estar baseada nas melhores práticas de mercado
• Ser ajustável às necessidades e realidades da empresa
• Ser utilizável, ou seja, prática e não burocrática
• Padronização de processos e documentações
• Planejamento detalhado e controle apropriado
• Melhoria na comunicação
• Aumento de eficiência e produtividade

Ainda segundo Carneiro (2010), uma metodologia deve contemplar:

• O relacionamento com clientes e usuários
• Requisitos específicos
• Planejamento do projeto
• Responsabilidades e papéis da equipe envolvida no projeto
• Controle dos projetos
• Avaliação de equipes
• Utilização de métricas

Em artigo da Method123 (2010), empresa focada em metodologias de GP, fica claro ainda que a metodologia deva considerar um ciclo de vida próprio e relativamente padronizado a ser seguido nos projetos. O ciclo de vida é uma importante referência que viabiliza uma metodologia.

Uma metodologia é construída em três etapas: identificação de necessidades, desenvolvimento da solução e criação da metodologia propriamente dita. Esta última etapa englobaria três passos:

• Passo 1 – Criação da estrutura a partir de um ciclo de vida
• Passo 2 – Descrições de fases, atividades e tarefas, regras, processo de monitoramento e controle
• Passo 3 – Adição de ferramentas da metodologia (modelos de documentos que incluem ou não uso de softwares ou outras ferramentas)

Enfim, agora analisemos o que o PMBok nos oferece em comparação ao exposto acima sobre metodologias.

Embora apresente um ciclo de vida genérico, raramente os projetos são desenvolvidos com base nesta generalidade. Busca-se ciclos de vida específicos e adaptados a cada caso ou a cada tipo de projeto. Logo, o ciclo de vida genérico apresentado no PMBoK raramente é usado como ponto de partida para metodologias de gestão de projetos.

Há uma infinidade de técnicas e ferramentas descritas ou apenas citadas entre os processos do PMBoK, mas aplicá-las todas é evidentemente oneroso em demasia para muitos projetos (talvez a maioria). Portanto, o PMBoK apresentas técnicas e ferramentas mas não define o que deve ser aplicado em cada caso específico. Assim, no aspecto técnicas e ferramentas o PMBoK é aberto, flexível e superficial demais para ser compatível com uma metodologia.

O PMBoK cita uma infinidade de documentos característicos do gerenciamento de projetos, mas não apresenta modelos para eles. Novamente, por este aspecto não poderia ser encarado como metodologia.

Por mais que o PMBoK estabeleça processos gerenciais específicos para comunicações, ele não define rigorosamente os canais, os repositórios, os formatos, etc. para a transmissão de mensagens. Há, por exemplo, uma diferença radical entre estabelecer que se deva usar algum sistema de transmissão de informações, ou dizer que será usado especificamente o sistema A ou B. Uma metodologia seria assertiva e específica nesse sentido.

Enfim, uma metodologia é como uma receita, um passo a passo que deve ser seguido com relativo rigor. Seguir os quarenta e sete processo do PMBok, aplicando todas as técnicas e ferramentas nele referenciadas, produzindo todas as análises e documentos citados, etc. é completamente inviável na grande maioria dos projetos. Há quem diga que pode-se prescindir de um ou outro processo conforme o caso e certamente pode-se descartar técnicas e ferramentas diferentes em diferentes situações de projeto.

Ou seja, seguir o PMBok à risca, no rigor de cada um dos seus processos pode tornar o trabalho de gestão ineficiente e muito provavelmente ineficaz. Nesta situação temos a impressão comum de que estamos envolvidos apenas por burocracia, afinal, o trabalho não gera resultado compatível. Portanto, o PMBoK não pode definitivamente ser tratado como metodologia.

O que nos preocupa é que no discurso todos concordam com isso, mas na prática, ainda vemos muitos gerentes com a atitude e as orientações divergentes dessa constatação. Muitos profissionais, ao assumirem um projeto, criam um Termo de Abertura do Projeto ao qual tentam concatenar uma série de outros documentos seguindo item a item o PMBoK e aplicando modelos genéricos sem que constituam um sistema consistente de documentação. Ou seja, apesar de admitirem que o PMBoK não é metodologia, tentam segui-lo como tal agregando modelos colhidos quase que aleatoriamente.

Talvez uma causa desse comportamento seja o fato de que não conhecemos metodologias de GP, embora conheçamos o PMBoK. Pior que isso, não dominarmos o conceito do que seja uma metodologia e nem a habilidade para criar uma em particular. Só nos resta seguir o que conhecemos bem, o PMBoK, mas que não é metodologia.

Será que conhecemos Gerenciamento de Projetos na teoria, mas não sabemos transformar esse conhecimento em metodologias práticas para serem aplicadas no nosso trabalho? Será que os índices de insucesso em projetos têm alguma coisa a ver com isso?

Continuamos refletindo…

Sobre o Colunista: Renê Guimarães Ruggeri. Formado em Engenharia Civil, MBA em Gestão de Projetos, Especialista em Gestão de Empresas, 20 anos como Coordenador de Projetos AEC, autor dos livros “Redescobrindo o Processo do Projeto” (2015) e “Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor” (2011), Eng. Máster Coordenador de Projetos na Vale S/A (2011-2015), Professor da Academia Militar de MG no CFOBM (2003-2010), Diretor de Projetos da FEOP(2006-2008), participação em mais de 100 Projetos AEC de variados portes e tipologias (1995-2015), Instrutor, palestrante e escritor nas áreas de Engenharia de Projetos e Gestão de Projetos. Atualmente é Sócio-Proprietário da Renê Ruggeri Engenharia e Consultoria e atua com Gestão de Empreendimentos com foco em Gestão de Engenharia.

Email de contato: rgruggeri@gmail.com – Site: www.reneruggeri.com

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