Melhores práticas para a criação e utilização de um cronograma na gestão de projetos

RESUMO

Este trabalho é uma pesquisa que mostra as melhores práticas para a elaboração e utilização de um cronograma, identificando sua importância e suas principais funções para o gerenciamento de projetos.

INTRODUÇÃO

O cronograma é uma ferramenta que auxilia no planejamento e controle das entregas de um projeto, através dele e de seu caminho crítico podemos identificar falhas e até supostos atrasos. Ele descreve a orientação para o prosseguimento do projeto, define metas e resultados que devem ser alcançados e quando devem ser obtidos para conclusão dentro da qualidade e do prazo estimado alem de ser um meio para um controle continuo de como vai o andamento do projeto, portanto é extremamente importante mantê-lo atualizado para que esse acompanhamento seja real. Sua principal função é identificar quando começa e termina determinada atividade dentro do escopo.

JUSTIFICATIVA

O objetivo geral do trabalho é desenvolver uma pesquisa sobre como elaborar um cronograma de forma prática e objetiva, identificando sua importância e principais funções para o gerenciamento de projetos.

Os objetivos específicos são:

• Elencar, através de pesquisas, as melhores práticas para a elaboração de um bom cronograma de projeto.
• Destacar a importância do cronograma para garantir que as atividades sejam concluídas de acordo com o planejado.
• Evidenciar a função de visualização gráfica do encadeamento das entregas e acompanhamento do desempenho do projeto.

Este artigo salienta a importância de um cronograma dentro da Gestão de Projetos, inclui algumas dicas para melhor montá-lo e suas principais funções, visando o melhor controle do tempo e planejamento das entregas.

DESENVOLVIMENTO

O cronograma é uma ferramenta para gerenciamento do tempo em um projeto, onde se documenta e controla o tempo a ser gasto para as entregas. Em síntese é composto de uma lista de atividades interligadas por relações de dependência, que são aplicadas sobre um calendário e após a análise da disponibilidade de recursos humanos e materiais, possibilita a identificação e o controle da data de realização de cada atividade.

Por mais simples que seja o projeto é muito importante identificar o Caminho Crítico dentro de um cronograma, pois apenas com essa informação o Gerente de Projetos tem a possibilidade de aplicar técnicas para monitorar e aumentar a probabilidade de entregas dentro do planejado, verificando quais atividades possuem folgas e quais são cruciais para o cumprimento do prazo e qual é a duração do projeto.

Não é possível garantir que a existência um cronograma baste para que as entregas sejam feitas dentro do prazo, por isso, o mesmo deve ser distribuído entre as equipes do projeto, para que todos tenham ciência da sequencia de atividades a serem realizadas e também há a necessidade da atualização constante do mesmo.

Função

Primeiramente é importante identificar o que é um cronograma para aplica-lo da melhor maneira dentro do projeto. Esta ferramenta se caracteriza por ser um documento que tem a função de promover a gestão das atividades, que normalmente são elaboradas em formato de tabela, disponibilizando as tarefas diárias ou semanais de forma organizada.

Exemplo de tabela com a data de início, fim e duração de cada pacote de atividades

Fonte: https://construa.wordpress.com/tag/openproj

A principal função de um cronograma é identificar quando cada atividade deve ser iniciada e concluída, em um encadeamento lógico e sequencial. Permitindo assim que o GP controle as interdependências de tarefas e construa seu caminho crítico de maneira a otimizar as entregas.

Através dessa ferramenta é possível a medir a performance da equipe, encontrando alternativas mais ágeis e assertivas para o desenvolvimento de cada solução e a entrega final dentro do prazo.

Importância

Sua importância é garantir que cada etapa seja entregue dentro do prazo acordado, mantendo a satisfação do cliente e o time to market da solução. Ele é examinado regularmente para que se possa permanecer dentro do orçamento e obter produtos e recursos do mercado. Um bom cronograma pode ajudar a evitar o custo além do necessário, a escassez de recursos ou até mesmo pedidos de mudança excessivos.

É importante perceber a relevância do cronograma, muitas vezes não é dada a ênfase necessária a essa parte do projeto, mudanças podem afetar todas as áreas do projeto e ter impactos posteriormente. Assim o mesmo deve ser um foco central e ferramenta fundamental para o gerenciamento do projeto.

Em suma, um bom cronograma estima o tempo de cada atividade, acompanha o desempenho do time, aloca melhor os recursos e aumenta a eficiência geral.

Dicas

O cronograma é uma forma extremamente visual de exibir o sequenciamento de atividades dentro de um projeto, permitindo que a interdependência entre as atividades seja identificada mais facilmente e que todos os seus detalhes são evidenciados de forma clara, mostrando o tempo que tem que ser investido na prática de cada etapa.

• A construção de um escopo bem delineado passando pelo completo entendimento das fases necessárias para a conclusão da iniciativa bem como dos recursos necessários para levar o projeto até o fim, são cruciais para um bom controle do prazo do projeto.
• É importante estabelecer objetivos, eles são a chave para um cronograma bem sucedido e faz com que a equipe se motive para executá-lo exatamente como planejado.
• Deve-se identificar a disponibilidade dos membros da equipe, com um inventário dos recursos, verificar quem está disponível para trabalhar em cada etapa, se existem buracos ou membros que serão sobrecarregados. Esse fator é ainda mais importante em ambientes onde os orçamentos são mais apertados e deve-se evitar a contratação de mais recursos. Além disso é importante envolver essa equipe no processo de planejamento, assim ela pode compreender melhor as dependências de atividades e se sentir mais motivada para o cumprimento do cronograma.

É importante o envolvimento da equipe no planejamento do cronograma

Fonte: http://www.rationalplan.com/projectmanagementblog/benefits-tracking-project-schedule

• O cronograma deve ser construído também em cima das entregas, é normal querer construir o cronograma levando em consideração apenas as tarefas, mas as entregas são mais tangíveis, verificáveis e devem atender padrões pré-determinados para serem concluídas.
• É interessante estabelecer marcos no cronograma e verificá-los frequentemente, dessa forma consegue-se ter um controle melhor do andamento do projeto.
• Esperar que o cronograma terá alterações, o cronograma não é permanente porque tarefas e necessidades das partes interessadas estão em constante mudanças. O cronograma é uma suposição do que vai acontecer e quando, o trabalho do gerente de projetos é entender a causa dos eventuais desvios e fazer as mudanças necessárias para a programação atender essas mudanças.

A gestão de mudanças é muito importante, deve-se estabelecer um parâmetro para que se comece o processo de controle de mudanças.

• No cronograma cada tarefa deve ter pelo menos uma predecessora e um sucessora, com exceção do início e no fim do projeto. Quando uma tarefa não tem um sucessor e/ou um predecessor a tarefa gera um uma quebra involuntária no diagrama de atividades do projeto, dificultando o cálculo do caminho crítico.

Exemplo de caminho crítico no diagrama PERT/CPM, todas as tarefas possuem predecessoras e sucessoras.
Fonte: http://www.pmknowledgecenter.com/dynamic_scheduling/baseline/critical-path-or-critical-chain-difference-caused-resources

Como fazer um cronograma

Abaixo seguem etapas para a montagem do cronograma:

• Definir o escopo do projeto
• Montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto);
• Estimar duração das atividades;
• Definir os Recursos das atividades;
• Definir dependências entre as atividades;
• Identificar e analisar o caminho crítico;
• Traçar uma linha de base;

É importante entender o cronograma como uma parte do gerenciamento do projeto e o planejamento do gerenciamento do cronograma é um processo que tem como entradas o Plano de Gerenciamento do Projeto, o Termo de abertura do projeto, fatores ambientais da empresa e os ativos de processos organizacionais. Já a definição de atividades que é o processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto, tem como entradas além dos dois últimos, o próprio Plano de Gerenciamento do Cronograma e a linha de base do escopo, daí a importância de um escopo bem definido.

Principais softwares utilizados para a elaboração do cronograma

O OpenProj foi criado pela Serena, é baseado em Java e por isso roda em qualquer sistema operacional (Windows, Linux, Mac), tem uma interface bem similar ao MS-Project. É um software de gestão de projetos gratuito. Abre arquivos do Microsoft Project e do Primavera, porém possui formato de arquivo próprio. Executa as seguintes atividades: Gera EAP; Diagrama de Rede; Grafico de Gantt; Tabelas de uso da tarefa; Tabela de uso do recurso; Configuração de período de trabalho; Gera e acompanha baselines. Ou seja, tem todo o básico necessário para coordenar projetos.

Não gera macros, nem relatórios personalizados, nem sincroniza com o project server. Seus relatórios e gráficos podem ser exportados para xml ou pdf, facilitando assim a migração dos dados para outros programas do gênero.

Imagem do programa OpenProj.
Fonte: http://engenheironocanteiro.com.br/openproj-cronograma

O MS Project por ser um item da plataforma Office da Microsoft é muito utilizado. Demanda dos profissionais que detenham o conhecimento operacional, uma visão mais crítica e sistêmica do projeto como um todo.

No geral, baseia-se no modelo Diagrama de Rede, utiliza tabelas no processo de entrada de dados, permite uso de subprojetos, possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas possui um conjunto padrão de relatórios e os usuários podem criar seus próprios relatórios.

Oferece funcionalidades como análise de recursos, orçamentos e cronogramas permite ao Gerente de Projeto medir facilmente o progresso do projeto prevendo necessidades futuras através de relatórios práticos, detalhados e personalizáveis.

Abaixo estão algumas atividades possíveis através dessa ferramenta:

• Verificar cargas excessivas de trabalhos dos recursos;
• Geração de relatórios e gráficos;
• Monitoramento dos custos através de relatórios personalizáveis;
• Criação de campos personalizáveis;
• Diversas formas de apresentação (Gantt, Marcos, Calendário, etc.);
• Obter produtividade;
• Calendários personalizáveis (Projeto e Recursos Humanos )

Imagem do programa MS Project.
Fonte: http://intelligantt.blogspot.com.br/2010/09/publish-ms-project-2007-tasks-to.html

O Project Primavera é um produto pertencente a Oracle, instituição que fornece soluções e sistemas de gestão de banco de dados. Por isso, antes que profissional possa desenvolver um cronograma de qualidade no Project Primavera, ele precisará parametrizar todas as informações do projeto em uma plataforma SQL Server.

As empresas recorrem às soluções de gestão de portfólio de projetos Primavera da Oracle para ajudá-las a tomar melhores decisões, avaliar os riscos e recompensas associados aos projetos e determinar se há recursos suficientes com as capacitações certas para realizar o trabalho. Essas soluções fornecem os recursos de execução e controle de projetos necessários para entregar projetos com sucesso e pontualidade, dentro do orçamento e com a qualidade pretendida.

Imagem do programa Project Primavera.
Fonte: http://www.intaver.com/index-primavera.html

O Gantt Project é um software gratuito destinado ao gerenciamento de projetos e obras, similar ao Microsoft Project, muito usado na engenharia para criar e gerenciar o cronograma.

Através dele é possível quebrar o projeto em uma árvore de tarefas e atribuir os recursos humanos e financeiros que tem de ser alocados em cada tarefa. Pode- se também criar dependências entre tarefas, como “essa tarefa não pode começar até que esta tenha acabado”.

Podendo imprimir os gráficos, gerar relatórios em PDF e HTML, trocar dados com o Microsoft(R) Project(TM) e aplicações de planilha eletrônica.

Imagem do programa Gantt Project.
Fonte: http://www.downloadcrew.com/article/27705-ganttproject

O Project Planner é gratuito podendo ser utilizado para controlar projetos no segmento de T.I. e qualquer outro. O programa possui uma interface capaz de exibir as tarefas em forma de gráfico de Gantt, lista, sendo também capaz de gerenciar recursos ligados aos projetos.

O Planner pode armazenar seus dados em arquivos XML ou em um banco de dados postgresql. Os projetos podem ser impressos em PDF ou exportados para HTML para facilitar a visualização a partir de qualquer navegador web.

O programa ainda permite:

• Gestão de calendários;
• Gestão de recursos;
• Monitorar o progresso do projeto;
• Vincular tarefas

Imagem do programa Project Planner.
Fonte: http://www.kroll-software.ch/products/ks-projectplanner-free

O Open Workbench é um aplicativo 100% gratuito para planejar e gerenciar todos os tipos de projetos. Um dos mais usados atualmente.

Uma leve dificuldade inicial na operação do programa é compensada com uma grande quantidade de opções que o Open Workbench apresenta.

O software oferece um avançado sistema de planejamento de projetos, com tarefas (e tarefas chave) e com uma eficiente estrutura de trabalho.

Uma vez que o projeto é criado, é possível destinar recursos e utilizar ferramentas de planejamento, execução, controle e acompanhamento. Todos estes perfeitamente agrupados na margem esquerda do Open Workbench.

Imagem do programa Open Workbench.
Fonte: https://itdesign.de/en/ppm/open-workbench

O dotProject é um sistema de gerência de projetos em software gratuito de fácil utilização, com um conjunto de funcionalidades e características que o tornam indicado para implementação em ambientes corporativos, pois atende a diversas necessidades de gerentes e Escritórios de Projetos.

Desenvolvido em PHP, utilizando o banco de dados MySQL. Independente de qualquer sistema operacional, pois roda diretamente no navegador.

Imagem do programa dotProject.
Fonte: http://linuxgazette.net/139/jordan.html

O WBS Schedule Pro é um Software de Gerenciamento de Projetos para Windows, que combina uma estrutura de trabalho com gráficos (WBS), gráfico de rede, folha de tarefas, além de inúmeras funcionalidades adicionais, com o objetivo de planejar e gerenciar projetos com eficiência.

O WBS Schedule Pro pode ser usado sozinho como uma ferramenta de planejamento de projeto e programação independente. A interface de usuário intuitiva e a natureza visual dos gráficos usados para criar projetos minimiza a curva de aprendizado, necessária para usar o software de gerenciamento de projetos mais complicado. Ele é fácil de usar, com abundância de recursos avançados para efetivamente planejar e gerenciar até mesmo os projetos mais complexos.[1]

Imagem do programa WBS Schedule Pro.
Fonte: http://www.criticaltools.com.br/

CONCLUSÕES

O cronograma é muito importante para o entendimento e controle do projeto, é através dele que conseguimos ter uma visão do andamento do mesmo. Para fazer um bom cronograma é importante ter bem definidos os objetivos e as etapas do projeto e para seu cumprimento é importante ter o envolvimento da equipe na sua elaboração e acompanhamento, além de contar que haverá mudanças e estabelecer um plano de controle de delas.

REFERÊNCIAS

• BRAZ, Vinícius. Como fazer um bom cronograma de projeto? Disponível em < http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/conhecimentos/como-fazer-um-bom-cronograma-de-projeto > acesso em 31 de outubro de 2016.
• RODRIGUES, Eli. Série – Como fazer um cronograma. Disponível em < http://www.elirodrigues.com/serie-como-fazer-um-cronograma> acesso em 31 de outubro de 2016.
• Matheus. Como fazer um cronograma. Disponível em < http://www.novonegocio.com.br/como-fazer/como-fazer-um-cronograma/ > acesso em 31 de outubro de 2016.
• MONTES, Eduardo. Desenvolver o cronograma. Disponível em < http://escritoriodeprojetos.com.br/desenvolver-o-cronograma > acesso em 31 de outubro de 2016.
• MACEDO, Diego. Gerenciamento do Tempo do Projeto. Disponível em < http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-do-tempo-do-projeto-pmbok-5a-ed/ > acesso em 31 de outubro de 2016.
• ARAMBURU, Alejandro; COLODZIN, Michelle e LUKAS, Joe. Seven Tips on How to Build a Solid Schedule. Disponível em < http://www.pmi.org/passport/mar09/passport_mar09_seven-tips-on-how-to-build-a-solid-schedule.html > acesso em 08 de novembro de 2016.
• DESGUPTA, Avi. 7 useful tips for effective Project Schedule Management. Disponível em < https://www.linkedin.com/pulse/20140620205323-7261796-7-useful-tips-for-effective-project-schedule-management > acesso em 08 de novembro de 2016.
• FILEV, Andrew. Tips and Tricks for Smart Project Planning. Disponível em < https://www.wrike.com/blog/tips-and-tricks-for-smart-project-planning/ > acesso em 08 de novembro de 2016. 
• DUARTE, Jefferson. Ferramentas Gratuitas para Controle de Cronogramas. Disponível em < http://www.gp4us.com.br/ferramentas-gratuitas-cronogramas/ > acesso em 13 de novembro de 2016.

Notas:

[1] http://www.criticaltools.com.br/

Sobre os Autores:

Juliana Gomes Barreto, Graduada em Arquitetura e Urbanismo na Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), pós graduanda em Gerenciamento de Projetos na Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais (PUC Minas). E-mail do contato:  jugbarreto@gmail.com

Thais Gouvêa, Graduada em Administração na Universidade na Faculdade Metodista Granbery, pós graduanda em Gerenciamento de Projetos na Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais (PUC Minas). E-mail do contato:  tatagouvea@gmail.com

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da Pontifica Universidade Católica de Minas Gerais – PUC-MG, Juiz de Fora/MG.

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