Modelos de Contratos em Projetos

Resumo: Este artigo apresenta uma série de aspectos que devem ser considerados na elaboração ou na análise de propostas comerciais e contratos de compras de materiais ou serviços para projetos. A partir da identificação destes itens é proposto um conteúdo mínimo para cláusulas de propostas técnicas, comerciais e de contratos.

1. Introdução

Entre os processos de gerenciamento de aquisição, o PMBOK do PMI (2013) apresenta o processo de condução das aquisições. No entanto, a maioria das empresas opera com suas funções de compras e departamentos jurídicos segregados de sua gestão de projetos. A elaboração de contratos fica delegada a estas áreas, que muitas vezes, tem pouca interação com os gestores de projetos.

Muitos gerentes de projetos, apesar de conhecerem a fundo seus projetos, a metodologia de gerenciamento utilizada em sua organização e as práticas do PMI tem dificuldade em analisar propostas e contratos.

Este artigo apresenta modelos de conteúdo mínimo de propostas técnicas e comerciais e de contratos, que podem servir de referência para os gerentes de projetos, interagirem com suas áreas de compras e departamentos jurídicos em seus processos de aquisição.

2. Propostas Comerciais

O PMBOK do PMI (2013), identifica tipos de contratos e apresenta uma série de ferramentas e técnicas para gerenciamento de aquisições. As características específicas de cada contrato dependem de sua finalidade, mas podemos propor modelos e características que, pela experiência, se mostrem adequados à gerência de projetos.

Num processo de aquisição de produtos e serviços usualmente podemos identificar dois momentos: a cotação inicial, em que a organização recebe propostas técnicas e comerciais; e o contrato propriamente dito, quando há a escolha efetiva de um fornecedor.

Numa proposta técnica e comercial deveriam constar, minimamente os seguintes itens (ORTEGA, 2010; LOPES, 2013):

• Elementos formais:
  • Data, número de referência, prazo de validade;
  • Confidencialidade;
  • Forma de pagamento;
  • Disposições gerais.

• Fatos e dados sobre a proponente:
  • Perfil da empresa;
  • Evidências de desempenho, como certificações, prêmios e principais clientes.

• Benefícios para a empresa contratante:
  • Diferenciais da proposta, baseados em fatos objetivos;
  • Metodologia utilizada (tecnologia, arquitetura e método de trabalho).

• Aplicação:
  • Escopo dos produtos e serviços;
  • Papéis e limitações de responsabilidade;
  • Prazos e cronograma;
  • Garantias e suporte aos produtos.

Desta forma, a empresa proponente deixa claros os benefícios de sua proposta, fixa uma data máxima para obter o retorno (validade da proposta) e apresenta fatos e dados que suportam sua oferta.

3. Contratos

O contrato formalizado após a escolha da proposta mais apropriada, costuma incorporar os termos da proposta vencedora entre suas cláusulas e mais alguns itens (MARTINS, 2010; TAUHATA, 2007; FREIRE, 2011, PMI, 2013), tais como:

• Objeto – Escopo e entregáveis do contrato. Exemplos: licença de uso de software, prestação de serviços de instalação, configuração e treinamento, fornecimento de equipamentos entre outros;
• Solicitações de mudanças – Regras para solicitação e aprovação de mudanças, como: descrição da mudança solicitada, finalidade da mudança, grau de prioridade, data solicitada para implementação, critérios de aceitação e alçadas para aprovação;
• Obrigações das partes – papéis e responsabilidades, detalhamento das obrigações da contratante e contratada, limitações de responsabilidades;
• Prazo ou vigência – Cronograma, com data de início e fim de cada etapa. Uma questão importante é definir como serão tratados os atrasos;
• Critérios de aceitação do produto ou serviço – É usual a previsão de aceite de cada etapa por parte do contratante;
• Regras de vistoria – cláusula que dá acesso as instalações onde é prestado o serviço e assegura inspeções e auditorias de qualidade;
• Preço e forma de pagamento – Estes itens normalmente são vinculados aos prazos ou etapas definidos no item anterior e à apresentação de documentação (Notas fiscais e documentos de regularidade com INSS e fisco);
• Multas e juros de mora – usualmente são cobrados:
  a)    2% de multa; (A aplicação de multas superiores a 2% apesar parecer ter caráter inibitório em relação a comportamentos oportunísticos, tem efeito contrário, e costuma ser contestada judicialmente);
  b)    1% de juros ao mês calculados pro rata die entre a data de vencimento e a do efetivo pagamento; e
  c)    a atualização dos valores descritos nos subitens (a) e (b) por um índice de preços, prevendo no caso de extinção deste sua substituição por outro índice que reflita a variação dos preços no período em questão.

• Garantias de crédito e de cumprimento de obrigações contratuais – como fianças e seguros;
• Penalidades – Usualmente se prevê que no caso de descumprimento de qualquer das obrigações assumidas pelas partes, a parte infratora fica sujeita ao pagamento de uma penalidade no valor equivalente à um percentual (20% é um percentual muito utilizado) sobre o valor total do contrato, sem prejuízo do ressarcimento, à parte inocente, dos danos e lucros cessantes sofridos em razão do descumprimento da(s) obrigação(ões);
• Confidencialidade – sigilo e proteção da propriedade intelectual. Este item usualmente está associado à previsão de penalidades específicas, tendo em vista que muitos projetos envolvem inovações sensíveis para as organizações, em termos de novos produtos e serviços;
• Relações Trabalhistas – visando minimizar futuros processos, pois muitos projetos envolvem a contratação de pessoal temporário. A prova de cumprimento das cláusulas específicas de relações trabalhistas normalmente é condição imprescindível para a autorização dos pagamentos dos serviços constantes no contrato e em muitos casos, é incluída entre as hipóteses de rescisão;
• Foro – Normalmente a empresa que elabora o contrato define como foro o local de sua sede;
• Hipóteses de Extinção contratual:
  • Extinção de qualquer das Partes;
  • Pedido de recuperação judicial/extrajudicial ou decretação de falência de qualquer das Partes;
  • Denúncia, pelo contratante, manifestada por escrito com antecedência mínima de xx dias (o usual são trinta dias), quando o contrato for por prazo determinado;
  • Distrato, decorrente do interesse de ambas as Partes;
  • Rescisão, decorrente de descumprimento reiterado de obrigação contratual. A rescisão só poderá ser efetivada se a parte faltosa, notificada com xx dias (o usual são quinze dias) de antecedência para sanar a falta, deixar de fazê-lo.

Considerações finais:

A proposta deste artigo foi a apresentação de modelos de conteúdo mínimo de cláusulas de propostas e contratos.

Os modelos propostos são somente uma referência, pois cada proposta e contrato devem ser adequados à finalidade, à realidade e aos recursos disponíveis na organização. Além disto, os modelos de propostas e contratos, devem refletir as práticas do setor de atuação da empresa. Os modelos propostos devem sempre estar sujeitos a revisões e adaptações ao contexto da organização por sua área de compras e seu departamento jurídico.

Referências

FREIRE, Antonio R. C. O Contrato de representação comercial e a cláusula de eleição de foro. JursWay. 2011. disponível em < http://www.jurisway.org.br/v2/dhall.asp?id_dh=5504> Acesso em 10 ago. 2013.

LOPES, Leandro. 9 passos para melhorar a assertividade no envio da proposta commercial. 2013. Disponível em < http://www.l3crm.com.br/ blog/index.php/9-passos-para-melhorar-a-assertividade-no-envio-da-proposta-comercial/> Acesso em 28 ago. 2013.

MARTINS, Adler A. J. A G. Cláusulas essenciais dos contratos internacionais de compra e venda. 2007. Disponível em < http://jus.com.br/artigos/10640/clausulas-essenciais-dos-contratos-internacionais-de-compra-e-venda> Acesso em 28 ago. 2013.

ORTEGA, Marcelo. Cinco elementos essenciais para fazer uma proposta commercial. Portal Carreira & Sucesso. 2010. Dsiponível em < http://www.catho.com.br/carreira-sucesso/colunistas/marcelo-ortega/cinco-elementos-essenciais-para-fazer-uma-proposta-comercial> Acesso em 28 ago. 2013.

PMI – Project Management Institute. A guide to the Project management body of knowledge (PMBOK Guide). 5a edição. 2013.

TAUHATA, Sergio. O que não pode ficar de fora dos contratos? Pequenas Empresas, Grandes Negócios. Ed. 262. 2010. <http://revistapegn. globo.com/Revista/Common/0,,EMI184808-17155,00-O+QUE+NAO+PODE +FICAR+DE+FORA+DOS+CONTRATOS.html> Acesso em 15 ago. 2013.

Sobre o Colunista: 

Luciano Quinto Lanz, certificado como Project Management Professional (PMP) pelo PMI, Doutorando em Administração e Mestre em Administração pela PUC/RJ, MBA em Finanças pelo IBMEC-RJ, Pós-graduado em Auditoria Fiscal e Tributária pela UGF e em Docência do Ensino Superior pela UCAM-RJ, graduado em Administração pela UFRGS. Trabalha há mais de quinze anos na área financeira, em empresas como IBM Brasil, TV Globo, Embratel, Sistema Globo de Rádio e Concremat. Atualmente trabalha no BNDES.

E-mail de contato: lqlanz@yahoo.com.br

Sobre a Colunista: Renata Lanz, Engenheira de Telecomunicações pela UFF, Mestre em Telecomunicações pela PUC-Rio, MBA em Marketing pela FGV e certificada como Project Management Professional (PMP) pelo PMI. Atualmente trabalha na Oi Telecom na área de Produtos para o Segmento Empresarial.

E-mail de contato: remartins02@yahoo.com.br

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