O papel do gerente de projetos

Resumo: Buscando uma melhor organização interna e uma maior competição no mercado, empresas têm procurado no Gerente de Projetos a oportunidade para conseguirem um melhor controle de seus projetos e processos. Um projeto bem administrado possibilitará que o mesmo tenha um bom planejamento e seja executado dentro do prazo com os custos previstos, além de apresentar uma melhor qualidade nos serviços prestados.

A boa prática do gerenciamento de projetos produz resultados expressivos para o crescimento de uma organização.

Este artigo mostra a função e as responsabilidades do gerente de projetos e como a atividade de gerenciamento pode beneficiar uma empresa.

Introdução

Um dos desenvolvimentos mais produtivos que a gestão de projeto obteve, foi a nomeação de uma pessoa que seja responsável por gerenciar o projeto, ou seja, o gerente de projeto, pois a organização passa a ter grandes chances de sucesso em seus empreendimentos.

O gerente de projeto é o responsável principal pelo andamento do projeto, é quem define metas, orçamento, prazo, além de montar uma equipe para que possam juntos adotar a melhor metodologia para o desenvolvimento do projeto.

“Um projeto é uma organização de pessoas dedicadas visando atingir um propósito e objetivo específico. Projetos geralmente envolvem gastos, ações únicas ou empreendimentos de altos riscos o qual tem que ser completado numa certa data por um montante de dinheiro, dentro de alguma expectativa de desempenho. No mínimo todos os projetos necessitam de terem seus objetivos bem definidos e recursos suficientes para poderem desenvolver as tarefas requeridas”. (TUMAN,1983).

“Um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos” (ISO 10006, 1997).

Gerenciar um projeto é agir de forma que se possa buscar os objetivos traçados dentro de parâmetros de qualidade determinados, atingindo o planejamento prévio de prazos (cronograma) e custos (orçamento). Portanto, é função do gerente de projetos garantir que os objetivos propostos sejam atingidos.

1-0  Desenvolvimento

1-1 Gerente de projeto

Por definição, um projeto é um conjunto de atividades inter-relacionadas, destinadas a atingir um objetivo com determinada qualidade (escopo), através da utilização de pessoas, equipamentos ou materiais (recursos), com datas de início e fim bem definidas (tempo). (Gonçalves, 2004).

Figura 1: Restrição Tripa

A maioria dos projetos envolve várias pessoas, assim como as mais diversas tecnologias; A função do Gerente de Projetos é justamente coordenar o trabalho das diversas partes envolvidas no processo.

Cabe ao gerente de projetos gerenciar o projeto através das variáveis (custo, prazo, escopo), verificando dessa maneira possíveis desvios e identificando falhas que possam vir a ocorrer no decorrer do projeto.

O gerente do projeto é o principal responsável pelo cumprimento da meta do projeto, através de sua atuação positiva é que a equipe de execução conseguirá uma produtividade adequada.

Os gerentes precisam ser profissionais qualificados para poderem praticar e desempenhar bem o seu papel buscando assim as melhorias que as organizações almejam.

Conforme Prado (2000), a boa prática de gerenciamento de projetos produz resultados expressivos para as organizações como: (1) redução no custo e prazo de desenvolvimento de novos produtos; (2) aumento no tempo de vida dos novos produtos; (3) aumento de vendas e receita; (4) aumento do número de clientes e de sua satisfação e (5) aumento da chance de sucesso nos projetos.

Um gerente de projetos também deve alocar recursos, ajustar as prioridades, coordenar interações com clientes e usuários, procurar manter sua equipe concentrada nas metas e estabelecer um conjunto de práticas que garantam a integridade e a qualidade dos artefatos do projeto. Além disso, fica a cargo do gerente criar um ambiente satisfatório de trabalho para execução do projeto, ter foco nas tomadas das decisões, minimizar os retrabalhos, fazer um bom planejamento para evitar as incertezas, desenvolver trabalhos orientados na busca dos resultados e realizar integrações do projeto, promovendo reuniões e solucionando conflitos.

Para Cleland e Ireland (2002), os gerentes de projeto devem tanto liderar como gerenciar um projeto. Para desempenhar tais papéis, é necessário:

• Ter compreensão geral da tecnologia envolvida no projeto;
• Ter habilidades interpessoais que promovam um ambiente cultural para a equipe e para os stakeholders do projeto, de modo a refletir confiança, lealdade, comprometimento e respeito;
• Compreender os processos gerenciais e suas aplicações ao projeto;
• Ter visão do contexto “sistêmico” do projeto;
• Ser capaz de tomar e implementar decisões acerca do projeto;
• Ser capaz de produzir os resultados desejados no projeto.

1-2 Responsabilidades do Gerente de Projetos

O sucesso e o fracasso de um projeto estão na responsabilidade do gerente, pois é ele quem define a metodologia utilizada para o desenvolvimento do projeto como PMI e outros, define o escopo, constrói o cronograma e orçamento juntamente com sua equipe.

O trabalho de definição do projeto significa que todos os componentes do projeto entenderam e receberam com concordância sobre os objetivos, escopo, risco, abordagem, orçamento, etc, estabelecidos para o desenvolvimento do projeto, e assim estarão aptos a adotarem os procedimentos específicos que serão utilizados para o gerenciamento.

Ao iniciar o projeto, fica a cargo do gerente:

• O gerenciamento do cronograma para assegurar-se que o trabalho foi atribuído aos membros da equipe e que o mesmo será entregue dentro do orçamento e do prazo acordado.
• A identificação, a documentação, o gerenciamento e a resolução das Incidências problemáticas.
• O gerenciamento pró-ativo do escopo para assegurar-se que apenas o que foi aprovado será entregue, exceto no caso das mudanças serem aprovadas pelo processo de gerenciamento das mudanças do escopo.
• A disseminação pró-ativa das informações do projeto a todas as partes interessadas.
• A identificação, o gerenciamento e a mitigação dos riscos do projeto.
• A execução de processos de garantia e de controle da qualidade para assegurar uma solução com um nível de qualidade aceitável.
• A definição e a coleta de métricas para se ter uma noção de como o projeto está progredindo e se as entregas produzidas são aceitáveis.

No entanto, algumas atividades são repassadas pelo gerente à sua equipe, que terá que certificar que o cronograma realmente está sendo seguido conforme o planejado, sendo que de qualquer maneira, o andamento do projeto é de extrema responsabilidade do gerente.

1-3 O Perfil do Gerente de Projetos

O perfil exigido para um Gerente de Projetos hoje no mercado é de um profissional com experiência em sua área de atuação (desenvolvimento de software, infra-estrutura, construção civil). É necessário ter vivência em gerenciamento de projetos, domínio de técnicas, processos e ferramentas de gerenciamento e preferencialmente com uma especialização na área de projetos ou (MBA) e ou uma certificação internacional como o PMP, além de possuir as principais características para desenvolver uma boa gestão:

• Aplicar a liderança certa para cada ocasião;
• Ter uma boa experiência do mercado competitivo;
• Ter visão sistemática;
• Conhecer e desenvolver bem as metodologias e ferramentas do GP;
• Ser organizado;
• Ter bom relacionamento interpessoal;
• Desenvolver uma boa comunicação;
• Ter Capacidade de Gerenciamento de Equipe;
• Ser Pró-ativo;
• Ser Criativo.

O gerente de projetos é reconhecido como um administrador de um grande número de diferentes interfaces, com um relacionamento bastante dinâmico entre si. Para lidar com estas interfaces e com a elevada responsabilidade inerentes ao cargo, espera-se que este profissional possua um alto grau de flexibilidade face à limitada autoridade formal de que pode fazer uso (SBRAGIA, MAXIMIANO & KRUGLIANSKAS, 1986).

1-4 Processos Gerenciais Sob a Responsabilidade do GP

A aplicação dos conhecimentos requer a adoção eficaz de processos apropriados, então é de extrema responsabilidade do gerente de projeto ter conhecimento da estrutura de processos e áreas de conhecimento. Cada área de conhecimento abrange diversos processos no gerenciamento de projetos. Podemos dizer que o processo de gerenciamento de projetos baseia-se nos seguintes pilares:

• Estabelecimento da meta (objetivos + prazos + valores).
• Estabelecimento do escopo (descrição de o que vai ser efetivamente produzido).

Os processos do gerenciamento de projetos são descritos em cincos etapas, sendo elas:

1. Iniciação – Envolve o reconhecimento formal da existência do projeto, aprovando seu inicio;

2. Planejamento – Consiste na definição dos recursos e no desenvolvimento de cronograma e de um orçamento, selecionando as melhores alternativas para ser trabalhadas pra que possam atingir os objetivos do projeto propostos;

3. Execução – Envolve coordenação de pessoas e outros recursos na realização do planejamento;

4. Controle – Envolve garantir que os objetivos do projeto estão sendo alcançados através de monitoramento e medição do progresso regularmente, identificando os desvios com relação ao planejado e tomando ações corretivas necessárias;

5. Encerramento – Consiste na formalização da aceitação do projeto ou fase como finalizada e na revisão das lições aprendidas no projeto.

Figura 2: Grupos de Processos de Gerenciamento

São nove as áreas de conhecimento que caracterizam os principais aspectos envolvidos em um projeto e no seu gerenciamento:

• Integração – Apresenta os processos necessários para garantir que as diversas etapas dos projetos sejam realizadas corretamente;
• Escopo – Descreve os processos necessários para garantir que o projeto esteja incluindo todos os trabalhos requeridos para a conclusão do projeto;
• Tempo – Propõe os processos necessários para garantir que o projeto seja concluído no tempo estimado.
• Custos – Descreve os processos necessários para garantir que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado;
• Qualidade – Descreve os processos necessários para garantir que o projeto satisfaça a necessidade desejada;
• Recursos humanos – Refere-se aos processos necessários para integrar as pessoas envolvidas, liderar, treinar e tratar dos conflitos, entre outras coisas;
• Comunicações – Descreve os processos necessários e as habilidades gerais de comunicação, garantindo que as informações do projeto, inclusive os planos, avaliações de riscos, anotações feitas em reuniões, sejam reunidas, documentadas e distribuídas para todos os envolvidos do projeto;
• Riscos – Descreve os processos preocupados em identificar, analisar e responder com uma ação os possíveis riscos que podem afetar o projeto de forma positiva ou negativa;
• Aquisições – Abrange os processos relacionados com a compra de mercadorias ou serviços em fornecedores externos, contratados ou distribuidores.

Gerenciar um projeto é executar os processos gerenciais sobre as nove áreas de conhecimento durante todo desenvolvimento do projeto, garantindo que as metas estabelecidas sejam alcançadas. Por estar inserido no ambiente da organização, muitas vezes o gerente do projeto necessita se envolver com áreas contíguas, tais como planejamento estratégico e gerenciamento da produção ou de operações rotineiras.

Conclusão

Conclui-se que em um ambiente altamente competitivo e sujeito às grandes mudanças, as organizações necessitam cada vez mais buscar um diferencial entre seus concorrentes. Nesse cenário, gerenciar bem projetos será um fator decisivo para a sobrevivência das organizações, e esta gerência terá que ser conduzida por uma pessoa altamente qualificada, pois qualquer tomada de decisão que não estiver dentro do contexto proposto, pode levar ao fracasso todo o projeto.

Por isso, podemos dizer que o gerente de projeto que não tiver as habilidades, conhecimentos e técnicas durante o planejamento de suas atividades, não alcançará o sucesso. Então, cabe ao gerente guiar a sua equipe e aplicar a metodologia correta para garantir a conquista dos objetivos estabelecidos dentro dos parâmetros de qualidade determinados.

REFERÊNCIAS

• As Habilidades do Gerente de Projetos: Um Fator de Sucesso para as Organizações. Disponível em:   http://www.pmipe.org.br/web/arquivos/Perfil_Gerente_de_Projetos_pmipe.pdf. Acesso em 23/03/2011.
• BARBI, Fernando C. Os 7 Passos do Gerenciamento de Projetos. Disponível em:  http://www.microsoft.com/brasil/msdn/tecnologias/carreira/gerencprojetos.mspx. Acesso em 23/03/2011.
• BOMBARDA, Marcelo A. Gerenciamento de Projetos / Pmi (Project Management Institute). Disponível em: http://www.pmipe.org.br/web/arquivos/PC-GerenciamentoProjetos.pdf. Acesso em 21/03/2011.
• CARVALHO, M. M.; RABECHINI Jr, R. Construindo Competências para Gerenciar Projetos. São Paulo: Editora Atlas, publicação prevista para agosto de 2005, 317 p.
• GONÇALVES, Zacarias. Gerência de Projetos não é uma Tarefa Fácil. Disponível em: http://www.malima.com.br/article_read.asp?id=41. Acesso em 23/03/2011.
• ÍNDICE PMBOK®. Disponível em: http://wpm.wikidot.com/indice-pmbok. Acesso em 21/03/2011.
• KAMINISSE, Flávio Theruo. A Importância do Gerente de Projetos numa Organização de Desenvolvimento de Software.  Disponível em: http://japs.etc.br/upload/Artigo-Flavio.pdf. Acesso em 23/03/2011.
• RODRIGUES, Marcos Thadeu. Gestão de Projetos – Abordagem Conceitual. Disponível em: http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/gestao-de-projetos-abordagem conceitual/22772/. Acesso em 21/03/2011.
• SATO, Carlos Eduardo Yamasaki. O Papel Evolutivo do Gerente de Projetos. Disponível em: http://pg.utfpr.edu.br/dirppg/ppgep/ebook/2005/E-book%202006_artigo%2061.pdf. Acesso em 21/03/2011.
• SBRAGIA, R.; MAXIMIANO, A. C. A.; KRUGLIANKAS, I. O Gerente de Projetos: seu Papel e Habilidades. Revista de Administração, São Paulo, v.21, n3, p.24-31, jul./Set. 1986.

Sobre os Autores:

Edivania Geralda Ribeiro, Felipe de Paula Lima Angelo, Juliana Santos de Oliveira e Valdeci Antônio de Souza

Contexto: O presente artigo foi escrito sob a coordenação do Professor Ítalo Coutinho, durante as aulas de Fundamentos de Gestão de Projetos Industriais, curso da UNILESTE, no ano de 2011.

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