O Papel do Planejador em um Projeto

RESUMO

Todo projeto, segundo as recomendações do PMBOK, deve sempre contar com um cronograma. Ele será a base para vários processos e tomadas de decisões, é uma ferramenta essencial para a saúde do projeto. Aquele que elabora o cronograma do projeto deve sempre conduzir esta tarefa observando pontos importantes de boas práticas e técnicas para um planejamento mais preciso e eficaz.

INTRODUÇÃO

O planejamento é um dos pilares fundamentais para que um projeto tenha sucesso. Pode ser que essa disciplina fique à cargo de um profissional dedicado, exemplos: engenheiro de planejamento, técnico de planejamento ou analista. Mas pode ser que o próprio gerente do projeto seja o responsável por elaborar e acompanhar o planejamento.

Independente se será um profissional dedicado a esta função ou não, algumas ações são importantes para que o planejador consiga fazer com que o planejamento contribua para o sucesso do projeto.

DESENVOLVIMENTO

A seguir, os principais pontos que fazem parte do papel do planejador.

Desenvolver um planejamento que agregue valor

Os processos de planejamento por vezes podem ser vistos como rotinas burocráticas pelas equipes. É muito importante que antes de sentar-se para criar um cronograma, o planejador enfatizar e destacar a importância e benefícios de se planejar. O planejador deve construir um planejamento participativo, envolvendo aqueles que irão executar as tarefas. A equipe do projeto precisa enxergar o planejamento como um grande aliado para o sucesso.

Nem otimista, nem pessimista, mas realista

Segundo Mattos (2019), seja durante a criação de um cronograma inicial ou durante as rotinas de replanejamento, o planejador precisa ser o mais realista possível. Caso ele seja otimista, corre-se o risco do cronograma e outras ferramentas de planejamento e controle não refletirem a realidade do projeto, podendo assim comprometer seus prazos de entrega e outros transtornos. O mesmo acontece se o planejamento for elaborado de maneira pessimista, afinal ele fará com que o projeto tenha uma performance aquém do que poderia ser, absorvendo ineficiências que poderiam ser evitadas.

Buscar boas referências

O planejador deve sempre buscar boas referências a fim de garantir a confiabilidade do cronograma e afins. Mattos (2019) e o PMBOK (2017) dizem que as durações, produtividades, sequências executivas, distribuições de recursos, ciclos produtivos e outras variáveis devem sempre ser consultadas. Por exemplo, no contexto de projetos da construção civil, fontes como: TCPO, catálogos oficiais da Construção Civil, o orçamento, literaturas de planejamento, séries históricas da própria empresa e, não menos importante, os próprios números e estimativas do fornecedor/empreiteiro. Tudo isso irá aumentar a precisão do planejamento.

Saber ouvir: expectativas dos stakeholders

O planejador deve estar atento às expectativas dos stakeholders. Uma equipe contratada para executar uma determinada tarefa pode requerer 10 dias para a sua execução, mas o cronograma do projeto prevê apenas 5 dias. O sponsor pode esperar que o projeto tenha uma determinada velocidade de entregas maior do que o projeto pode fazer. Esses alinhamentos são muito importantes, além claro, de um bom estudo de durações ao planejar.

Projetar a estrutura de gestão para a obra (EAP de cronograma), planos de comunicação e contratação

Ao criar um cronograma, especialmente na etapa de EAP, o planejador junto com o gerente do projeto determina a estrutura de gestão para o projeto. Em uma obra, por exemplo, a fundação pode ser planejada como escavação, armação e concretagem ou apenas como o item único tubulão. Vários controles serão feitos utilizando o cronograma como base: previsto x realizado, orçado x gasto, programações de compras por tarefas etc. Assim, o planejador, ao criar a estrutura de gestão, deverá pensar no melhor formato e estratégia, focando não apenas na etapa de planejamento, mas também nas futuras etapas de controle.

Otimizar recursos e evitar ociosidade

Através das ferramentas de planejamento, como cronogramas e histogramas, além de suas habilidades, o planejador consegue identificar oportunidades na gestão de recursos, mãos de obra, materiais e equipamentos. Desta forma, ociosidade e desperdícios poderão ser evitados. Como os recursos são distribuídos, atrelados e programados conforme as tarefas planejadas no cronograma, seja no planejamento original (Linha de Base) ou durante as rotinas de replanejamento, o planejador poderá sempre melhorar, ajustar e corrigir quando necessário.

Manter o planejamento à vista

Pode acontecer da equipe se distanciar do cronograma durante a execução do projeto. Tomando como exemplo projetos da construção civil, ainda é muito comum de se elaborar um cronograma inicial de obra, salvar a Linha de Base e este cronograma não ser mais acompanhado, caindo no esquecimento. O planejador deve sempre trazer à tona as estratégias, prazos e demais informações do cronograma. Ele é um guardião que sempre deve orientar a equipe a se ater ao planejado. Importante estabelecer rotinas de replanejamento em conjunto com a equipe, revisitando o cronograma, atualizando e fazendo os ajustes necessários. Outras estratégias também podem ser usadas como o envio periódico de relatórios de planejamento e controle (email, redes sociais da empresa, canais de comunicação internos, plotagens de cronogramas afixados em obra etc.), reuniões periódicas de feedbacks, disseminação de conteúdos de planejamento e outros.

Replanejamento e retroalimentação (Planejamento e Controle)

Como foi mencionado anteriormente, é fundamental que o cronograma e demais ferramentas de planejamento sejam acompanhadas e atualizadas durante todo o projeto. Em termos de durações, produtividades, ciclos, sequências executivas e outros, o planejamento serve para o controle, mas o inverso também acontece, ou seja, o planejamento poderá utilizar de dados do controle para os reajustes necessários. Além disso, como o próprio ciclo PDCA orienta, o monitoramento é parte importante para as correções necessárias. O planejamento não é uma ciência 100% exata, nem sempre o executado será conforme o previsto. Assim, o planejador deve sempre estar atento às mudanças e os impactos que estas poderão causar no que foi planejado.

Identificar gargalos, caminhos críticos e antecipar riscos

A identificação de gargalos, caminhos críticos e riscos, com antecedência, são fundamentais para o projeto. Quando a equipe do projeto define um plano de ataque/estratégia, é essencial que o planejador verifique como o planejamento irá se comportar diante disso. Ao analisar as ferramentas como cronogramas, histogramas, Curva S e afins, será possível ter um panorama de todo o projeto e assim verificar riscos e caminhos críticos que poderão ser minimizados já no planejamento. Perguntas chaves precisam ser feitas. Como: haverá MO suficiente para isso? Os materiais chegarão em tempo? Isso não está programado em época de chuva?

Instalar sensores e circuitos de controle para monitorar e ajustar o planejamento durante o projeto

Para facilitar os processos de acompanhamento, alguns sensores e circuitos de controle podem ser instalados para que os desvios sejam rapidamente identificados e corrigidos. Abaixo, algumas das análises que podem ser feitas:

• Produção semanal x produção mensal
• Picos de produção
• Tarefas com início próximo
• Tarefas atrasadas
• Caminho Crítico

Todas essas análises podem ser feitas através dos relatórios de Planejamento que partem do cronograma.

REFERÊNCIAS

PMI – Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos: (Guia PMBOK) – sexta edição. Pennsylvania: PMI Book Service Center, 2017.

MATTOS, Aldo Dórea. Planejamento e Controle de obras. 2 ed. Belo Horizonte: Oficina de Textos, 2019.

Sobre o autor:

Rodrigo Pierre – Engenheiro de Produção Civil e MBA em Gerenciamento Estratégico de Projetos pela universidade Fumec. Pós graduando em Engenharia de Planejamento pelo IETEC. É Técnico em Edificações (Senai). Há mais de dez anos no mercado, tem experiência com gestão de projetos e forte atuação com planejamento e controle de obras residenciais, industriais e prediais. Já trabalhou tanto em consultorias de gerenciamento, planejamento e controle, quanto em construtoras. Tem também experiência com os métodos ágeis de gerenciamento de projetos (Scrum). Atualmente, além de Analista de Planejamento, implantando e disseminando as boas práticas de planejamento, exerce a função de Product Owner na MRV Engenharia. Email: rodrigo.pierre.bh@gmail.com LinkedIn: linkedin.com/in/rodrigopierrebh