O seu cronograma é realista? A sua equipe acredita nos cronogramas do seu projeto?

O seu cronograma e realista? Como é o processo que você executa para elaborá-lo e depois monitorá-lo? A sua equipe acredita nos cronogramas do seu projeto?

Para que possamos elaborar o cronograma do projeto devemos ter alguns itens prontos e em mãos para que esta tarefa seja possível, estes são: Declaração de Escopo e Estrutura Analítica de Projeto (EAP) e lista dos recursos que serão utilizados no projeto (recursos humanos e materiais).

Como cronograma é uma das fontes de conflitos então devemos ter muita atenção com a elaboração do mesmo, segue abaixo os passos que realizo para a elaboração do cronograma:

1. Listar e sequenciar as atividades dos pacotes de trabalho

Primeira coisa que você sempre deverá considerar ao iniciar a elaboração de um cronograma é que neste processo é essencial que membros da equipe do projeto estejam envolvidos, pois isto irá fazer com que os membros das equipes assumam um compromisso com suas atividades. Nada melhor do que quem vai executar a atividade informar quanto tempo irá demorar para executá-la.

Durante o processo de listar as atividades que são realizadas naturalmente a equipe já vai informando a sequencia das mesmas e as vezes mesmo sem conhecer afundo o conceito os membros da equipe respeitam as dependências (Obrigatórias, Arbitrárias e Externa) e os relacionamentos (TT, II, TI e IT) entre as atividades.

Na prática, normalmente, esta atividade acaba sendo realizada em conjunto com a elaboração da EAP, pois no final da elaboração da EAP, quando já temos os pacotes de trabalho definidos os membros da equipe já começam a listar as atividades necessárias para executá-lo e naturalmente acabam sequenciando as mesmas.

Depois de ter as atividades sequenciadas e suas dependências e relacionamentos determinados é possível elaborar um diagrama de rede, onde este verificar o caminho crítico do projeto, o qual não será discutido neste post.

2. Estimar Duração e Recursos das atividades

Depois de já ter a lista das atividades e determinar suas dependências e relacionamentos e ter disponível o diagrama de rede do projeto os membros da equipe irão informar quanto tempo irá durar cada atividade e quais o recursos (humanos e materiais) serão necessários para executar cada atividade.

Neste momento o Gerente de Projeto deverá atuar como um mediador para garantir os objetivos do projeto, pois normalmente os membros da equipe acabam estimando valores com margens de segurança e isto poderá levar a um cronograma muito extenso e assim ultrapassando algumas restrições do projeto, como por exemplo data de término, custo e etc.

Para realizar as estimativas de duração das atividades podemos utilizar de ferramentas como por exemplo PERT, estimativa análoga, paramétrica e etc.

Nesta etapa além de estimar as durações das atividades é estimado também o esforço para cada atividade, para a estimativa dos esforços de cada atividade eu sempre considero um dia de 08hs. Dentro desta 8hs já estão consideradas as interferências do dia-a-dia, ou seja, os cafezinhos e atividades de processos administrativos que podem ou não estar relacionados ao projeto.

3. Elaborar o cronograma

Agora para elaborar o cronograma basta colocar todas as atividades com suas durações na linha do tempo, ou seja, basta associar a data em que cada atividade deverá ocorrer.

Agora já temos um cronograma elaborado e realista, pois foi feito em conjunto com a equipe do projeto, os responsáveis pelas atividades sabem exatamente o que e quando executa-las. Porém este documento deverá ser revisto no futuro, após você realizar o planejamento dos riscos do projeto, onde será necessário que o Gerente do Projeto retome o cronograma para analisar se o mesmo está ajustado para os riscos que foram identificados ou se haverá a necessidade de realizar algum ajuste no mesmo como por exemplo, compressão e/ou paralelismo.

Outro ponto importante de se mencionar é que o cronograma poderá ser detalhado de acordo com o andamento do projeto. Imagine um projeto com duração de 02 anos, neste projetos muitas vezes é difícil você estimar a duração, recursos específicos e datas para as atividades que irão acontecer daqui à 18 meses e 05 dias. Por isto que o gerenciamento do projeto é feito em ondas sucessivas, ou seja, conforme o andamento do projeto o seu planejamento vai ficando cada vez mais detalhado.

Sobre o Colunista: Daniel Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.

E-mail de contato: daalmeida@gmail.com

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