Opinião da Lilian: como garantir a qualidade do projeto no processo de monitoramento e controle?

RESUMO

Definição de Qualidade

Qualidade significa o quanto o projeto satisfaz as expectativas e atende aos requisitos do cliente. Muitas vezes o Projeto está de acordo com os requisitos levantados, mas não atende as expectativas de quem usará o Produto gerado pelo Projeto.

Desenvolvendo a garantia da qualidade

Executar a Garantia da Qualidade ou “Quality Assurance” significa garantir que o planejamento da qualidade está sendo cumprido. No processo de monitoramento e controle “Planejar Qualidade” é definido como processo que garantirá a entrega de produtos e serviços em conformidade com os requisitos solicitados.

INTRODUÇÃO

O Project Management Office – PMO tem como uma de suas atribuições, garantir a qualidade dos projetos durante o processo de monitoramento e controle, utilizando o Plano de Gerenciamento da Qualidade, além de verificar se o planejado está sendo executado, e os seus respectivos resultados, sem desvios e alterações no escopo, sugerindo, aplicando melhorias e solicitando alterações sempre que necessário. É importante criar um Painel de Controle de Projetos, que contenha critérios e sub-critérios de avaliação, e que gere um Mapa de Indicadores de Desempenho na Gestão de Projetos, informando a alta administração sobre o status de cada projeto.

Executar o controle da qualidade (Grupo de Processos de Monitoramento e Controle)

O Controle da Qualidade é onde iremos testar e/ou verificar o produto gerado em nosso projeto e validar com as métricas de qualidade definidas no processo de gestão de projetos. Neste momento executaremos as verificações definidas no Plano de Gerenciamento da Qualidade com relação às atividades e orçamento planejados versus realizados, inseridos numa linha do tempo, monitorando escopo, tempo e custo do projeto, e consequentemente melhorias deverão ser sugeridas sempre que identificadas.  Ademais, conhecer o ponto de vista das partes interessadas (stakeholders) no projeto com relação à qualidade, ajudará a criar um plano de qualidade mais realista e eficiente.

Aplicando o ciclo PDCA garantindo a qualidade no Gerenciamento dos Projetos

O ciclo PDCA (Figura 1), ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, foi introduzido no Japão após a guerra, idealizado por Shewhart, na década de 20, e divulgado por Deming, em 1950, quem efetivamente o aplicou. O ciclo de Deming tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, como, por exemplo, na gestão da qualidade, dividindo-a em quatro principais passos. O ciclo começa pelo Plan planejamento, em seguida Do à ação ou conjunto de ações planejadas são executadas, Check checa-se o que foi feito, se estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente) e Act toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execução.

Fluxograma PDCA

Figura 1- Ciclo PDCA

Fonte: Deming, Willian Edwards, 2005 – Adaptado pela autora.

CONSIDERAÇÕES GERAIS

O PDCA se aplica geralmente quando há metas de melhorias, das quais é a melhor forma de gestão, de persistência nos resultados planejados. Uma vez atingidos esses resultados, deve-se revê-los, buscando melhoria contínua. O grande desafio é alinhar os Processos de Gerenciamento dos Projetos ao Ciclo PDCA, tornando-se assim, um poderoso e objetivo instrumento para a definição de metas; detalhamento do plano de ação; monitoramento e controle das atividades e orçamento planejados versus realizados, propondo ações corretivas e revisão periódica. Além de, corrigir o processo para manter o desempenho de produção aceitável, tendo como foco a taxa de sucesso dos Projetos. Esse acompanhamento contínuo também possibilita a rápida identificação e correção de desvios, assim como a transformação das ações bem sucedidas em procedimentos padrão.           

REFERÊNCIAS

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• CRAWFORD, J. K. Making a Place for Success, Project Management Best Pratices Report, Junho de 2000.
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• JURAN, Joseph M. Juran na Liderança Pela Qualidade: um guia para executivos. 2ª ed. São Paulo: Pioneira, 1993.
• KERZNER, H., Gestão de Projetos As Melhores Práticas. Porto Alegre. Bookman. 2002.
• MARTINS, V. A.; MARTINS, M. R.. Competências organizacionais para Escritórios de Gerenciamento de Projetos (PMO): ensaio para um modelo de análise. 2005 (Seminários em Administração). Disponível em http://www.ead.fea.usp.br/emead/8semead/resultado/trabalhosPDF/361. pdf>.Acesso em 11/07/2007.
• PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Terceira edição – Guia PMBoK. 2004. Editora Project  Management.
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• PRADO, Darci, Gerenciamento de Portfólios, Programas e Projetos nas Organizações, INDG.
• PMI – Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). 5th ed. Pennsylvania: Project Management Institute Inc. 2013.
• REBOUÇAS de oliveira, Djalma de Pinho, Administração de Processos: Conceitos, Metodologia, Práticas, Atlas
• TREFF L, BATTISTELLA LR. Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Rio de Janeiro: Brasport, 2013.

Sobre a Colunista: 

Lilian Treff, Mestre em Gestão Empresarial – Programa de Mestrado Profissionalizante pela Universidade Cidade de São Paulo. Especialista em Didática do Ensino Superior, pela Universidade Mackenzie, em Gestão de Projetos pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini – USP e em “Gestão do Conhecimento, Educação Corporativa e Aprendizagem Organizacional” (FIA/USP). Graduada em Pedagogia – Licenciatura Plena, com foco em Administração Escolar, pela Universidade São Judas Tadeu. Autora do livro Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Certificada em Coach – Personal & Professional Coaching (PPC) e Executive Coaching. Practitioner em Programação Neurolinguística. Sólida experiência na criação de metodologia de gerenciamento de projetos, implementação de Project Management Office (PMO), e Change Management. Co-Autora (patente) do Registro de Programa de Computador – “Sistema de Gestão dos Resultados na Atenção em Saúde Bucal às Pessoas com Deficiência para Sistema Único de Saúde” – Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e UNESP. Atualmente Consultora de Projetos Change Management – Strategy Business. E-mail de contato: ltreff@uol.com.br

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