Opinião da Lilian: a cultura organizacional e o gerenciamento de projetos

É muito importante entender a cultura de uma empresa, pois sem isso um processo de mudança (change management) não funcionará. A Cultura Organizacional (sistema de valores compartilhados) pode ser definida como o resultado de um aprendizado coletivo, ou seja, um conjunto de padrões de comportamentos que dominam as rotinas de uma organização. Isso significa que esse “mindset” vai direcionar o comportamento diário das equipes, de forma positiva ou negativa. As organizações possuem personalidade própria e podem ser rígidas ou flexíveis, apoiadoras ou hostis, inovadoras ou conservadoras, de cultura fraca ou cultura forte.

INTRODUÇÃO

É fácil observar alguns aspectos da cultura organizacional: uma jornada de trabalho flexível, o uso de roupas informais ou formais, políticas de valorização dos profissionais, maneiras de conduzir as atividades diárias, atitudes, uso da linguagem etc. No entanto, há também outros componentes mais internalizados que são considerados intangíveis, como os valores, a missão e os princípios da empresa.

Diante dessa perspectiva, o sucesso da gestão de projetos depende de uma série de fatores. Um deles é a Cultura Organizacional, já que ela afeta o momento que a organização está vivendo e como está lidando com os desafios do dia-a-dia, além de definir toda a estrutura de trabalho corporativo.

O Gerente de Projeto deve conhecer verticalmente a Cultura Organizacional da empresa, para escolher pessoas e setores adequados para o projeto, aplicando a metodologia existente. Além de compreender que quando um grupo está diante de uma tarefa, as pessoas reagem num nível diferente: clarificação do objetivo; outras reagem no nível da informação, ou pedindo informação ou trazendo informação; outras mais no nível do planejamento quem está fazendo o que, quando em que ordem? e algumas reagem no nível do fazer.

Destarte, precisamos sempre de um equilíbrio entre as diferentes abordagens, para utilizarmos a visão sistêmica sem desprezarmos as partes. Uma Cultura Organizacional positiva e forte pode transformar o ambiente de uma organização e trazer melhores resultados, mais produtividade e qualidade aos projetos em andamento, além de sinergia entre os membros da equipe.

Ademais, a Cultura Organizacional é uma dimensão com forte influência nos Processos Organizacionais, no Planejamento Estratégico e, assim, em suas ferramentas e formas de implementação, dentre elas a Gestão de Projetos. Um dos benefícios de realizar um Planejamento Estratégico para Gestão de Projetos é que ele normalmente traz à tona a necessidade de identificar e reter as melhores práticas. Uma delas encontra-se no Diagrama de Metas (Quadro I), apresentando uma Abordagem Sistêmica, que qualquer meta que tenhamos, faz sentido qualificar primeiro a tarefa, a seguir definir objetivos, saber as informações que temos e as que precisamos…, fazer um plano e executar. Cabe ressaltar que, objetivo é a representação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto. É coerente questionar que, quando estabelecemos uma META quais os tipos de componentes esta meta terá?

(Quadro I – criado pela autora)

A partir do cenário apresentado, qualquer mudança em um dos componentes do Sistema, influenciará os outros componentes. Portanto, o Projeto naturalmente sofrerá impacto toda vez que novas pessoas e critérios (específicos, curto prazo, longo prazo) forem inseridos. Sendo assim, os “Níveis de Integração”: Pessoas; Processos (nos situa no contexto do projeto) e Conteúdo (qual o ponto que estamos? para onde iremos avançar), consolidam e articulam as diversas atividades e tarefas no gerenciamento do projeto, e devem ser respeitados, para saber exatamente onde concentrar recursos e esforços, tratando problemas antes de se tornarem críticos e, dessa forma assegurar a taxa de sucesso do Projeto.

ESTRUTURA DO PROJETO

O Nível Estratégico do Diagrama de Metas é definir a periodicidade do Status Report à Alta Administração, e consequentemente a apresentação dos indicadores de desempenho e resultado. Para isso precisamos ajustar em detalhes o Diagrama de Metas, levando em consideração o nível de maturidade da organização, com relação a Gestão de Projetos:

• Elaborar Estrutura Analítica de Projeto – EAP
• Definir o time do projeto (especialista, consultor, gerente do projeto reporte ao Comitê Diretor (qualidade, orçamento, tempo)
• Definir o marketing e o controle das etapas do Projeto (Diretor Financeiro/ Comitê eleito/ Equipe de Projeto / Consultor / Sponsor– como fazer a conexão com todos os elementos…? (loopings)
• Ajustar o ciclo de vida do Projeto
• Não usar Comitê Diretivo para trabalho operacional
• Encaminhar Status Report à Alta Administração

CONSIDERAÇÕES GERAIS

O potencial de transferência do conhecimento é fator fundamental na questão da sustentabilidade buscada. Ao compartilhar o know-how, contribuímos para transferir o conceito na gestão de projetos com destaque a criação e aplicabilidade de uma metodologia específica, capacitando gestores para as oportunidades e desafios que a prática no gerenciamento de projetos exige. Além disso, favorecer os representantes e parceiros de empresas privadas e públicas, interessados na melhoria de sua arquitetura organizacional, levando em consideração a Cultura Organizacional e o cenário atual em que a organização está inserida. Os modelos gerenciais são apresentados de forma assertiva, com foco nos resultados e recomendações, para provir soluções e evitar ameaças com o lançamento de novos produtos e garantir oportunidades de aderência pelo mercado.

Em adição, gerir projetos entendendo a Cultura Organizacional formalmente instituída, evita a pasteurização dos Projetos na sua execução, contribuindo no desenvolvimento de uma equipe orientada para resultados.

A cultura, então, traz como característica ser um processo contínuo de construção social da realidade e um fenômeno ativo e vivo, através do qual as pessoas criam e recriam os mundos dentro dos quais vivem. (MATURANA, 1998; MORGAN, 1996).  Lilian Treff – Specialist in Project Management

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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• TREFF L, BATTISTELLA LR. Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Rio de Janeiro: Brasport, 2013

Sobre a Colunista: 

Lilian Treff, Mestre em Gestão Empresarial – Programa de Mestrado Profissionalizante pela Universidade Cidade de São Paulo. Especialista em Didática do Ensino Superior, pela Universidade Mackenzie, em Gestão de Projetos pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini – USP e em “Gestão do Conhecimento, Educação Corporativa e Aprendizagem Organizacional” (FIA/USP). Graduada em Pedagogia – Licenciatura Plena, com foco em Administração Escolar, pela Universidade São Judas Tadeu. Autora do livro Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Certificada em Coach – Personal & Professional Coaching (PPC) e Executive Coaching. Practitioner em Programação Neurolinguística. Sólida experiência na criação de metodologia de gerenciamento de projetos, implementação de Project Management Office (PMO), e Change Management. Co-Autora (patente) do Registro de Programa de Computador – “Sistema de Gestão dos Resultados na Atenção em Saúde Bucal às Pessoas com Deficiência para Sistema Único de Saúde” – Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e UNESP. Atualmente Consultora de Projetos Change Management – Strategy Business. E-mail de contato: ltreff@uol.com.br

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