Opinião da Lilian: metodologia de gestão de projetos – ferramenta de planejamento e inovação

RESUMO

Quando se trata em implementar uma metodologia de gestão de projetos, o grande desafio é saber como escolher e utilizar os melhores modelos de gerenciamento de projetos, de acordo com a demanda interna da Organização, respeitando a maturidade com relação a gestão de projetos. Além de, descrever as estratégias para o processo de implementação, deve-se planejar quais soluções deverão ser adotadas, atribuições e atividades desenvolvidas, desafios a se enfrentar com a implementação, resultados e benefícios, tendo como foco a funcionalidade da metodologia estruturada no gerenciamento de projetos, assegurando a taxa de sucesso dos Projetos.

INTRODUÇÃO

A Metodologia por definição, significa a investigação dos métodos ou receita para as etapas a serem seguidas em um determinado processo, e são fundamentais para o desenvolvimento dos projetos, desde que bem aplicados, de acordo com as exigências internas da organização e da complexidade do projeto em questão. Segundo KERZNER (2001), o alcance da excelência em gerenciamento de projetos não é possível sem um processo repetitivo que possa ser utilizado em cada projeto. Esse processo repetitivo, é a metodologia de gerenciamento de projetos. Para CHARVAT (2003), “ uma metodologia” é um conjunto de orientações e princípios que podem ser adaptados e aplicados em uma situação específica. Em ambiente de projetos, essa orientação é uma lista de tarefas e atividades a fazer. Uma metodologia pode também ter uma abordagem específica, modelos, formulários e também checklists usados durante o ciclo de vida do projeto. Destarte, uma metodologia de gerenciamento de projetos é um conjunto de processos, métodos e ferramentas para o alcance dos objetivos do projeto, ela deve prover um roteiro (roadmap) para o gerenciamento do projeto. Antes de dizer ou escrever que usa a “Metodologia X ou Y”, é primordial que se faça uma adaptação criteriosa de forma que, em uma análise de custo-benefício, compense o esforço de gerenciamento em relação aos correspondentes resultados esperados. Portanto, uma metodologia é uma adaptação à realidade dos projetos da Organização, das práticas existentes no mercado, tanto das propostas pela literatura como daquelas vivenciadas pelos profissionais de gerenciamento. A lista das organizações que tentam integrar disciplinas de gerenciamento de projetos e melhores práticas na gestão de seus negócios está expandindo diariamente. Isto fez com que a metodologia de gerenciamento de projetos cada vez mais ganhasse espaço no ambiente corporativo, tendo como funcionalidade técnicas padronizadas de planejamento, programação e controle. A aplicação de uma metodologia na gestão de projetos estabelece acompanhamento contínuo dos projetos e, também possibilita a rápida identificação e correção de desvios, assim como a transformação das ações bem-sucedidas em procedimentos padrão. Segundo Jefferson Duarte, executivo Internacional em Gerenciamento de Projetos, seguem os modelos mais utilizados atualmente, apontando as características de cada um : 1.Apesar de não ser considerado um método de gestão de projetos propriamente dito, mas sim um processo de padronização que nomeia e identifica etapas, regras e áreas do conhecimento, o PMBOK é a mais importante bibliografia de gestão de projetos do mundo; 2.Classificado como um método de gestão de projetos ágil, o Scrum foi inicialmente desenvolvido para o setor de software, mas pode ser facilmente aplicado a qualquer tipo de projeto; 3.O PRojects IN Controlled Environments (PRINCE 2) é um método britânico de gerenciamento de projetos adotado em mais de 150 países. A base de dados do PRINCE 2 é um framework que mantém o foco no produto e nas entregas durante a realização do projeto; 4.Formada por diversas associações nacionais e internacionais de gestão de projetos, a International Project Management Association (IPMA) é uma organização sem fins lucrativos que tem como base a premissa de que as competências (combinação entre comportamento, habilidades, experiência e conhecimento) são os pilares de toda a gestão de projetos, a IPMA criou o chamado olho das competências, dividido em competências técnicas, contextuais, comportamentais e suas subdivisões; 5.O Project Model Canvas é uma ferramenta de aparência bastante simples, mas que tem muito poder quando o assunto é gerenciar projetos de maneira precisa. Fundamentado em conceitos de neurociência, o método Canvas diz que, ao tornar as ideias palpáveis e visíveis com a criação do quadro de post-its, o processo torna-se mais facilmente compreensível. Para isso, os colaboradores devem fazer 6 perguntas fundamentais: por que, o que, quem, como, quando e quanto?; 6.Modelo EasyLife, criado por André Ricardi, um dos profissionais mais conhecidos e respeitados no mundo do Gerenciamento de Projetos, esta é uma poderosa ferramenta colaborativa para a organização de projetos pessoais ou profissionais.  O EasyLife permite envolver pessoas sem conhecimento prévio em técnicas e conceitos profissionais sobre gerenciamento de projetos, utilizando-se de uma única tela para consolidação de todas as principais informações do projeto. Ou seja, de forma colaborativa, todos os profissionais se engajem na solução e na entrega do projeto. As fases de implantação (Quadro 1 criado pela autora) serão previamente definidas com base: na maturidade na gestão de projetos, práticas de gestão, processos operacionais, contingente profissional, as diretrizes do planejamento estratégico, os recursos físicos e humanos disponíveis, a natureza dos projetos, dentre outros que devem ser observados antes de uma tentativa real de implementação.

Quadro 1 – Fases da Metodologia de Implementação

O modelo proposto da Metodologia para Gerenciamento de Projetos será desenvolvido a partir dos resultados obtidos do diagnóstico de maturidade em gerenciamento de projetos e adequado à realidade da Organização. Além de apoiar de forma significativa e contundente a transformação das estratégias da organização em projetos e planos de ação por meio de um adequado e eficiente gerenciamento de projetos. É importante ratificar que a existência de uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos estará a serviço de toda Organização, conectada com as áreas de negócios e compartilhando informações.

CONSIDERAÇÕES GERAIS

As ferramentas, técnicas, metodologias, frameworks e melhores práticas supracitadas servem de referência para criar uma metodologia de gerenciamento de projeto, sendo que, cada uma apresenta vantagens específicas que devem ser alinhadas com a cultura da Organização. Ademais, que se invista na mudança de cultura, criando um ambiente de colaboração favorável com ganhos claros para todos, e não apenas para a Alta Administração, e que os padrões de trabalho sejam utilizados de forma democrática e sem muitas imposições, alinhados à estratégia da organização e aos objetivos organizacionais. A guisa de conclusão, notifica-se que a implementação da metodologia de GP privilegia uma governança por resultados, permite a transparência das informações gerenciadas internamente, padroniza os processos de seleção e gestão de projetos, gerando insumos para a conquista da excelência em gerenciamento de projetos.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• ARAUJO, Osnaldo. Análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) ou (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças). Página pessoal Osnaldo Araújo mai.2010 Disponível em: http://www.dearaujo.ecn.br/cgi-bin/asp/analiseSwot.asp. Acesso em 29 de mai. 2010.
• CRAWFORD, J. K. Making a Place for Success, Project Management Best Pratices Report, Junho de 2000.
• DAI, X. C. (2001) The role of the project management office in achieving project success. Doctoral thesis. USA: The George Washington University.
• DINSMORE, P.C., Winning in business with enterprise Project management. New York. Amacon Books. 1999.
• GERHARD, E., Causas e consequências da implantação de um PMO – Project Management Office. Monografia (Graduação em Informática). São Leopoldo: Universidade do Vale do Rio dos Sinos, 2004.
• KERZNER, H., Gestão de Projetos As Melhores Práticas. Porto Alegre. Bookman. 2002.
• PRADO, Darci – Gerenciamento de Projetos nas Organizações. Editora de Desenvolvimento Gerencial, Minas Gerais (2000).
• PMI. A guide de Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). Fifth Edition. Newton Square, PA: PMI, 2013a.
• QUELHAS, Osvaldo e BARCAUI, André B, – Perfil de Escritórios de Gerenciamento de Projetos em Organizações Atuantes no Brasil.
• SBRAGLIA, R.; RODRIGUEZ, I., GONZÁLEZ, F., Escritório de Gerenciamento de projetos: teoria e prática. Artigo (série de working papers nº 02/007) – Faculdade de Administração da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade – Departamento de Administração. Disponível em: http://www.ead.fea.usp.br/ wpapers/2002/ 02-007.PDF>. Acesso em: 09/04/2007.
• TREFF L, BATTISTELLA LR. Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Rio de Janeiro: Brasport, 2013.
• VARGAS, Ricardo V. Gerenciamento de Projetos: estabelecendo diferenciais competitivos: Brasport, 6ª ed. 2009.
• YIN, Robert K. Estudo de Caso – planejamento e métodos. 2. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001.

Sobre a Colunista: 

Lilian Treff, Mestre em Gestão Empresarial – Programa de Mestrado Profissionalizante pela Universidade Cidade de São Paulo. Especialista em Didática do Ensino Superior, pela Universidade Mackenzie, em Gestão de Projetos pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini – USP e em “Gestão do Conhecimento, Educação Corporativa e Aprendizagem Organizacional” (FIA/USP). Graduada em Pedagogia – Licenciatura Plena, com foco em Administração Escolar, pela Universidade São Judas Tadeu. Autora do livro Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Certificada em Coach – Personal & Professional Coaching (PPC) e Executive Coaching. Practitioner em Programação Neurolinguística. Sólida experiência na criação de metodologia de gerenciamento de projetos, implementação de Project Management Office (PMO), e Change Management. Co-Autora (patente) do Registro de Programa de Computador – “Sistema de Gestão dos Resultados na Atenção em Saúde Bucal às Pessoas com Deficiência para Sistema Único de Saúde” – Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e UNESP. Atualmente Consultora de Projetos Change Management – Strategy Business. E-mail de contato: ltreff@uol.com.br

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