Planejamento dos custos do projeto!

O gerenciamento de custos em um projeto é sempre lidado com muito cuidado, independente do tipo e tamanho do projeto. Então irei colocar aqui como eu faço para planejar os custos dos meus projetos. Entregar o projeto dentro do custo é considerado um dos fatores de sucesso do projeto!

Somente para contextualizar vou contar como eu recebo as informações de custos de cada projeto, o projeto só chega a mim depois da proposta aceita pelo cliente, ou seja, as informações que recebo são enviadas a mim através de uma declaração de trabalho (proposta aprovada pelo cliente, descrevendo qual o serviço e/ou produto que deverá ser entregue) e uma planilha anexa descriminando os custos que foram dimensionados para este projeto, ou seja, qual é o budget que tenho para executar este projeto.

Ao receber um novo projeto realizo minha primeira analise e verifico qual será minha restrição de custo, ou seja, quanto eu tenho disponível para executar o escopo que esta descrita na declaração de trabalho. Após esta analise eu elaboro uma EAP, a qual será utilizada como entrada para outros processos durante todo o planejamento, inclusive a estimativa de custos.

Então depois de ter a linha de base de escopo (EAP, Declaração de Escopo e cronograma) já definida eu utilizo estas informações para estimar os custos seguindo os passos a seguir:

1. Analise de valor de hora/homem

Neste ponto eu verifico se o total de horas que serão necessárias para executar o projeto está de acordo com o que foi planejado pela equipe que desenvolveu a declaração de trabalho (proposta). Caso exista alguma divergência o primeiro passo é junto com a equipe executora estudar possibilidades de executar as atividades do projeto de uma maneira que atenda a restrição de custo.

2. Analise de valor das despesas

A equipe comercial mais a equipe de pré-vendas, responsáveis por estimar os custos durante a elaboração da declaração de trabalho (proposta) em conjunto com o cliente, considera valores para refeições, deslocamento (transporte aéreo, locação de carro entre outros). Ao analisar as informações da linha de base de escopo é possível refinar esta estimativa e verificar se existe alguma divergência entre o que a equipe comercial e a equipe de pré-vendas dimensionaram e o planejamento de execução do escopo, o qual foi realizado em conjunto com a equipe que irá executar o trabalho. Estas estimativas sempre são refinadas pela equipe de gerenciamento, pois a equipe de pré-vendas e comercial normalmente se utilizam de valores padronizados para a elaboração de propostas.

Se mesmo depois de realizar toda esta analise, eu verificar que ainda não será possível respeitar a restrição de custo, então este processo é levado para o gerente do PMO e para área comercial. Esta ação tem como objetivo apresentar o planejamento do projeto, o qual irá demonstrar as diferenças entre as estimativas realizadas pela equipe comercial e equipe pré-vendas e que se o projeto for executado do jeito que foi estimado por tais equipes, o mesmo não irá cumprir a restrição de custo e se devemos continuar assim mesmo.

Neste momento imagino que muitos devem estar pensando de que nenhuma pessoa sensata iria aprovar a continuidade deste projeto, porém vejo que algumas vezes a diretoria olha para dois pontos:

3. O que foi contratado pelo cliente

Neste momento a diretoria esta analisando os pontos apresentados por mim, Gerente do Projeto, e pela equipe comercial e equipe pré-vendas e analisa se não houve um mal entendimento do projeto durante a estimativa inicial ao dimensionar o projeto. Se isto aconteceu a probabilidade de conseguir uma nova negociação com o cliente é baixa e mesmo assim deveremos dar continuidade no projeto, ou seja seremos penalizados por uma falha nossa.

4. Este é um projeto estratégico para empresa

O que eu quero dizer com um projeto estratégico é que existe a possibilidade da proposta ter sido elaborada com um custo muito baixo propositalmente, onde se assumiu um risco muito alto somente para poder “entrar” no cliente, onde a diretoria tem como objetivo conquistar novos projetos neste mesmo cliente no futuro.

Após este esclarecimento passamos para uma segunda etapa onde deverá ser analisado o planejamento de risco, para verificar se será necessário atualiza-lo e após esta analise será necessário que você revise os seus custos novamente.

Sobre o Colunista: Daniel A Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.

E-mail de contato: daalmeida@gmail.com

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