Por que Stakeholders estouram orçamentos?

Por que os projetos frequentemente fracassam e estouram o orçamento?

Em um estudo de benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2009, realizado pelo PMI (Project Management Institute), foi identificado que 62% dos entrevistados afirmam estourar os orçamentos definidos. Várias pesquisas revelam e apontam várias causas que podem ser as mais diversas possíveis, podendo ser citadas algumas:

1. A alta direção precisa assumir seu papel de patrocinadora dos projetos;
2. Incapacidade do gerente de projeto e de sua equipe em realizar as atividades de comunicação do projeto;
3. Falta de liderança capaz de fazer as pessoas trabalharem em equipe;
4. Falta de capacitação profissional e experiência da equipe;
5. Deficiência na definição dos requisitos;
6. Controle ineficiente das mudanças;
7. Sistema de informação inadequado;
8. Estrutura organizacional ineficiente;
9. Um orçamento mal feito devido ao curto prazo para sua preparação;
10. A baixa previsibilidade de alguns itens do orçamento;
11. A pressão da diretoria para ser reduzida a verba orçada;
12. A atuação das pessoas interessadas do projeto, ou na área de gerenciamento de projetos chamadas de Stakeholders.

Sabemos que existem muitas outras causas além das que citamos acima, mas vamos discutir um pouco mais sobre o último item: Os Stakeholders.

O conjunto dos interessados (stakeholders) de um projeto engloba todas as pessoas que de alguma forma podem influir no sucesso do projeto. Assim, consideram-se interessados desde o patrocinador, os fornecedores, os membros da equipe de projeto, os membros da diretoria da empresa e o público externo (comunidade e órgão público) que seja afetado pelo projeto. Ainda sim é importante estender este grupo aos familiares e dependentes dos envolvidos ao escopo do projeto. Ocorrem casos em que a voz ativa não é o envolvido direto ao projeto. Cada projeto tem seu grupo de stakeholders próprio. A questão crítica é identificar todos os que podem influir.

Quanto aos custos de um projeto, os stakeholders podem causar impactos positivos ou negativos a um projeto. Vamos nos concentrar nos impactos negativos, ou seja, aqueles que estouram nossos orçamentos!

Os stakeholders podem causar situações em que somos forçados a alterar itens do nosso escopo e, consequentemente alterando os itens do nosso orçamento. Quando isso acontece temos que tomar algumas atitudes para mitigar essas situações.

A primeira atitude a se tomar é identificar claramente quem são os stakeholders e conhecer melhor suas revindicações para sabermos se são pertinentes seus argumentos.

No segundo momento devemos levar essas reivindicações à equipe de engenharia para, juntos, buscarmos mais de uma alternativa para solucionarmos o impasse preservando a qualidade do projeto e seus prazos.

Após termos essas alternativas, devemos envolver a equipe de suprimentos para que consigam os melhores preços e condições de fornecimento para cada uma das alternativas apresentadas. Dessa forma tentamos reduzir o impacto no orçamento.

Depois de termos as alternativas e seus preços em mãos agora devemos reunir com a equipe de planejamento, pois nem sempre a alternativa com o menor preço será a que causará o menor impacto no orçamento, pois essa alternativa poderá tomar um tempo maior e atrasar atividades críticas do projeto, gastando mais horas de engenharia ou de construção do que o planejado e até mesmo atrasar o início das operações impactando no retorno financeiro e janela de oportunidade.

Importante salientar também a respeito das questões jurídicas das reivindicações. Em todas as etapas da análise o acompanhamento jurídico deve ocorrer com o objetivo de trazer razoabilidade às discussões, podendo até interromper os estudos limitando do direito de alguma das partes.

Após termos alinhado as nossas alternativas chega o momento de apresentá-las aos stakeholders. Nesse momento temos que ter argumentos sólidos e pertinentes para defendermos a implantação da alternativa de menor impacto ao nosso orçamento e que atenda as exigências dos stakeholders.

Depois de vermos as etapas acima, concluímos que para mitigar a influência das partes interessadas no orçamento do projeto devemos: identificar, gerenciar as expectativas e criar uma estratégica para gerenciar as partes interessadas no projeto. Vimos também que a comunicação e a sinergia entre as equipes é parte importante da solução, aumentando o apoio e minimizando os impactos negativos das partes interessadas durante o ciclo de vida do projeto.

Sobre os Autores: 

Alysson A. Cajahiba, Douglas Pandolfi, Joel Valentini, Weslley Reis.

Contexto: o presente artigo faz parte de uma série de 5 que analisaram os desafios para se entregar projetos Industriais dentro do ORÇAMENTO estabelecido contratualmente. Foi realizada uma pesquisa com 22 participantes que determinaram 5 causas mais contundentes para o atraso de projetos. A pesquisa foi realizada no mês de outubro de 2013 com a Turma 4 de Pós Graduação em Engenharia de Custos e Orçamentos do IETEC, sob a orientação e coordenação do Professor Ítalo Coutinho.

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