Qual a importância do capital de confiança e da margem de negociação no gerenciamento de projetos?

Todo Gerente de Projetos que se preze precisa ter notória habilidade em negociação e saber o momento oportuno para pôr em prática essa habilidade, levando em consideração o comportamento das partes interessadas em determinados instantes do projeto. Dependendo do quanto foi necessário abrir negociações durante todo o ciclo de vida, parte dessa “margem de negociação” é perdida para o restante do projeto. Este artigo discorre a respeito desse conceito e a sua importância para o dia-a-dia dos GPs em qualquer tipo de projeto, dos mais simples aos mais complexos.

Ao ser escolhido como Gerente de um determinado projeto, todo profissional em gerenciamento de projetos é munido de autoridade e responsabilidades. Eu costumo dizer (e isso é uma coisa minha) que, a todo Gerente de Projetos, é atribuído um “Capital de Confiança” para que ele possa realizar “manobras de negociação” durante todo o ciclo de vida do projeto. Para este capital eu geralmente atribuo o valor 100, podendo chegar a zero, isso quer dizer: no início do projeto todo GP começa sua caminhada com um Capital de Confiança igual a 100. Porém isso não é importante e eu vou explicar porquê lá na frente. Dentro deste Capital de Confiança estão inclusos uma série de componentes depositados, em sua maioria, pelas Partes Interessadas no Projeto.

“Muito bem Borba, você explicou o que é esse Capital de Confiança dado ao GP mas não explicou o que é essa ‘Margem de Negociação’ e como esse capital pode influenciar em tudo isso“. É porque é preciso ser um pouco mais prolixo para explicar o quão é importante a Margem de Negociação em Gerenciamento de Projetos. Pois bem, vamos entender o que é essa tal Margem de Negociação. Primeiramente devo informar que é basicamente a mesma coisa de Poder de Barganha, mas ao mesmo tempo não tem nada a ver uma coisa com a outra. Margem de Negociação é o poder que você ainda tem, considerando o Capital de Confiança, para te ajudar a contornar situações de risco junto às partes interessadas no projeto. Essas situações vão desde problemas de relacionamento com o cliente até mudanças nos prazos e custos, por exemplo. É evidente que, se você tem um alto Capital de Confiança perante às partes interessadas, a sua margem de negociação é muito maior. E isso não é uma questão de discutirmos teorias da gestão de projetos e sim uma forma de entendermos que existe algo muito importante que os GPs costumam não levar a sério e muitas vezes nem sequer sabem que existe.

As partes interessadas normalmente entendem que todo projeto trabalha sobre um plano de incertezas ao qual chamamos de Riscos, porém, essas mesmas partes interessadas costumam não considerar essas incertezas na hora de diminuir o Capital de Confiança de um Gerente de Projetos. Eles entendem o projeto de forma semelhante à Mecânica Newtoniana, por exemplo. Quando, nas aulas de Física do ensino médio, estudamos sobre Cinemática e Conservação da Energia Mecânica, entendemos que a variação de energia é nula quando não consideramos fatores como o atrito, isso quer dizer que a energia final é igual a energia inicial. No campo de projetos, a energia final é o resultado e a energia inicial é o plano. Pensando dessa forma, podemos entender o atrito como as incertezas (riscos) do projeto, podendo assim impactar sobre o resultado final. Fazendo esta analogia fica ainda mais fácil de entender que o Capital de Confiança atribuído a um GP durante a execução ou no fim do projeto nunca será igual ao do início, considerando que todo e qualquer projeto trabalha sobre o campo da incerteza.

Então você poderia estar se perguntando: “como consigo medir o meu Capital de Confiança durante o projeto?” ou se você é líder de PMO, poderia perguntar “como medir o Capital de Confiança de um GP?”. O Capital de Confiança é um conceito totalmente qualitativo e não quantitativo, no entanto, nada impede que alguém consiga tangibilizar este capital aplicando ferramentas de feedback com as partes interessadas chaves, por exemplo. Não é o objetivo deste artigo indicar que tipo de abordagem deve ser seguida, o que é importante entendermos que esse capital é essencial para trabalharmos com outro conceito fundamental no trabalho de gerenciamento de projetos: a Margem de Negociação.

Digamos que você começou a gerenciar um projeto iniciado há pouco tempo e que as primeiras entregas estão ocorrendo dentro dos prazos e custos, com a qualidade requerida e sem problemas de comunicação entre o você e as Partes interessadas. Neste momento o seu Capital de Confiança em relação a essas Partes Interessadas está alto, pois você demonstra credibilidade ao conseguir conduzir o planejamento aprovado, transformando-0 em resultado. Consequentemente a sua Margem de Negociação com o Cliente e demais Partes Interessadas também estará alta, porque o Capital de Confiança é um insumo importantíssimo para que você consiga barganhar durante suas negociações.

Não é fácil tangibilizar, porém a relação entre partes interessadas e Gerente de Projetos começa a dar sinais de esgotamento muito sucintos durante o ciclo de vida do projeto. E-mails extensos com fortes cobranças, pouca comunicação verbal, dificuldades na aprovação de pagamentos e clima tenso em reuniões podem ser sinais claros de uma redução no Capital de Confiança do GP e consequentemente impactará na Margem de Negociação até o fim do projeto. Mas o que pode estar deixando você intrigado com o assunto é saber como reverter uma situação de baixa credibilidade e se os níveis de Confiança e Negociação poderão ser recuperados. Havendo uma redução no Capital de Confiança, muito dificilmente (para não dizer impossível) esse nível voltará ao registrado no início do projeto e a explicação está na própria natureza humana nas relações de confiança.

Imagine que você precise fazer uma viagem de avião que dura em média 6h. No momento em que você entra no avião você, por motivos óbvios, deposita toda a sua confiança em chegar vivo ao destino final no piloto e na companhia aérea. Quando você se acomoda no assento, já tem a certeza ‘subtendida’ de que toda a parte elétrica e mecânica já foi inspecionada e que o piloto tem experiência suficiente para conduzir esta viagem. Após 2h de voo você percebe que o avião começa a trepidar e o piloto informa pelo sistema de som que está apenas passando por uma área de turbulência. De repente a trepidação volta mais forte e a aeronave começa a perder altitude. O piloto, para que o avião possa estabilizar, realiza manobras até conseguir trazer o avião para um voo tranquilo. O que você pensa imediatamente?
“Nossa, esse piloto é tão bom que eu quero continuar voando com ele por mais 6h”.

Obviamente não é isso que você irá pensar. Tudo que você deseja naquele exato momento é chegar o mais rápido possível ao destino e poder pousar em segurança. Por mais que você saiba que forças da natureza ou até mesmo a própria imprevisibilidade da mecânica da aeronave foram as culpadas pelo incidente durante o voo, dificilmente você aceitaria voar com o mesmo piloto pela mesma companhia aérea. Exatamente por este motivo é que, por mais que um projeto tenha passado por problemas devido às incertezas que são inerentes a ele, e que você (como GP) tenha feito tudo para trazê-lo de volta aos eixos e conseguido, a confiança no seu trabalho nunca será a mesma, porque a natureza humana age dessa forma e isso nem você, nem nenhuma outra parte interessada envolvida no projeto, tem como mudar.
Para concluirmos essa análise, aconselho a você que gerencia projetos, o máximo de cautela e atenção aos sinais. Um ambiente com baixo Capital de Confiança e baixa Margem de Manobra são inóspitos para a continuidade do seu trabalho. Fica impossível manter um Gerente de Projetos sem essas condições em níveis, no mínimo, aceitáveis.

Sobre o Colunista:

Wagner Borba, Gerente de Projetos da Tecnoset IT Solutions. Graduado em Gestão da Tecnologia da Informação pela FG/Laureate International Universities de Pernambuco e MBA em Gestão de Projetos pela Universidade Estácio de Sá. Possui certificado Project Management Professional (PMP®) pelo PMI, Certified ScrumMaster (CSM®) pela Scrum Alliance, International Product Owner Foundation (IPOF) pela Scrum Association e Lean Six Sigma Yellow Belt (SSYB). Possui 10 anos de experiência em projetos nas áreas de Telecomunicações e Tecnologia da Informação em empresas multinacionais como Alcatel-Lucent, Isolux Corsan e Huawei Technologies, atuando em projetos de grande porte para as maiores operadoras de telefonia do país. Também atuou como consultor em gerenciamento de projetos para empresas das áreas de TI, Saúde Ambiental, Construção Civil e Logística. Hoje atua com projetos de TI e Serviços voltados para o setor público e preside o Conselho Fiscal do PMI-PE. E-mail de contato: wagner.borba@pmipe.org.br /wborbaconsultoria@gmail.com

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