Relatório de Projetos: O que devo fazer?

Muitos dos relatórios de status de projetos que recebemos hoje em dia em nossas caixas de e-mail nem são lidos por nós… eles vão direto para a lixeira..triste realidade, mas um fato; excesso de comunicação e informação inútil ou mal ealborada.. Relatórios e mais relatórios, pilhas e pilhas de papéis com dados, caixas de e-mail super lotadas com informações gerenciais, tudo isto ao custo de horas e horas de compilação de dados, em geral manuais feitas em planilhas, para atender uma requisição de um gestor que nem sequer lê os mesmos e apenas apaga os e-mails sem abrir.

Como minimizar esta situação ?

Aqui vai um pouco de minha contribuição para ajudá-lo, manter o foco no que é importante,  na elaboração dos relatórios de projetos isto é fundamental ! Porque os relatórios de status de projetos expressam como sua equipe executa o projeto, apesar de ser um instrumento de comunicação ele também é uma ferramenta poderosa de marketing para sua equipe, trate as informações com responsabilidade, qualidade,  clareza e seja conciso e direto ao ponto !

Relacionei abaixo algumas dicas úteis de relatórios que considero básicos em todos os projetos.

Relatório de situação (status) do Projeto

Este relatório deve prover uma visão geral da situação do projeto e, dever ser suficientemente detalhado para responder questões como a saúde do projeto mas não tão detalhado que acaba fazendo com o leitor durma em cima do relatório. Este relatório deve responder as seguintes questões:

1. Onde estamos atualmente na execução do projeto ?
2. Quais são os próximos passos para este projeto ?
3. Quais são os obstáculos que temos que superar para entregar o projeto ?
4. Quais são as métricas chave deste projeto ?

Registro dos Riscos

Relatório vital que voce deve criar. Riscos estão sempre a espreita em seu projeto e, estão apenas aguardando o momento para aparecer e colocar seu projeto em rota de desastre…O registo de riscos identifica estes eventos, quantifica o impacto potencialmente negativo para o projeto e, apresenta um plano de resposta para cada um dos riscos identificados.
Este relatório pode ser utilizado para alimentar diretamente o relatório de status do projeto como uma das métricas. Por exemplo voce pode mostrar a quantidade total de riscos por severidade dando ao leitor uma boa indicação de como esta o estado geral do projeto.

Registro de Issues (Issues log)

O relatório de registro de problemas é a maneira que o gerente de projetos demonsta em como lidar com  riscos e/ou eventos inesperados que podem ocorrer. Por exemplo, o risco de um determinado recurso chave encontrar outro emprego e atrasar o projeto. Ou, um evento inesperado, como um problema de codificação em um desenvolvimento de software que provoucou parada brusca no teste do sistema (isto nunca acontece…). Este relatório deve demonstrar ativamente o que tem sido feito para endereçar de maneira priorizada e por área este issue do Projeto, estes itens podem ser agrupados por tipo de ocorrência como: show stopper, cosmético, etc..

Sumário Executivo

É um relatório de alto nível que deve informar de maneira sólida o status do Projeto, benefícios a serem obtidos e como o projeto adere a estratégia da empresa. Ele é escrito de maneira que atenda ao executivo da empresa o qual possui muito pouco tempo e necessita de visão geral de todos os projetos. Tenha em mente que este relatório deve ser elaborado de forma objetiva, baseado em fatos e que espelhe a realidade, além disso as ações a serem tomadas para manter o projeto no rumo certo.

Relatório criado por voce

A realidade é que é muito dificil ter um relatório padrão para cada empresa que reflita a realidade, crie o relatório que melhor se adeque a necessidade do projeto/empresa combinando as melhores práticas de projetos que funcionem para voce, com o temposeu relatório irá ganhar maturidade e voce perceberá quais aspectos são relevantes para os interessados no projeto.
Tenha certeza que o relatório seja prático de ser gerado semana após semana…

Mas lembre-se ! De nada adianta um bom relatório se voce não souber se comunicar efetivamente ! Mas isto é outro assunto …

Sobre o Autor: 

Nelson Rosamilha,PMP®,BB®,Prince 2 Practitioner®, possui formação na área de Ciência da Computação pela Universidade Presbitereana Mackenzie, Análise de Sistemas pela Fundação Armando Álvares Penteado, especialização em Gestão de Projetos pela Amdocs Business School, especialização em Liderança pela Penn State University, MBA em telecomunicações pela Fundação Armando Álvares Penteado, tem experiência na área de Tecnologia da Informação e atualmente é Project Executive na IBM.

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