Reservas e proteções contra riscos – Parte 01

“O experiente piloto de combate não corre riscos desnecessários. O negócio dele é abater aviões inimigos e não ser abatido.” – Eddie Rickenbacker

O desenvolvimento da estimativa de projeto

Uma estimativa é desenvolvida considerando-se o escopo de um determinado projeto e estimando-se as quantidades de materiais e recursos necessários para concluir com êxito o projeto dentro de um determinado prazo.

Qualquer estimativa implica em risco e uma organização pode utilizar os seguintes mecanismos como um meio para identificar, gerenciar os riscos associados a qualquer estimativa e proteger-se contra possíveis perdas:

I . Atribuição de uma faixa de precisão;

      Definição de margem de segurança para as estimativas;

      Definição de métodos para reajustes;

II. Estimativas de Contingência;

III. Reservas de contingência;

IV. Reservas gerenciais;

V. Formação do orçamento

Na parte I, falaremos sobre:

Faixa de precisão

As estimativas determinísticas não incluem nenhuma variação, mas podem incluir algumas indicações das faixas de precisão possíveis. Por exemplo:

• 2 semanas ± 2 dias, o que indica que a atividade levará pelo menos oito dias e não mais de doze (assumindo-se uma semana de trabalho de cinco dias); e
• Probabilidade de 15% de exceder três semanas, o que indica uma alta probabilidade – 85% – de que a atividade levará três semanas ou menos.

Margem de segurança

Margens de segurança cobrem recursos incrementais, tais como horas e dinheiro, incluídos nas estimativas para cobrir requisitos esperados mas indefinidos para contas ou subcontas individuais.

Exemplos de coberturas realizadas pelo uso de margens de segurança:

• Reservas para deficiências de projetos de engenharia para de equipamento e insumos;
• Desperdícios, perdas irrecuperável e de danos de transporte;
• Margens provisórias para os itens mal especificados
• Transporte de mercadorias (equipamentos e materiais);
• Possíveis eventos e problemas não ainda especificamente identificados ou quantificados;
• Estimativas iniciais da linha de base de custo para contabilizar a falta de definição durante a fase de preparação do planejamento e do projeto ambiental;
• Despesas com indenizações ou desapropriações ainda não avaliadas;
• Despesas decorrentes de mudanças na equipe gerencial.

Deve incluir quaisquer outros custos que não forem detalhados em outras estimativas, tais como margens para áreas específicas do escopo ou quaisquer outros custos não descritos em outro lugar na estimativa da linha de base. Isto é às vezes chamado de reserva para projeto técnico ou para itens menores.

As margens de segurança destinam-se normalmente para cobrir uma variedade de possíveis eventos e itens que foram identificadas, mas não especificamente quantificados. Eles também podem ser usados para contabilizar uma falta de definições de projeto durante a preparação de estimativas e de planejamento. O uso indevido e a falha para definir o que as margens de segurança devem cobrir, pode levar a problemas de estimativa. É um erro utilizar uma margem de segurança para cobrir um acréscimo de escopo, uma vez que estes não pertencem ao projeto atual e, portanto, não devem ter seus custos estimados. Caso haja necessidade de aumento de escopo, isto deverá ser objeto de negociação de aditivo contratual com seus respectivos custos e prazos. A figura a seguir mostra a composição do orçamento do projeto com a margem de segurança.

Reajuste

Reajuste é uma provisão, em custos reais ou estimados, para um aumento dos custos de equipamento, material e trabalho num período definido no tempo e é devido a uma mudança contínua de preço ao longo do tempo até a conclusão do projeto.

O reajuste pode ter um enorme impacto sobre as estimativas, propostas comerciais, rentabilidade e assim por diante. Em tempos voláteis, pode ser a maior conta de custo em uma estimativa; em tempos estáveis, pode parecer insignificante, mas pode mudar de repente.

Em contratação e suprimentos, o reajuste é uma fonte comum de pleitos e disputas se não for tratado de forma adequada. Escalonamento, conforme definido aqui, exclui contingências e os impactos de câmbio de moeda, mas inclui a inflação.

Alguns dos potencializadores do reajuste, além da inflação – definida aqui como o efeito global sobre os preços devido ao excesso de oferta de dinheiro –, incluem também as alterações nas condições de mercado, tecnologia, regulamentação, indústria em geral ou produtividade regional e outros fatores econômicos que afetam geralmente um setor ou segmento econômico.

Alterações em tecnologia e regulamentação, consideradas no reajuste, são aquelas que são gerais por natureza, tais como mudanças evolutivas em ferramentas de projeto ou regulamentações que não afetam imediatamente o projeto. As mudanças específicas em tecnologia ou regulamentações que impactam o projeto, diretamente ou imediatamente, poderiam ser cobertas pelas contingências ou reservas.

Reajuste é um elemento tanto de estimativa de custos quanto de processos de gerenciamento de riscos. Como outros riscos, reajuste é passível de mitigação, controle, etc. Conforme a volatilidade, a incerteza da economia e o potencial para o reajuste aumentam, maior é o risco, o que exige maior atenção dos tomadores de decisão e coordenadores de custo.

Como um custo incerto, o reajuste é sempre um risco a considerar no processo de gerenciamento de risco. No entanto, o reajuste é geralmente quantificado usando métodos diferentes do que os usados para outros riscos.

Reajuste não inclui mudanças no custo ou preço resultantes de potenciais alterações na empresa ou de estratégias específicas de projeto, ações, eventos de risco ou outras alterações. Os riscos de preços devem ser tratados por estimativas de contingência.

Reajuste não cobre situações que estão além do previsto pelos índices publicados. Estas situações devem estar cobertas por contingências e alocadas com base nos riscos identificados. Normalmente, os contratos devem incluir cláusulas de reajuste para cobrir os efeitos da inflação, variações cambiais, acordos trabalhistas ou mudanças atípicas das condições de mercado.

Por ser conduzido pelas condições da economia, que são externas ao projeto, é menos receptivo às técnicas de quantificação que usam dados empíricos de projeto, por exemplo: estimativa de contingência paramétrica; ou entradas da equipe do projeto, por exemplo: faixa de estimativa, valor esperado, etc.

Dada a sua natureza econômica, recomenda-se a participação de pessoas com bons conhecimentos de economia no processo de desenvolvimento de métodos de estimativa de escalonamento.

Fonte:

Lyra, Alexandre – Manual de Gerenciamento de Riscos – Brasport

Sobre o Colunista: Carlos Alexandre Rech Lyra, PMP é Engenheiro eletrônico e analista de sistemas e passagem em empresas como Promon Engenharia, Siemens, Equitel, HP, Banco Nacional e outras. Com mais de 30 anos de experiência em consultoria e gerenciamento de projetos em empresas de grande e pequeno porte. Como consultou, atuou em empresas como Proderj, TJERJ, CET-RIO, URBS – Urbanização de Curitiba S.A. , TAUÁ Biomática, BRQ/IBM, Aurizônia/BroadWave, JF Produções, RDC—Republic Democratic of Congo, JAB Engª., Confed. Brasileira Associações Comerciais (CBAC), EMBRATEL. Professor de redes de computadores e gerencia de projetos em cursos de pós graduação, especialização e MBA em instituições de ensino como UVA, Estácio de Sá, IDEC. Coordenador da área de convênios do PMI-Rio e de equipes de voluntários na preparação de treinamentos para a formação de profissionais em gerência de projetos

E-mail de contato: alyra@prasys.com.br

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