Publicado em 25/03/2015
Quando estudamos e pesquisamos sobre gerenciamento de projetos, normalmente encontramos muito conteúdo sobre as áreas de conhecimento do PMBOK, liderança, comportamento do gerente de projetos, certificações, metodologias, etc.
Existe outro aspecto do trabalho do gerente de projetos que é menos “nobre”, e não lemos tanto sobre isso: resolver problemas.
Pense bem: ao gerenciar um projeto, quando tempo você passa planejando atualizando cronogramas e fluxos financeiros, fazendo relatórios e comunicando o status dos projetos aos stakeholders? E quanto tempo passa resolvendo problemas? Provavelmente a resolução de problemas ocupa uma boa parte de seu dia…
Quando falo sobre problemas em projetos é tudo aquilo que sai do planejado, mas não se encaixa como uma mudança de projeto. O fornecedor vai atrasar a entrega do material porque o caminhão ficou preso em uma enchente? É um problema… O técnico não leu o último e-mail com orientações para instalação de um sistema e fez a coisa errada? É um problema… O departamento financeiro não recebeu a autorização para liberar verbas para seu projeto? É um problemão!
O papel do gerente de projetos em um problema é fundamental. Os mais fracos se limitam a entender o impacto do problema no projeto e documentar a situação, deixando a solução para os especialistas. Os que são realmente bons se envolvem profundamente em todas as fases da resolução do problema para que este tenha o menor impacto possível no projeto.
Eu enxergo 3 aspectos básicos para que um gerente de projetos lide adequadamente com os problemas:
Gerenciar e Monitorar
Você deve ter alguma forma de identificar, capturar e registrar os problemas. Não há uma solução única, mas é bom ter algum sistema (de preferência online) que lhe ajude. Isso pode ser desde uma planilha excel, passando por mapas mentais, até sistemas online de gerenciamento de projetos.
Desde que você e sua equipe consigam (1) registrar os problemas que ocorreram, (2) documentar os passos envolvidos na solução, (3) acompanhar o status de cada problema e (4) saber as responsabilidades de cada membro da equipe na solução, o sistema de gerenciamento e monitoramento de problemas está adequado.
Resolver com Processo
Existem várias metodologias de resolução de problemas (é só fazer uma busca na internet para conhecer algumas). Claro que o remédio precisa ser adequado aos sintomas. Você não vai aplicar um processo complicado envolvendo muitas pessoas para resolver um problema de baixo impacto e custo.
Independente de suas preferências, o que você precisa é ter alguma forma estruturada de resolver os problemas. Isto lhe ajudará a seguir um processo lógico e permitirá à equipe contribuir mais com a situação.
Pessoalmente, eu tenho um processo que aplico a quase todos os problemas em meus projetos, por ser intuitivo e ajustável ao tamanho do problema:
Garantir o Fechamento do Problema
Não permita que os problemas virem zumbis (mortos-vivos que sempre voltam para pegar no seu pé). Os problemas devem ser liquidados e exterminados. Se ele ainda estiver se mexendo, dê um tiro de misericórdia.
Dramas à parte, seu processo deve garantir que a implementação seja eficaz, que a solução esteja adequadamente documentada, que todos os stakeholders corretos tenham sido comunicados e que foram tomadas as medidas para que o problema não volte a acontecer.
Em resumo, não aplique metodologias e processos detalhados ao gerenciamento normal de seu projeto, enquanto trata os problemas com intuição ou tentativa e erro. Problemas tem a chata mania de se multiplicar rapidamente e se espalhar fora de controle, então seja eficiente na eliminação de cada um… pelo bem de seu projeto.
Autor: Luiz de Paiva, Gerente de projetos e empreendedor com vivência internacional, criador da Rede O Gerente e definitivamente viciado em publicar conteúdo sobre gestão, negócios e tecnologia. Fundador da Avantta, empresa especializada em soluções de tecnologia e gerenciamento de projetos para pequenas e médias empresas. Segundo seu filho, é o melhor engenheiro do mundo.
Artigo publicado no site doxplan.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Os problemas que podem ocorrer em um projeto são dos mais variáveis níveis; gerencial, técnico, logístico, etc. No escopo deve, se possível, ser tratado todos os níveis de problema no planejamento dos riscos. Para que assim o projeto possa ter maior confiabilidade minimizando as percas em futuros problemas.
Garantir o fechamento do problema é essencial para a segurança do projeto. É necessária que se tenha pessoas capacitadas e que tenha uma visão de gestão em confiabilidade. Uma vês que o projeto não pode sofrer com falhas recorrentes, levando a decréscimo do mesmo.
Vinicius Alvarenga – Gestão de Projetos 6
Gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução de perto e manter sempre alerta com os acontecimentos e ser flexível com possiveis mudanças, o gerente de projetos deve estar sempre de olho no plano inicial para não perder o controle. Uma das principais qualidades do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele é quem recebe todas as informações, e deverá saber processar e divulgar para todo o restante da equipe. O Gerente precisa se preocupar em envolver a equipe, cliente e fornecedores de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto.
Felipe Dolabela Lisboa Pinto – GPPP1501 T149 – Gestão de Projetos
Um bom gerente de projetos deve lidar com todas as ocorrências do dia-a-dia, o que inclui a resolução de problemas, ou pelo menos, a melhor forma de passar por ele sem deixar grandes consequências principalmente para as partes interessadas.
O comentário acima, traz uma indicação de atitude importante, que é a buscar informações de projetos similares anteriores dos problemas e principalmente das lições apreendidas, assim, é possível aplicar metodologias eficazes, em tempo hábil.
Natalí Gomes Sabino Matos
A resolução de problemas em Projetos, se assemelha à Integração, ou engloba à mesma, como principal ação do Gerente de Projetos, pois envolve todas as equipes e pode ocorrer em qualquer etapa de um Projeto, com maior intensidade na Execução, que apresentar maior número de variáveis favoráveis a gerar problemas. Um registro desses problemas ocorridos juntamente com a atitude tomada para resolução do mesmo, assim como a vivência prática (necessidade de ser ágil na solução do problema, visando diminuir suas interferências no Projeto), vão se tornando ferramentas importantes para posteriormente lidar com novos problemas que englobam uma tomada de atitude parecida. É um assunto pouco comentado, porém, pode comprometer o andamento de um Projeto, aumentando ainda mais as suas proporções.