Revisão, validação e documentação da estimativa de custos

Resumo

Será abordado nesse Artigo técnicas práticas capazes de trazer um melhor desenvolvimento para a elaboração de um orçamento, como a revisão, validação e a documentação da estimativa de custos que integram o processo assim minimizando os erros e melhorando os resultados finais de todo o projeto.

Introdução

Na atual conjuntura econômica com um mercado cada vez mais exigente e com maior número de ofertas, fornecer um orçamento coerente com a expectativa do cliente e de acordo com o escopo do projeto é fundamental para chegar em um resultado satisfatório.

Sendo assim, é necessário que se desenvolva técnicas para minimizar os erros e dar a segurança exigida pelo cliente. O presente artigo tratará do processo de revisão, ou seja, de avaliar, validar e documentar estimativas conforme a norma da AACE® International Recommended Practice (31R-03. Review inglês, Validation, and Documentando the Estimate).

As práticas apresentadas podem ser aplicadas e utilizadas em qualquer tipo de processo de custo e orçamento, orientando assim a equipe em desenvolver exatamente aquilo que lhe foi proposto.

Práticas Recomendadas para o Processo de Estimativa

A estimativa de custo é o conjunto de informações necessárias para implementação de um projeto.

A AACE internacional’s recomenda como prática para uma avaliação de qualidade os seguintes pontos:

• Desenvolvimento a partir de contrato ou processos;
• Verificar se cobre todo escopo do projeto;
• Verificar erros e/ou omissões (a etapa de validação deve revelar erros e/ou omissões específicas);

Verificar se o material disponibilizado está estruturado e apresentado no formato esperado

A prática de rever, validar e documentar a estimativa é um elemento básico que pode ajudar a gerir os custos do projeto em todo seu processo. Rever as estratégias montadas, colocar nas diretrizes da empresa e garantir a qualidade de seu projeto, é um processo realizado por uma equipe que faz uma compilação de todos os dados para garantir a qualidade e que a todos os requisitos do projeto e sua organização estejam sendo atendidos.

A prática que define e fornece as diretrizes para que se possa revisar validar e documentar a estimativa, é um passo importante que temos que ter em nosso projeto para que possamos garantir todo o funcionamento do processo de custos realizados no orçamento. Podemos aplicar essas importantes diretrizes em vários setores e que o responsável não necessite de um conhecimento especifico para que utilize delas e sim apenas compreender.

As estimativas realizadas normalmente têm um processo complexo que demanda tempo para análise para possa rever todos os objetivos, escopo e riscos de seu projeto, que esteja dentro da estimativa financeira dos interessados no projeto.

No processo de estimativa temos que avaliar todo o processo que o projeto terá até sua conclusão. Como cada projeto é diferente do outro temos que ficar atentos aos detalhes e diligências que estão sendo utilizadas nesse projeto para que possamos variar a estratégia de revisão da estimativa. Nesse processo são apresentados três processos: o de revisar, validar e documentar.

O processo de revisão de uma estimativa varia de acordo com a importância, valor e finalidade da estimativa inicial. É importante salientar que as etapas de revisão são aplicadas facilmente as necessidades e padrões da empresa, em qualquer projeto. É verificada se a estimativa se encontra dentro das perspectivas do projeto, diminuindo assim a margem de erro.

A estimativa de validação vem para garantir que a estimativa está dentro do escopo do projeto e obedecendo aos requisitos mínimos e competitividade. Os dados da estimativa são aferidos, pois ela pode ser realizada por algum terceiro que é o mais aconselhável, ou baseada em algum histórico dentro da empresa que seja de domínio publico o que não é aceitável mas pode ser utilizado e ou com estimativas realizadas anteriormente o que não é aconselhável.

No processo da estimativa deve ser levantado também o cronograma de execução e nele conter todos os comentários necessários para que no processo de estimativa possa permitir as ações corretivas. Após esse processo deve se obter um conjunto de documentos confiável e que toda a equipe de projetos e gestão entre em concordância.

O resultado de todas as etapas deve reunir todos os pontos importantes de uma estimativa, como documentos claros e corretos, dando assim a certeza de que o projeto atendeu todo o escopo contratado.

Conclusão

Em um processo de estimativa de custos percebemos que temos muitas diretrizes a ser consideradas para que se consiga garantir uma consistência no orçamento.  O processo de revisão dessa estimativa também é um ponto importante, pois conseguimos realizar uma verificação buscando encontrar alguma inconsistência a fim de corrigi-la para minimizar os riscos que existem ao longo da execução do projeto.

No desenvolvimento da estimativa além do levantamento do custo também temos que levar em conta a construção do cronograma, pois com ele é possível realizar a gestão do andamento da obra, pois nem sempre é realizado no custo uma demanda para atraso.

Após todo o estudo da estimativa pode perceber que é um processo bem complexo e que se não for realizado com atenção e seguindo todas as diretrizes ocorrerão falhas no futuro que podem a vir inviabilizar todo o projeto gerando prejuízos à empresa. Assim mantendo toda a documentação registrada e eles sendo claros e corretos a e seguindo todo o processo consegue atender todo o projeto e o escopo contratado.

Referências:

• AACEI. Reviewing, Validating, and Documenting the Estimate. Disponível em: <http://www.aacei.org/toc/toc_31R-03.pdf> Acesso em 23 set. 2015.> Acesso em 23 set. 2015.
• PMKB. A Importância das estimativas de custos e orçamento. Disponível em: <https://pmkb.com.br/artigo/a-importancia-das-estimativas-de-custos-e-orcamento/> Acesso em 27 set. 2015.
• UFPE. Estimativas dos Custos. Disponível em <http://www.cin.ufpe.br/~if717/Pmbok2000/pmbok_v2p/wsp_7.2.html> Acesso em 24 set. 2015.
• YUMPO. Recommended Practice. Disponível em: <https://www.yumpu.com/en/document/view/32470874/31r-03-aace-international  > Acesso em 23 set. 2015.

Sobre os Autores:

Bárbara Araújo Vieira; Graduada em Administração pela Pontifícia. Universidade Católica de Minas Gerais. Experiência na área de contabilidade e gerenciamento de custos. E-mail de contato: barbara_bav@hotmail.com

Frederico Santiago Romualdo Rios; Engenheiro Eletricista graduado pelo Centro Universitário de Belo Horizonte – UNI-BH. Atuação em diversos níveis técnicos, destacando-se as atuações como Engenheiro Orçamentista na A&C Mecatrônica. E-mail de contato: fredsantiago@hotmail.com

Lorena Sá Fortes Domingos; Graduada em Engenharia Civil pela Universidade Fumec – Belo Horizonte/MG. Atuação na área de engenharia de custos e orçamento, prospecção de licitações públicas e desenvolvimento de projetos. E-mail de contato: lorena.safortes@hotmail.com

Contexto: Artigo apresentado da turma Pós em Engenharia de Custos e Orçamento – Turma 8 do IETEC ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho.

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