Todo projeto, por si só, nasce com tendências à desordem

Parece ser uma afirmação meio óbvia e até bastante pretensiosa, mas é a mais pura verdade. Alguns podem dizer “Ah, isso eu já sabia”. Outros podem perguntar: “que gênio falou isso”? Ninguém que eu saiba, mas eu estou afirmando. Você que está lendo esse artigo e trabalha com projetos também pode afirmar, se concordar é claro.

A intenção desse artigo é fazer uma brincadeira matemática para que possamos entender a importância da existência de um planejamento mínimo para que os projetos aconteçam fora de uma condição caótica. Mas antes de tomar a afirmativa totalmente ao pé-da-letra, me deixa explicar melhor esse assunto, até para evitar mal-entendidos. Todo projeto, por si só, nasce com tendências à desordem. A maior prova disso é que as boas práticas e todos os frameworks existentes nessa área tem, em sua composição, uma fase ou processos intitulado Planejamento. Aí você me pergunta: “sem planejamento, um projeto pode existir”? Olha, poder pode, mas perde todo o sentido e as consequências são catastróficas. É mais ou menos como alguém comprar um trem sem construir a ferrovia. Quanto mais o planejamento tender a zero (não existir) maior será a probabilidade de se instalar o caos em seu projeto e vou provar isso matematicamente.

O planejamento é o limite que se impõe para que o caos não venha a ocorrer. Quando se tem um plano definido (P > 0) então o caos tende a não existir. Considerando T o Trabalho a ser executado pelo projeto (somatório das tarefas) e o P (Planejamento para execução), podemos dizer que o Caos em um Projeto nasce da razão entre essas duas grandezas. Quando o P tende a zero, o caos tende ao infinito. Quando P é maior que zero (ou seja, quando o Planejamento é maior e mais bem definido em relação ao trabalho que precisa ser executado), então o Caos tende a zero.

Tá Wagner, pela matemática não ficou muito claro. Ok então, vamos tentar analisar por uma visão de outra ciência, a Química. Quero convidar vocês a voltarmos um pouco no tempo, mais precisamente na época de escola. Nas “famigeradas” aulas de Química, estudando termodinâmica, aprendemos um conceito chamado de Entropia. A Entropia é a medida de desordem das partículas em um sistema físico, que tem sua fórmula abaixo (considerando que a temperatura absoluta se altera durante o processo).

Comparando este conceito ao cotidiano, podemos pensar que, uma pessoa ao iniciar uma atividade tem seus objetos organizados, e a medida que ela vai os utilizando e desenvolvendo suas atividades (sem um planejamento, fluxo ou lógica), seus objetos tendem a ficar cada vez mais desorganizados. Observando a natureza como um sistema, podemos dizer que o universo está constantemente recebendo energia, mas não tem capacidade de cedê-la, concluindo então que a entropia do universo está aumentando com o passar do tempo. Como um projeto é executado por pessoas e pessoas fazem parte do universo, essa lei se aplica facilmente. Quer outro exemplo? Tente lavar uma pilha de pratos sem definir quais processos devem ser utilizados para que todos estejam limpos e empilhados novamente dentro de um sistema organizado. Se você começar a lavá-los sem antes descartar o resto de comida alojado nesses pratos, você tende a entupir a pia. Se você não lava antes de passar a esponja com o detergente, você tende a deixar a esponja suja e consequentemente sujar o prato subsequente.

Papo louco né?

O que eu estou querendo dizer com tudo isso? Bem, qualquer projeto já nasce para dar errado. Se você não fizer esforço nenhum, por si só, o projeto se destrói, porque a natureza de todo projeto é autodestrutiva na sua essência. Provavelmente nenhum projeto que você venha a executar estará isento de problemas, não é por nada, é porque ele tende a isso mesmo. O papel de um Gerente de Projetos e sua equipe é exatamente aplicar uma força contrária a essa tendência ao caos e força-la a trabalhar sobre uma linha de confiança, que aqui podemos usar analogamente como as baselines de um projeto. E aí você pensa: “meu Deus, agora ele já está apelando para a Física”. Caro leitor, eu poderia provar isso em qualquer ciência da natureza, simplesmente porque é exato mesmo sendo caótico. Então vamos representar graficamente:

Note que tratei as forças como elas devem ser tratadas na natureza – como uma grandeza vetorial. A moral da história é que sem planejamento a “entropia” do projeto aumenta. Claro, se pensarmos no detalhe de um projeto “fim-a-fim” outros fatores vão influenciar, é o caso da Gestão da Execução do Projeto, por exemplo. Aí você me perguntaria mais uma vez: “só o planejamento é essencial”? Não, nem de longe pense nisso. O planejamento de um projeto equilibra as “forças” e diminui a tendencia ao caos, mas o sucesso do projeto vem de como esse esforço é conduzido. O que tentei fazer aqui foi uma análise mais generalista sobre a natureza dos projeto e a importância da ação do GP no equilíbrio dessas forças contrárias, visando a realização das entregas dentro da normalidade.

A princípio não tem muito a ver com a Teoria do Caos, tão conhecida por todos nós, já que essa teoria informa que “qualquer pequena mudança nas condições iniciais de uma situação leva a efeitos imprevisíveis”. No caso de Projetos o efeito é contrário: a não ser que você haja de alguma forma para que a situação esteja sob controle, os efeitos serão imprevisíveis.

Até a próxima.

Sobre o Colunista: Wagner Borba, Gerente de Projetos da Tecnoset IT Solutions. Graduado em Gestão da Tecnologia da Informação pela FG/Laureate International Universities de Pernambuco e certificado Project Management Professional (PMP®) pelo PMI. Possui 10 anos de experiência em projetos nas áreas de Telecomunicações e Tecnologia da Informação em empresas multinacionais como Alcatel-Lucent, Isolux Corsan e Huawei Technologies, atuando em projetos de grande porte para as maiores operadoras de telefonia do país. Também atuou como consultor em gerenciamento de projetos para empresas das áreas de TI, Saúde Ambiental, Construção Civil, Logística e Telecomunicações. Hoje atua com projetos de TI e Serviços voltados para o setor público é voluntário e facilitador no grupo de estudos preparatório para certificação PMP oferecido pelo PMI-PE.

Email de contato: wagner.borba@pmipe.org.br /wborbaconsultoria@gmail.com

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