Um evento visto como um projeto

Um Evento visto como um Projeto

A profissionalização que tomou conta das áreas de marketing, relações públicas e comunicação, nos últimos anos provocou uma consequente profissionalização da área de eventos e da organização de eventos.

Já foi o tempo em que um evento era nada mais que um simples encontro, uma “comemoraçãozinha”, uma “reunião com o pessoal da empresa” ou mesmo uma grande festa.

Na atualidade, um evento é um projeto e tem que ser tratado como tal.

Estou falando de gestão mesmo. Controle.

Saber cada detalhe do que está fazendo desde a fase pré-evento, passando pela realização do evento e pela fase pós-evento.

Para você entender na prática vou citar alguns exemplos de aspectos importantes para a organização de um evento a começar pelo planejamento.

O que gerenciar no Projeto de um Evento

Se um evento é um projeto, a primeira coisa que temos que saber é que certamente este evento tem stakeholders.

Nome estranho esse não é?

Para quem não sabe, stakeholders são as partes interessadas do evento.

São todas aquelas pessoas ou empresas, que de alguma forma são interessados no evento, como patrocinador, fornecedor, convidado, organizador ou difusor.

Interessante essa parte, pois é exatamente o que há de mais novo em gerenciamento de projetos.

O gerenciamento de stakeholders ou partes interessadas é uma variável que foi recentemente adotada como uma variável crucial para a gestão de projetos e, portanto para a organização de eventos.

Aqui estão todas as áreas de um projeto a se considerar para uma organização de eventos profissional:

1 – Gerenciamento de integração: processo necessário para assegurar que todos os elementos do projeto estejam adequadamente coordenados.

2 – Gerenciamento de Escopo: processo necessário para assegurar que esteja se incluído todo o trabalho necessário, e somente o trabalho requerido para a conclusão bem sucedida do projeto.

3 – Gerenciamento de Tempo: processo necessário para assegurar a execução do projeto no tempo previsto.

4 – Gerenciamento de Custo: processos que envolvem o planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.

5 – Gerenciamento da Qualidade: processos que incluem todas as atividades da organização executora que determinam as responsabilidades, objetivos e as políticas de qualidade, de modo que o projeto atenda às necessidades que motivaram sua realização.

6 – Gerenciamento de Recursos Humanos: processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

 7 – Gerenciamento de Comunicações: processos que organizam e gerenciam informações e comunicações que os stakeholders (partes interessadas) necessitam.

8 – Gerenciamento de Riscos: processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento dos riscos em um projeto, visando aumentar a probabilidade dos resultados positivos e diminuir a probabilidade das adversidades de um projeto.

9 – Gerenciamento de aquisições: trata-se dos processos de obtenção de bens e serviços importantes visando realizar o projeto, como cotações, informações, melhor contrato e decisão de aquisição.

10 – Gerenciamento de Stakeholders: identificar cada um dosstakeholders, entender suas necessidades e expectativas. O gerente de projetos precisa estar próximo aos stakeholders, conhecer e entender suas peculiaridades, estar atento às suas posições e apto a responder cada situação que possa influenciar negativamente ao projeto.

O Futuro da organização de Eventos

Por isso eu recomendo que os profissionais que trabalham com organização de eventos procurem estudar metodologias de gestão de projetos, sendo a mais reconhecida delas a metodologia do PMI – Project Management Institute.

O futuro da organização de eventos está nas mentes e nas mãos daqueles que entenderem que Evento é a mídia do futuro, mesmo em tempos de internet, simplesmente porque tem o singular poder de promover o encontro das pessoas e dos negócios.

Sobre o Colunista: Daniel Bizon, é pós-Graduado em Marketing Estratégico pela Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais é coautor dos livros Ser Mais em Gestão de Pessoas e Motivação em Vendas. Seu trabalho tem um grande diferencial: informação e mágica juntos, resultando em palestras de alto impacto para gerar conhecimento, motivação e transformação nos negócios. Em 02 anos consecutivos recebeu o título “Speaker of The Year Brazil” (Palestrante do Ano Brasil) pelo Latin American Quality Institute, a mais importante Organização de reconhecimento da Qualidade da América Latina. Em Buenos Aires – Argentina recebeu o Prêmio Latino-Americano de Qualidade 2011 (Latin American Quality Awards 2011), como um dos melhores palestrantes da América Latina.

E-mail de contato: contato@danielbizon.com.br – Acesse o site do palestrante Daniel Bizon: http://www.danielbizon.com.br.

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