Uma equipe para uma estrutura ou uma estrutura para uma equipe?

Certa vez, usei uma comparação que acabou ficando marcada e sempre a estou repetindo: usar uma geladeira é fácil, difícil é fabricar uma geladeira.

De fato, qualquer pessoa sabe usar uma geladeira. Colocar as coisas dentro dela, limpar de vez em quando, organizar, regular a temperatura, etc. São tarefas relativamente simples.

Já fabricar a geladeira não é tarefa tão simples. É preciso projetar, dimensionar, especificar seu funcionamento e seus materiais. Há design e engenharia eletromecânica envolvidos nisso. Depois de projetada é preciso pensar na linha de produção (que também tem um projeto ainda mais complexo), nos fornecedores, nos acordos que serão feitos com eles, etc.

E porque estou citando isso?

Porque com nossas equipes há alguma analogia. Conduzir uma equipe já formada e bem estruturada é uma tarefa com certo grau de complexidade. Construir essa equipe partindo do nada é algo bem diferente.

Substituir uma pessoa na sua equipe de trabalho dentro de uma empresa exige que você encontre um perfil apropriado a uma função já bem definida. Você e o departamento de RH conseguem caracterizar objetivamente os conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias à função a ser desempenhada. Assim, escolhem um profissional que após alguma ambientação desempenhará bem a rotina do trabalho.

Por outro lado, começar uma equipe do zero é uma tarefa bem diferente e, em certos aspectos, bem mais complexa. Essa é a realidade dos projetos. Seja uma empresa nova que está se formando, um departamento dentro de uma empresa já instalada, uma filial, um empreendimento de construção civil, uma equipe esportiva, etc., o caso é semelhante. Para estas situações não há receita, pois, a equipe vai se formatando ao longo da sua formação.

No primeiro caso, você tem a estrutura pronta e precisa preencher as posições. No segundo, muitas vezes você não tem nem as posições totalmente definidas. E, mesmo que tenha, não poderá ocupá-las todas de uma única vez simplesmente porque não encontrará todas as pessoas de uma só vez. É comum inclusive que a mesma pessoa desempenhe várias funções na equipe até que todos os postos sejam formatados e preenchidos.

Os perfis das pessoas necessárias no segundo caso são bastante diferentes dos requisitados no primeiro. É possível, inclusive, que sejam eventualmente incompatíveis. Pessoas que se adaptam facilmente são benéficas no primeiro caso. No segundo, você pode preferir pessoas mais audaciosas, mais criativas, mais “multitarefas”, mais independentes, mais associativas.

Reparemos que há uma diferença de atitude necessária e importante em cada situação. Vejamos…

Uma equipe já estruturada numa organização conduz seus trabalhos focada em metas. As metas são desafiadoras, mas não as atingir não inviabiliza a continuidade do trabalho. Já quando se está nascendo do zero, os desafios a serem vencidos representam as metas. Não vencer os desafios significa não gerar os resultados esperados na estruturação do trabalho. No primeiro caso o espírito da competição pode até estimular a equipe. No segundo caso, a tônica é inevitavelmente a colaboração.

Os processos amadurecidos num trabalho já estruturado permite que as pessoas exerçam apenas a sua função, limitando suas atribuições. Já os trabalhos ainda em estruturação não possuem processos tão amadurecidos e, portanto, é comum que seja exigido das pessoas um conhecimento que extrapola a sua função prevista (até porque as funções não estão perfeitamente mapeadas ainda).

Liderar estes processos em cada caso exige do líder competências diferentes e, portanto, conhecimentos, habilidades e atitudes diferentes. No caso das equipes já estruturadas, o líder busca a otimização de resultados e, para isso, tenta extrair o máximo de cada membro em cada posição. Nas equipes em construção e ainda não estruturadas, o líder precisa desenvolver as pessoas (e a própria equipe) ao mesmo tempo em que desenvolve a estrutura. No fundo, neste segundo caso, a estrutura final (seu organograma, seus processos, sua cultura) acaba sendo uma criação da equipe maestrada pelo líder.

Obter o melhor desempenho da equipe em formação significa estruturá-la de forma a colocar os talentos de cada membro à serviço dos objetivos. Assim, para o mesmo objetivo, duas equipes diferentes acabarão sendo formadas com estruturas diferentes. O papel do líder é mapear os talentos e organizar um plano de estruturação que os aproveite em prol dos objetivos do trabalho.

Assim, há casos em que precisamos de “uma equipe para a estrutura” que já existe formatada. Mas há outras situações em que as pessoas chegam antes que a estrutura esteja completamente definida e, nesses casos, precisamos criar “uma estrutura para a equipe”.

Entender essas diferenças é um importante passo para se ter uma boa equipe em qualquer caso.

Sobre o Colunista: 

Renê Guimarães Ruggeri, Formado em Engenharia Civil, MBA em Gestão de Projetos, Especialista em Gestão de Empresas, 20 anos como Coordenador de Projetos AEC, autor dos livros “Redescobrindo o Processo do Projeto” (2015) e “Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor” (2011), Eng. Máster Coordenador de Projetos na Vale S/A (2011-2015), Professor da Academia Militar de MG no CFOBM (2003-2010), Diretor de Projetos da FEOP(2006-2008), participação em mais de 100 Projetos AEC de variados portes e tipologias (1995-2015), Instrutor, palestrante e escritor nas áreas de Engenharia de Projetos e Gestão de Projetos. Atualmente é Sócio-Proprietário da Renê Ruggeri Engenharia e Consultoria e atua com Gestão de Empreendimentos com foco em Gestão de Engenharia. E-mail de contato: rgruggeri@gmail.com – Site: www.reneruggeri.com

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