Publicado em 17/12/2013
Neste post vamos falar um pouco sobre gerenciamento de aquisições, afinal de contas nós Gerente de Projetos iremos lidar com contratos em algum momento durante a nossa carreira como Gerente de Projetos e até mesmo em sua vida pessoal, afinal de contas somos os Gerentes de Projetos das nossas vidas!
O primeiro passo quando estamos planejando as aquisições do projeto é tomar a decisão se iremos comprar ou fazer, este é o famoso “make or buy?” e para tomar esta decisão são considerados alguns fatores como disponibilidade de recurso, habilidade para executar um pacote de trabalho, transferir riscos e etc. Após tomar a decisão de fazer ou comprar devemos identificar quais são os tipos de contrato que iremos utilizar os dois modelos que estou mais acostumado a trabalhar são:
- Preço Fixo
Neste tipo de contrato o comprador sabe exatamente o que ele quer comprar, sabe os detalhes técnicos e etc. Este tipo de contrato não terá uma variação de preço, como o próprio modo já diz. No mercado de TI acredito que este é o modelo de contrato mais praticado, tiro como base a empresa onde atuo atualmente. Este tipo de contrato é muito bom para o comprador, pois o maior risco quem assume é o fornecedor.
Como exemplo para este tipo de contrato posso citar a situação onde o comprador solicita a troca do seu sistema de telefonia das suas 50 unidades espalhadas para o país.
- Tempo e Material (Time&Material)
Neste tipo de contrato o comprador (cliente) não possui muitos detalhes de sua necessidade e com isto fica difícil o fornecedor colocar um valor fixo então este é cobrado por hora/homem. Na empresa que atuo este tipo de contrato pode ser considerado como chamado técnico, pois o cliente entra em contato com uma solicitação não muito exata então durante o atendimento as questões vão sendo esclarecidas e os assuntos são acentuados.
Existem alguns pontos que necessitam ser observados em todos os tipos de contratos, inclusive os que não estão mencionados aqui, segue abaixo:
- Todos os contratos devem ser formais
Pode parecer um absurdo, mas já tratei de alguns casos onde acordos são feitos entre amigos sem definições muito claras e que foram transferidas para o Gerente de Projeto gerenciar. Quando este tipo de fato a fase inicial e de planejamento são extremamente importantes no projeto para que o Gerente de Projeto possa esclarecer todos os pontos de dúvida.
- Tudo o que você quer que seja feito no contrato coloque no contrato
Algumas vezes me deparo com clientes que trabalham somente com urgência, as vezes até acho que a pessoa está no ramo errado deveria ser bombeiro e não gerente de TI e etc. Mas este tipo de profissional normalmente me envia solicitações de reuniões às 17hs para que possamos nos reunir no dia seguinte as 09hs para fazer acompanhamento do projeto. Se não esta no contrato que o Gerente de Projeto é obrigado a comparecer em reuniões de acompanhamento do projeto então o comprador não tem como cobrar a sua presença. (Enfim, existem vários fatores para que você possa negar ou aceitar uma reunião deste tipo, mas este não é o foco deste post).
- Forma de pagamento clara para ambas as partes
É muito importante que o Gerente de Projeto tome muito cuidado com a forma de pagamento em seus contratos para que isto não prejudique o fluxo de caixa do seu projeto. Este fator não poderá ser somente de conhecimento do gestor de contratos, é necessário que o Gerente de Projetos também tenha esse conhecimento.
Outro ponto muito importante sobre contratos é que quando o seu projeto só é finalizado quando o contrato termina, ou seja, mesmo que a execução das atividades relacionadas ao contrato mas os pagamentos não finalizaram devido a um acordo comercial então você não pode encerrar o projeto! O seu projeto só termina quando todos os pagamentos estiverem finalizados (Encerrar aquisições).
Por fim posso dizer que todos os Gerentes de Projetos devem ter conhecimento de quais são os tipos de contratos existentes e como eles funcionam, sempre conte com a ajuda do especialista de contratos da sua empresa.
Sobre o Colunista:
Daniel A Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.
E-mail de contato: daalmeida@gmail.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
É de fundamental importância o planejamento de todo o projeto, e quando se trata da área de aquisições é necessário o entendimento do que realmente se trata para conseguir tomar a melhor decisão refente a fazer ou comprar, contudo considerando os recursos disponíveis e os contratos que regem cada projeto, pois como existem diferentes tipos de contratos é necessário avaliar e é sempre importante independente do tipo de contrato formaliza-lo. Muitas empresas, principalmente empresas de pequeno porte tem por costume fechar contratos por boca, típica conversa informal e sem definições muito claras, gerando assim um desconforto quando algumas dúvidas surgem, além do mais é muito importante para ambos os lados (cliente/fornecedor) ter um contrato bem feito onde terá pontos esclarecedores , além de resguardar ambos.
Outro ponto que vejo muito é a falta de informações nos contratos, tanto refente as atividades que regem o mesmo quanto em relação aos pagamentos dos serviços que serão executados, e acredito que muita das vezes essa linha vaga nos contratos se dar devido a falta de um profissional preparado para tal função. Por isso é importante ter um responsável qualificado para que o mesmo gerencie todos os aspectos não deixando nenhum ponto de escape que possa vir prejudicar o andamento de aquisições.
Concordo com o autor no que diz respeito a ter sempre um bom espacialista, que tenha conhecimento fluente na gestão de aquisições, principalmente na elaboração dos contratos.
O desafio maior que fica ao meu ver, e o descrever com amplitude toda a expectativa que o cliente espera do projeto/produto, somada a uma realidade que só a técnica pode dizer se ha viabilidade ou não.
Na atual conjuntura econômica, trabalhar com a proposta de preço fixo pode ser algo muito delicado, exigindo um estudo aprofundado de mercado, pois o contrato frágil e preço fixo, pode inviabilizar a execução de um projeto a longo prazo.
Gostaria de saber se na atual conjuntura do pais, dólar em alta, qual seria a melhor forma de selar um projeto de longo prazo? qual seria o contrato ideal? Considerando uma prestação de serviço que requer aquisições de importados?