Você já parou para pensar por que Gerenciamos Projetos?

Tenho pensado ultimamente sobre o que está por trás do trabalho que fazemos como gerentes de projetos. Muitas vezes ficamos presos nas ferramentas e técnicas, ou seja, no “COMO”, sem olhar para os conceitos e ideias por trás delas, ou seja, o “PORQUÊ” do que fazemos.

Por que Gerenciamos Projetos?

Se formos responder essa pergunta de forma objetiva, nós gerenciamos projetos para beneficiar o negócio, ou seja, para:

• Aumentar a produção
• Aumentar a produtividade
• Aumentar a qualidade
• Eliminar desperdício e retrabalho
• Inovação de produtos e processos

Atender a esses pontos permite que as empresas se destaquem no mercado, isso se torna mais evidente em um cenário onde existe uma grande disputa por um lugar ao sol.

Permite também às empresas inovarem, um exemplo de projeto bem sucedido é a invenção do Iphone. Mais de 30 empresas em 3 continentes trabalharam juntas para criar o primeiro telefone da Apple e cada um dos envolvidos precisou construir e entregar peças complexas dentro do cronograma, qualidade, escopo, custo definidos para fazer o iPhone possível.

Após a criação do Iphone, vários concorrentes criaram aparelhos similares, no entanto, para quem chega mais cedo, conquistar uma fatia grande deste mercado pode ser muito mais barato do que para quem chega quando ele já está estabelecido. É fácil então entender porque o retorno sobre o investimento é tão maior para quem inova.

O gerenciamento de projetos adequado permite que as empresas sejam mais competitivas e essa competitividade normalmente visa o lucro.

Nem todas as organizações visam o lucro financeiro, é o caso das ONGs, instituições sem fins lucrativos ou mesmo o governo, mas todas desejam alcançar seus objetivos estratégicos.

Voltando ao questionamento inicial, o objetivo principal dos projetos pode até ser o lucro, mas projetos tratam de mudanças – trazem a mudança em um negócio.

E isso nos leva a um segundo conceito sobre gerenciamento de projetos: “Como fazer o ambiente do projeto o mais estável possível?”.

As empresas precisam abraçar mudanças para manterem-se competitivas em seu mercado, para permanecerem relevantes para seus clientes. No entanto, as empresas precisam manter-se estáveis, proporcionando segurança aos seus acionistas e funcionários.

Isso significa que o segredo dos projetos não é fazer as coisas darem certo, mas minimizar os problemas durante esse processo de mudança.

Projetos sempre tratam de mudanças, seja um projeto de migração de software, desenvolvimento de um sistema ou a implantação de um ERP. O ambiente após o final de um projeto nunca será igual ao ambiente encontrado antes do projeto.

Quem já mudou de casa ou mudou de emprego sabe que mudanças geram incertezas, riscos e instabilidade. Projetos ou mudanças também geram essas incertezas para o negócio, o que significa que eles podem ser vistos como ameaças à estabilidade do negócio.  E uma mudança não controlada tem um nome “Caos”.

Diante disso, fica evidente a necessidade de se controlar esse processo de mudança. O Gerenciamento de Projetos tem como objetivo tentar proporcionar um ambiente estável no qual a mudança possa acontecer.

Esse ambiente estável protege o negócio dos riscos, um projeto não gerenciado é como um buraco negro que suga todos os recursos, pessoas, máquinas, dinheiro e ainda não entrega o que é esperado.

Na área de TI, por exemplo, por muito tempo, programadores e analistas de sistemas de software dirigiram sua atenção somente em entender o problema do cliente e sair programando, sem nenhuma preocupação com riscos envolvidos no decorrer do desenvolvimento e comuns a projetos.

Nesse ambiente se acreditava que:

• Planejar era sinônimo de perder tempo;
• Profissional deveria ser mais executor do que planejador;
• Valorizava a visão tecnicista;
• Mudanças eram consideradas fáceis, porém, não se avaliava os impactos da mudança e os resultados que essas mudanças traziam ao projeto como um todo.

Isso nos levou a índices baixíssimos de sucesso em projetos de TI, o Standish Group International apontou que o sucesso dos projetos de TI ainda não atingiu um número que pudesse nos alegrar.

Mas com o surgimento de uma nova visão na área de tecnologia da informação, surgiu uma modalidade diferenciada de profissionais (gerente de negócios ou de projetos de TI) que não se atentam somente o produto final, mas o planejamento de todo processo para alcançar as metas do projeto.

Para isso muitos profissionais de tecnologia tem buscado apoio nas boas práticas de gerenciamento de projetos difundidas pelo PMI (Project Management Institute) e a certificação PMP (Project Manager Professional) já está entre as dez mais valorizadas no setor de Tecnologia da Informação (TI).

Conforme dito anteriormente, a intenção nesse texto não é explicar o “COMO”, mas sim tentar entender o “PORQUÊ” gerenciamos projetos, mas vale ressaltar aqui 3 pontos que são fundamentais no gerenciamento de projetos:

• Escopo: é fundamental para identificar o trabalho que precisa ser feito. A boa gestão do escopo possibilita garantir que se realize o trabalho necessário com o menor número de recursos. Escopo certo é uma reta que liga o ponto onde você está até onde você quer chegar. Esse é um grande problema enfrentado pela TI, conseguir que reduzir as diferenças entre as expectativas de “quem quer o escopo” e de “quem realiza o escopo”. Logo, gera a melhoria da qualidade.
• Risco: é inevitável correr risco, mas é possível minimizar seus impactos ou se antecipar a eles. É fundamental ter um planejamento de riscos, principalmente na área de TI onde as incertezas são grandes. Custa caro correr riscos e ninguém quer ficar apagando incêndio a toda hora.
• Recursos Humanos: um dos maiores desafios do GP é gerenciar pessoas e suas particularidades. Gerenciar máquinas ou servidores é relativamente fácil, mas gerenciar pessoas é extremamente complicado. Entender suas características psicológicas, motivações, tristezas, alegrias podem afetar diretamente no resultado dos projetos.

O sucesso dos projetos não se dá num passe de mágica, mas acredito que quando entendemos a razão do que fazemos, podemos nos atentar para esses pontos em nossos próximos projetos e então teremos grandes chances de melhorarmos os resultados dos projetos.

Sobre o Colunista: Rodolfo Vilas Bôas ESP., ITIL®, PMP®, possui 8 anos de experiência na área de Tecnologia da Informação, pós-graduado em Gerenciamento de Projetos pela FATEC-SP, voluntário em projetos do PMI e organizador de cursos e eventos de gerenciamento de projetos. Desenvolveu projetos em grandes corporações nacionais e multinacionais nos segmentos de Tecnologia, Varejo e Logística. Hoje atua como Gerente de Projetos em uma grande instituição financeira.

E-mail de contato: rodolfovilasboas@outlook.com.

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