Publicado em 02/10/2013
O gerenciamento de portfólio envolve a gestão de todos os projetos da instituição. Esse gerenciamento está diretamente interligado com o planejamento estratégico da empresa, pois além de permitir o gerenciamento de recursos empregados e permitir o desenvolvimento do balanço dos projetos, ele liga os resultados dos projetos com as estratégias organizacionais, agrupando e discriminando as principais iniciativas.
A figura abaixo mostra a complexabilidade e a importância do gerenciamento de portfólio dentro do contexto gerenciamento de Projetos.
Para melhor entendimento do processo de gerenciamento de portfólio será necessário o alinhamento de algumas definições:
- Portfólio é uma coletânea de projetos e ou programas agrupados para facilitar o gerenciamento efetivo destes trabalhos e atingir os objetivos estratégicos do negócio;
- Gerenciamento de portfólio é o gerenciamento centralizado de um ou mais portfólios, que inclui identificação, categorização, avaliação, seleção, priorização, balanceamento e autorização;
- Fluxo do processo é uma seqüência de passos necessários para o atendimento do objetivo (gerenciamento de portfólio);
- Balanced Scorecard é um modelo de avaliação e performance de desempenho;
- Processo de avaliação é uma forma de pontuação dos projetos, baseado nos objetivos estratégicos do negócio;
- Gráfico de bolhas é uma técnica gráfica que mescla as três métricas do processo de avaliação;
- Ficha de acompanhamento por objetivo estratégico é uma forma de acompanhar quais projetos estão ligados a quais objetivos estratégicos e acompanhar o desempenho do projeto;
- PMO é o escritório de projetos, onde as melhores práticas de gerenciamento são utilizadas.
Podemos descrever o fluxo do gerenciamento do portfólio da seguinte maneira:
- Todas as propostas de projetos deverão ser encaminhadas ao Escritório de Projetos em ficha padrão.
- De posse dessas fichas, o PMO dará início ao processo de gerenciamento do portfólio.
- Identificação do projeto: O PMO irá codificar a proposta.
- Análise do projeto: Etapa de entendimento da proposta. Se necessário, fazer uma reunião entre PMO e solicitante.
- Categorização do projeto: O PMO associará um único objetivo estratégico (Recursos; Cultura Interna e Capacidades; Processos Internos de Negócio; Intimidade com as Partes Interessadas) para o projeto.
- Alinhamento estratégico: O PMO preencherá a planilha Scorecard do portfólio para responder as seguintes perguntas – O projeto está alinhado com o plano estratégico? Qual a representatividade do projeto no portfólio de projetos? Caso o projeto não esteja alinhado, será encaminhado para o banco de projetos. Caso contrário, passará para a fase de categorização.
- Processo de avaliação: Nesta etapa, o PMO avaliará todos os projetos baseados em três dimensões (Tamanho; Complexidade Gerencial; Importância Estratégica).
- A dimensão Tamanho considera o escopo, o prazo e o custo de cada projeto.
- A dimensão Complexidade Gerencial considera a interdependência entre diretorias, recursos externos e envolvimento de voluntários.
- A dimensão Importância Estratégica considera novas oportunidades, sustentabilidade financeira e ampliação de oferta.
- Priorização: Baseado no processo de avaliação, o PMO fará o gráfico de bolhas. Toda a documentação reunida até o momento será apresentada ao comitê que priorizará os projetos. Os projetos não priorizados irão para o banco de projetos e os priorizados farão parte do portfólio.
- Todos os projetos do portfólio terão seus indicadores de desempenho acompanhados pelo PMO.
Com o correto gerenciamento do portfólio as empresas tem maior facilidade para apoiar as tomadas de decisões, mantém a visibilidade das principais informações dos projetos e emite alertas quando o projeto apresenta um status crítico.
Referências
CASAES, Júlio; NEIVA, José; BORGES, Fernanda. Modelo de Gerenciamento de Portfólio de Projetos PMI-DF. Apresentado no VII Encontro Internacional de Gerenciamento de Projetos. Brasília: 2005.
VARGAS, Ricardo Viana. Conceitos Básicos de Gerenciamento de Portfólio. Abril 2009.
Sobre a Colunista:
Fernanda Guimarães Borges, mestre em Engenharia Mecânica e graduação em Engenharia Mecatrônica pela PUC_Minas, Pós-graduada em Gestão de Projetos pela X-25. Atuou como engenheira de projetos e PSO da regional Centro-Oeste, pela Votorantim Cimentos. Trabalha há seis anos na área de planejamento e controle de engenharia, em empresas como SNC-Lavalin e atualmente na Worley Parsons. Professora da instituição Faculdade Pitágoras para os cursos de Engenharia Civil, Engenharia Mecânica e Engenharia de Produção e Professora do IETEC no curso de Planejamento de Engenharia e Engenharia de Custos e Orçamentos.
E-mail de contato: fer_borges@hotmail.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Ainda não recebemos comentários. Seja o primeiro a deixar sua opinião.
Deixe uma resposta