Project Management Knowledge Base – Conhecimento e Experiência em Gerenciamento de Projetos

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Dicas valiosas para economizar tempo das equipes de projetos

Poucas pessoas conseguem liderar equipes com facilidade e extrema competência. Obviamente porque é (realmente) uma tarefa muito difícil. Ocupar um cargo de liderança requer muitas habilidades: dedicação, dinamicidade, pró-atividade, espírito de liderança, pulso firme, jogo de cintura e, principalmente, respeito por toda equipe.

O profissional que traz consigo todas essas habilidades e características (e algumas vezes muitas outras), ainda assim acaba tendo uma série de dificuldades. A explicação é simples: não é fácil gerenciar pessoas diferentes em um ambiente de tensão.

Por isso, conhecer as melhores práticas de gestão de projetos é imprescindível para saber lidar com os desafios que surgirem (você pode evitar muitos erros, inclusive). Saber contornar problemas e conflitos é essencial para que o andamento do projeto não seja afetado. Quando não enfrentados corretamente, podem dificultar o andamento do projeto e provocar atrasos na conclusão das etapas.

Primeiro de tudo. Preste atenção no seu projeto (conheça-o profundamente). O Escopo está completo? Os prazos são compatíveis com a complexidade do trabalho que vou desenvolver? A minha comunicação está eficaz? A minha equipe está adequada e qualificada para desenvolver o trabalho? Conheça o trabalho, estude o projeto e siga as próximas dicas desse artigo.

Dicas para gerenciar seus projetos

1º) Lidere, não chefie

Você sabe a diferença entre ser um ser um chefe e ser um líder? O chefe, muitas vezes, é visto como centralizador e autoritário. Ele não tem uma relação aberta e honesta com seus funcionários. Em contrapartida, o líder é inspirador e sempre motiva as pessoas. Ele não manda, mas conduz a equipe para alcançar resultados.

2º) Seja organizado

A organização é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Seja o exemplo da sua equipe para que todos consigam se organizar. Busque por ferramentas que auxiliem nesse trabalho. Incentive a criação de listas de todas as etapas e atividades que estão sendo executadas até o momento e programe o tempo necessário para a finalização de cada uma.

3º) Escolha muito bem a sua equipe

É muito importante escolher os profissionais que sejam adequados ao objetivo do projeto. Além disso, é essencial conhecer as competências e habilidades de cada membro da equipe.

Obviamente, nenhuma equipe será homogênea. As qualidades e experiências são individuais. Alguns são mais tímidos, mas tem grande capacidade de concentração, outros mais extrovertidos e com extrema habilidade para solucionar problemas. Neste sentido, é importante explorar as diferenças a favor do projeto. Nunca cometa o erro de tentar homogeneizar a equipe. Mas saiba valorizar as qualidades e características de cada um.

4º) Seja um bom mediador e favoreça sempre a comunicação

Nunca alimente conflitos. Eles sempre vão acontecer, já que ambientes com metas e prazos tendem a deixar as pessoas tensas. Ao perceber problemas entre membros da equipe, opte pelo diálogo entre os envolvidos. Tente resolver o problema em um lugar reservado.

Verifique se os conflitos não são por falta de comunicação. Um problema sério e que levam muitos projetos ao fracasso. Desenvolva, juntamente com a sua equipe, um plano de comunicação. Priorize sempre diálogos sem ruídos, consistentes, abertos e honestos.

Mantenha sempre a equipe motivada!

5º) Determine objetivos claros e razoáveis

Deixe bem claro quais são os objetivos do projeto. Preocupe-se, também em não definir metas inatingíveis, que a equipe não vai cumprir no tempo que foi estipulado. Por isso, seja realista e claro no que está definindo no projeto. Se achar necessário, reafirme e faça reuniões! O importante é que todos precisam estar afinados com esse objetivo.

6º) Saiba dividir o trabalho e cobrar resultados

Saber dividir as funções e cobrar resultados é muito importante. Se todos souberem o que fazer, com certeza o trabalho será bem feito. Isso não quer dizer que as tarefas devem ser fixas, mas isso precisa ser muito claro para cada membro. Uma dica interessante é: deixe isso documentado (seja em um quadro ou em algum documento na rede).

Não seja autoritário para cobrar resultados. Saiba ouvir sua equipe e saiba se comunicar para todos entenderem qual o ponto em que você quer chegar (evite ruídos na comunicação).

7º) Utilize ferramentas que possam te ajudar a controlar o projeto e a equipe

O Gerenciamento de Projetos é uma disciplina importante e dinâmica. Gerenciar bem projetos aumenta (e muito) as chances de sucesso e de terminar o projeto dentro das restrições de prazo, custo e qualidade definidas. Por isso, uma ferramenta que te ajude no gerenciamento de sua equipe é essencial. Com o NetProject, por exemplo, no campo de Gestão do Trabalho você tem muitas funções que facilitam o seu dia a dia:

  • Ponto Eletrônico integrado
  • Controle da disponibilidade e alocação
  • Avaliação de estouro de prazos
  • Seleção por competências e habilidades
  • Pontuação por performance
  • Gráficos e Relatórios
  • Painel de Pendências do usuário

 

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Sobre o Colunista:

Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject. Principal acionista da empresa, Hayala é mestrando em Informática pela PUC Minas, graduado em Ciência da Computação e tem MBA em Gerência de Projetos e Gestão Empresarial pela FGV. Tem mais de 15 anos de experiência coordenando projetos de TI. Especialista em plataforma WEB e Business Inteligence. Participou da criação e do desenvolvimento de diversos DataWarehouses e aplicações WEB corporativas para clientes como a Telemig Celular, Vale, Prefeitura de Betim, CEMIG, entre outros. É membro do PMI, Project Management Institute, atuante no capítulo de Minas Gerais, desde 2004.  E-mail de contato: contato@seedintelligence.com / http://www.seedintelligence.com

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