5 dicas para aumentar o desempenho com o PMO

Escritório de projetos PMO

Trabalhar em um Escritório de Projetos PMO é uma experiência fantástica e todo Gerente de Projetos deveria um dia passar por essa etapa na carreira.

Durante todo o período que venho trabalhando em um Escritório de Projetos PMO Cororativo tive a oportunidade de aprender uma série de ensinamentos valiosíssimos que compartilho agora com vocês.

1 – Datas para executivos

Altos executivos não querem saber os motivos técnicos, organizacionais ou de equipes que ofendem a fluidez natural de um projeto.  Nossa função é, no mínimo, monitorar esses riscos, resolvê-los ou então apresentar soluções viáveis.

Toda reunião ou apresentação a ser realizada aos gerentes, diretores ou mesmo VP’s devem conter datas (marcos), pois indicam os alvos a serem alcançados e permitem a visualização do que se deseja conquistar; seja a entrega de um artefato, a assinatura de um contrato, a entrada em produção de um determinado sistema ou mesmo o lançamento comercial de um novo produto.

É de nossa responsabilidade como Gerentes de Projeto sempre termos datas marco em nosso planejamento.

Se não tem uma data, então que tenha a data da data, ou seja, o dia em que você apresentará a data oficial.  Exemplo de utilização: TBD (99/99/9999)

Dica: Problemas que podem ser escalados devem ser o quanto antes para evitar a perda da data marco.

2 – O Plano do Plano

Trabalhar com Gerenciamento de Projetos dentro de um Escritório de Projetos PMO Corporativo requer, muitas vezes, a habilidade de prever o futuro baseado em cenários, lições aprendidas e muita experiência.

O mais importante contudo é sempre termos um planejamento sobre o que queremos atingir ou conquistar.

Como citado anteriormente devemos trabalhar sempre com datas marco e caso não a tenhamos que seja a data da data. Porém, independente de termos a data ou  a data da data é de fundamental importância a existência de um plano.

Imagine o executivo questionando-o em uma reunião:

• Você tem  a data?
• Você tem um plano para obter a data?

Agora imagine você respondendo NÃO  a essas pergunta.  Imaginou? Não é difícil imaginar uma demissão neste cenário também não é?

Tenha sempre um plano não só para datas, mas também em relação a todo o planejamento que precisa ser feito em seu projeto: requisitos, tempo, custo, qualidade, recursos necessários, riscos, enfim.

Se você ainda não tem um plano então precisa ter um plano para ter o plano.

Dica: Planeje… agora você é um gerente de projetos e tem muitas responsabilidades.  Sirva de exemplo.

Dica: Construa um plano simples o suficiente para que todos entendam mas também completo o suficiente para que nenhuma informação se perca durante seu ciclo de vida.

3 – Aprenda e utilize a metodologia do EPMO

Muitas empresas ainda não consideram a Gestão de Projetos como algo que traz valor para as organizações.  Por sorte este cenário vem mudando a cada ano e cada vez mais esta área é vista como estratégica e necessária não somente para a sobrevivência mas também crescimento sustentável e duradouro das organizações.

Empresas que reconhecem os benefícios de um Escritório de Projetos PMO Corporativo trabalham com metodologias, técnicas e ferramentas muito bem definidas.  Utilize-as.

As mesmas existem não para burocratizar o trabalho  as sim para aumentar sua eficiência e produtividade.

Você pode, por exemplo, apresentar seus relatórios de Status baseando-se em indicadores como Situação e Tendência.

Dica: Os Escritórios de Projeto, na grande maioria das vezes, sempre estarão abertos a críticas e sugestão de melhorias.

Mostre a todo seu conhecimentos e disposição apresentando sempre melhorias e sugestões aos responsáveis.

4 – Realize Reuniões Expressas via Call

A principal qualidade que qualquer Gerentes de Projeto deve possuir é, sem dúvida alguma, a habilidade de comunicação.  Todos concordamos com isso.  Porém a principal reclamação da grande maioria é a falta de tempo para realização de tantas reuniões.

Reunião técnica, executiva, com fornecedores, formal, informal, Kick off….   pense que no mundo ágil de hoje não é só você que está sem tempo.  Todos estão.

Mas saiba que é sim possível agendar e conduzir várias reuniões bem sucedidas sem sair da sua mesa através de Reuniões Virtuais realizadas via call.

Para fazer uma reunião, todos os participantes devem ligar para o número do Reunião Express da sua localidade (São Paulo Capital, São Paulo Interior ou Litoral, Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul ou Brasília) e informar o número da Sala na qual ocorrerá a reunião.

Em cada Reunião Express, podem participar grupos de até 30 pessoas simultaneamente. O custo é o de uma ligação normal para celular.

Para ligações fora do seu DDD de origem será acrescido o custo do interurbano.

Dica: Independente de uma reunião presencial ou expressa, sempre elabore e disponibilize uma ATA para todos os participantes.

5 – Adapte-se ao fluxo de controle do projeto

Todo projeto para ser bem sucedido ou pelo menos aumentar as chances deve seguir um Fluxo de Controle, avançando etapa por etapa como no método tradicional.  E se você me afirmar que os métodos ágeis não seguem esta filosofia terei que descordar.

Métodos Ágeis também executam uma série de etapas um fluxo de trabalho pré-determinado, porém em vários ciclos menores durante todo o projeto.

Para o PMOBOK, as Fases de um projeto são descritas como Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento & Controle e Encerramento. 

Mas dependendo da organização e das metodologias utilizadas pelo EPMO (Escritório de Projetos PMO Corporativo) podemos encontrar outras fases como:

• Estruturação da Demanda;
• Priorização;
• Contratação;
• Planejamento;
• Execução;
• Encerramento;
• Aferição dos Benefícios.

O exemplo acima ilustra algumas fases adicionais que podem ser utilizadas para gerenciar um projeto do início ao fim.

Se são úteis, se devem ser utilizadas ou se poderiam ser descartadas ou agrupadas cabe ao Escritório de Projetos PMO Corporativo definir tais regras.

A nós, meros Gerentes de Projetos, aceitar e trabalhar com a metodologia proposta.

Dica: Não se prenda a uma única metodologia.  Gestão de Projetos envolve vários paradigmas e devemos conhecer todos com objetivo de extrair o melhor de cada.

Referências bibliográficas

• PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK 5a. ed. – EUA: Project Management Institute, 2013.
• http://www.reuniaoexpress.com.br/

Sobre o autor:

Jefferson Duarte – Gerente de Programas e Projetos na empresa Claro Brasil. Certificaçação PMP®, ITIL® e MCTS® em Microsoft Project. MBA Executivo Internacional em Gerenciamento de Projetos pela FGV e Gestão de Projetos de T.I. pelo IBTA. Pós-Graduado em Tecnologia WEB para Sistemas de Gestão Empresarial. Graduado em Ciências da Computação. Atuação profissional na área de T.I. com Processos e Projetos por mais de 15 anos. E-mail: contato@gp4us.com.br e site: https://www.gp4us.com.br