7 dicas para uma reunião remota de projetos proveitosa

A pandemia do COVID-19 está acelerando uma transformação digital nas empresas. Por exemplo, o trabalho remoto deixou de ser visto como algo futuro para assumir lugar de destaque na estratégia de mitigação dos impactos deste período de isolamento social.

Resultado do trabalho remoto, as reuniões remotas merecem atenção dos gerentes de projeto. Manter a equipe focada durante estas reuniões e controlar bem as ações necessárias juntamente com os responsáveis pelas mesmas pode aumentar bastante as chances de sucesso do projeto.

Abaixo, sete dicas para ajudá-lo a organizar reuniões de projeto mais proveitosas.

Faça uma boa escolha do software de reunião remota

Temos várias opções no mercado. O Zoom é uma opção referendada pelo Gartner, mas passou por alguns problemas de segurança recentes, forçando a empresa a acelerar a liberação de uma nova versão, também conhecido como Zoom Meeting ou Zoom Reunião. O Google Meet é a versão corporativa do Google Hangouts, presente no pacote G Suite do Google e facilmente acessado por qualquer pessoa com uma conta Gmail. Recentemente o WhatsApp divulgou uma nova funcionalidade, permitindo a participação de até oito pessoas em uma chamada por vídeo. O Skype também aparece como uma boa opção, principalmente para empresas que tenham um ambiente Microsoft.

Opte por aquele mais adequado para a infraestrutura atual de hardware e software de sua empresa. Consulte a equipe de Tecnologia da Informação para obter informações sobre prós e contras de cada uma das opções. Independente da escolha, proceda com uma breve capacitação da equipe no uso da ferramenta. Faça algumas rodadas de teste antes de reuniões importantes, para garantir que todos tenham condições de executar ações necessárias durante a reunião, como ativar/pausar microfone e câmera, enviar comentários no chat, anexar arquivos, etc.

Elabore um guia simplificado

Nada muito extenso e confuso. Foque em regras de etiqueta, possíveis problemas durante a reunião e como resolvê-los, como confirmar presença em reuniões, como testar o ambiente de vídeo e som. Compartilhe o manual com toda a equipe de projetos. Aproveite a “pegada” digital e compartilhe o manual na intranet da empresa, quem sabe com um vídeo bem humorado anexo? Já testemunhamos alguns problemas com reuniões remotas nas últimas semanas, certo?

Peça que os participantes se atentem ao momento certo de falar e a duração de sua fala. Reuniões remotas são mais entediantes que reuniões presenciais. se você passar mais de cinco minutos sem dar aos outros a chance de falar, adicionar comentários no chat ou o que for, eles vão começar a se dispersar. Também é importante manter o queixo erguido e fixar o olhar na câmera. Esta ação guarda semelhanças com o olhar nos olhos de seus companheiros e faz uma grande diferença na forma como você parece concentrado na reunião.

Estabeleça uma pauta

Se a pauta prévia ajuda reuniões presenciais a serem mais produtivas, o mesmo vale para reuniões remotas. Elaborar uma lista de tópicos que serão tratados durante a reunião ajuda a manter o foco nos objetivos da reunião. Lembre-se de compartilhar a pauta previamente com todos os participantes, se possível.

Aproveite o convite e já envie esta lista como um anexo, faça bom uso das ferramentas digitais que já possui.

Defina um responsável para registro da Ata

Esta é uma etapa opcional. Se você precisar de um registro das decisões tomadas durante a reunião ou de uma cobrança posterior de atribuições estabelecidas, escolha um responsável pelo registro da ata.

Já teve a sensação de participar de uma reunião e problemas, pedidos ou demandas literalmente caírem no seu ombro? Lembro-me daquela charge dos macaquinhos nos ombros dos participantes, representando suas atribuições. Manter o registro desses macaquinhos é importante. Fica mais fácil centralizar a organização dos macaquinhos quando um responsável pelo registro é definido.

Use uma planilha ou quadro Kanban para controle as atribuições distribuídas?

Ok. Já que as reuniões podem ser gravadas, não preciso controlar as atribuições ou pendências encaminhadas para cada participante, certo?Errado! Poupe seu tempo de ver novamente a reunião inteira ou o bate-papo todo novamente.

Use uma planilha remota e controle, pelo menos: Qual a pendência, quem é o responsável, qual a data estimada para finalização. Temos três blocos do 5W2H aí, escolha os demais se realmente fazer sentido para seu contexto. Nada de “engessar” ou burocratizar seu acompanhamento. Ah, ss cinco “Ws” representam (em inglês): o quê (what), por que (why), onde (where), quando (when) e quem (who). Os dois “Hs” indicam: como (how) e quanto custa (how much).

Claro, pode usar um Quadro Kanban para controlar as atribuições também!

Faça um acompanhamento das atribuições

Pode ser durante a próxima reunião remota ou até mesmo diariamente, com cada um dos responsáveis, mas faça este acompanhamento. Percebeu que este registro é dinâmico, certo? Enquanto novas atribuições ou pendências são lançada nesta base durante as reuniões, outras são finalizadas pelo acompanhamento aqui citado.

Para facilitar o acompanhamento, você pode incluir um campo indicando o status na planilha acima citada, como um Aberto/Fechado. Aproveite planilhas compartilhadas, como o Google Sheets, para esta empreitada.

Não se esqueça das pessoas!

A reunião é remota, você pode surtar ao encarar uma tela de computador ou celular e esquecer que, do outro lado, pessoas como você estão participando. Cada uma com seus objetivos, desejos e principalmente com seus medos e incertezas. Quando a reunião é presencial fica mais fácil perceber sinais corporais dos participantes. Na reunião remota, detectar estes sinais, apesar de possível, requer muito mais atenção.

Cuide bem das pessoas, cuide bem de sua equipe!

Sobre o autor:

Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject (http://netproject.com.br/). Principal acionista da empresa, Hayala é mestrando em Informática pela PUC Minas, graduado em Ciência da Computação e tem MBA em Gerência de Projetos e Gestão Empresarial pela FGV. Tem mais de 15 anos de experiia coordenando projetos de TI. Especialista em plataforma WEB e Business Inteligence. Participou da criação e do desenvolvimento de diversos DataWarehouses e aplicações WEB corporativas para clientes como a Telemig Celular, Vale, Prefeitura de Betim, CEMIG, entre outros. É membro do PMI, Project Management Institute, atuante no capítulo de Minas Gerais, desde 2004.  E-mail de contato: contato@seedintelligence.com / http://www.seedintelligence.com