Como Elaborar o Cronograma do Projeto

Como Elaborar o Cronograma do Projeto

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é a base para a elaboração do cronograma do projeto. Queremos colocar no tempo, “como”, “quando” e “por quem” os produtos e serviços (entregas) serão desenvolvidos e entregues ao longo do projeto.

1 – Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto

Vimos no artigo “Como Elaborar a Estrutura Analítica de um Projeto” (para acessá-lo clique aqui) que a EAP é uma estrutura hierárquica, podendo ser representada como uma lista ou na forma gráfica. Para o cronograma precisamos da forma em lista. Começamos numerando o nome do projeto (1º nível) como 1. No segundo nível numeramos como 1.1, 1.2, 1.3 e assim por diante. Por exemplo, teríamos:

1 Projeto “Treinamento Gerenciamento de Projetos”

1.1 Gerenciamento do Projeto

1.1.1 Reunião de Partida do Projeto (Kick off)

1.1.2 Plano do Projeto

1.1.3 Reuniões de Acompanhamento

1.2 Preparação

1.2.1 Verificação e Reserva da Sala

1.2.2 Material Didático

1.2.2.1 Apostila

1.2.2.2 Slides

1.2.2.3 Exercício prático

1.2.2.4 Prova

1.2.2.5 Reprodução e montagem material

1.2.3 Contratação coffee break

1.2.4 Questionário de avaliação

1.3 Treinamento

1.3.1 Aulas

1.3.2 Coffee break

1.3.3 Avaliação do treinamento pelos alunos

1.4 Fechamento do Projeto

1.4.1 Avaliação dos alunos (prova)

1.4.2 Relatório do projeto

2 – Identificar Atividades e marcos

Nós decompomos uma entrega em atividades quando queremos planejar e/ou controlar melhor o tempo para a sua execução. A decomposição em atividades não é obrigatória, ficando a critério da equipe realizá-la ou não. Desta forma, vamos até o nível mais baixo em que fizemos a decomposição na EAP e tomamos a decisão, em cada entrega, se necessitamos ou não decompor em atividades. Por exemplo, para um pacote de trabalho “Manual do Equipamento”, em que já exista uma versão anterior pronta e que serão necessárias apenas cerca de 2 horas para elaboração do mesmo, não há a necessidade de decomposição em atividades.

Na EAP do nosso projeto exemplo, poderíamos decompor a entrega “1.4.1 Avaliação dos alunos (prova)” nas atividades:

1.4.1.1 Aplicar a prova

1.4.1.2 Corrigir a prova

Enquanto as entregas são escritas como substantivos (ex.: Avaliação), as atividades devem ser escritas como verbo no infinitivo (ex.: Aplicar).

Marcos (milestones)

Marcos são pontos de controle que acrescentamos em um cronograma, normalmente uma conclusão de fase ou de uma entrega importante do projeto. Os marcos devem ser escritos como “substantivo + particípio passado do verbo”. Alguns exemplos são: “Fase de Preparação concluída”; “Material didático entregue”; e “Projeto Concluído”. Os marcos não têm esforço associado e, portanto, não têm duração, custo ou alocação de recursos.

3 – Identificar as Dependências entre Entregas, Atividades e marcos

Cabe agora a identificação do relacionamento lógico do trabalho do projeto, para que assim estabeleçamos a sua sequência. Essa dependência deve ser estabelecida no nível mais baixo de decomposição, seja ele uma entrega, atividade ou marco, a que chamaremos aqui de tarefa.

O sequenciamento pode ser feito com o auxílio de um computador (utilizando software de gerência de projeto, por exemplo) ou manualmente. Exemplos de software para elaboração do cronograma: Project (Microsoft); Open Project (software livre); Project Builder; Primavera; e Dot Project (software livre).

Para o estabelecimento da sequência de tarefas é necessário o conhecimento de alguns conceitos:

Tipos de Tarefa:

• Tarefa Predecessora -> é a que começa ou termina antes de outra atividade.
• Tarefa Sucessora -> é a que só pode começar depois do início ou término de outra atividade.

Tipos de relacionamento entre as tarefas:

• TI – A sucessora só se inicia após o término da tarefa predecessora. Ex.: O telhado só se inicia após o término das paredes.
• II – A sucessora só se inicia após o início da tarefa predecessora. Ex.: Os serviços de terraplanagem devem começar junto com os de topografia.
• TT – A sucessora só termina com o término da tarefa predecessora. Ex.: A homologação do produto depende da assinatura do cliente no relatório.
• IT – O término de uma tarefa depende do início da tarefa anterior. É inverso ao tipo TI. Ex.: O computador antigo só pode ser desligado após o início do funcionamento do novo.

Recomendações:

• Usar término-início sempre que possível;
• Demais ligações são exceções;
• Faça as dependências somente no nível mais baixo de decomposição.

Veja abaixo as dependências no caso do nosso projeto exemplo:

¹ O MS-Project chama esta coluna de “Nome da Tarefa”.
² Não deve haver, no nível mais baixo de decomposição, nenhuma tarefa sem predecessora, exceto a primeira delas.
³ Na realidade, o mais correto seria colocar 9, 10, 11 e 12. Porém, em razão das dependências anteriores, neste caso basta colocar só a 12.
⁴ O Coffee break tem uma dependência de início-início com as aulas, pois vai ocorrer em paralelo. Não é relevante representar que vai ser servido no meio da aula.
⁵ A avaliação será ao final das aulas.
⁶ É possível na dependência incluir uma antecipação ou um atraso (retardo) entre as atividades.

4 – Levantamentos dos recursos necessários e Estimativa da duração das atividades

Este processo tem como objetivo levantar os recursos (pessoas, equipamentos ou materiais) e a quantidade dos mesmos que devem ser empregados para a realização das tarefas do projeto, assim como estimar o tempo necessário para a execução de cada uma. São feitos em paralelo porque há uma dependência entre a duração de uma tarefa e a quantidade de recursos a ser utilizada. O recurso pode ser do tipo mão de obra, material ou apenas um custo específico.

Devemos, primeiramente, levantar os recursos necessários para a execução das tarefas, para então estimar a duração de cada uma. Uma pessoa ou grupo da equipe do projeto que estiver mais familiarizada com a natureza de uma tarefa específica deve fazer ou, no mínimo, aprovar a estimativa.

Na tabela abaixo apresentamos estimativas de duração do nosso projeto exemplo, associadas aos recursos necessários para cada tarefa de nosso projeto exemplo, no nível mais baixo de decomposição. Para que haja aula é necessário ter disponível, além do instrutor, a sala de aula, que também deve estar alocada. Para simplificar, consideramos como unidade mínima de duração um dia. Porém, na prática, podemos utilizar frações do dia, horas, minutos etc.

5 – Gerar o Cronograma

O documento que representa o planejamento de tempo em um projeto é o cronograma. Ele apresenta a data planejada para início e a data esperada para a conclusão de cada entrega / atividade. O cronograma aprovado, chamado de cronograma base ou referência, é um dos componentes do plano do projeto e é usado para avaliação e acompanhamento do desempenho do projeto.

• Cronograma do Projeto: é um documento na forma gráfica ou tabular com as datas planejadas para o início e a conclusão das tarefas do projeto, podendo conter marcos (pontos de controle, normalmente as conclusões/entregas de subprodutos);
• Cronograma de Marcos: um cronograma sumarizado que identifica os principais pontos de controle do projeto (marcos).

Temos então de definir as datas de início e término das atividades do projeto. É o processo que evidencia as seguintes etapas: conciliar de forma eficiente o uso dos recursos a fim de aperfeiçoar a forma de utilização; determinar quais tarefas fazem parte do caminho mais longo do projeto (também chamado de caminho crítico) com objetivo de priorizá-las; e adequar o cronograma do projeto às restrições de datas e prazos impostos ao projeto para que assim minimize os eventuais atrasos. Vale ressaltar mais uma vez que o cronograma do projeto pode ser elaborado em diversos softwares dependendo apenas da complexidade do projeto.

Para o nosso projeto exemplo, Treinamento em Gerenciamento de Projetos, o cronograma seria o constante do final deste texto. Repare que é necessário estabelecer a data de início do projeto e também verificar se a data em que o treinamento está planejado está adequada para a empresa. Por exemplo, em uma primeira simulação o treinamento começaria em uma sexta-feira, o que não seria interessante, sendo alterada a data de início para a próxima 2ª feira. Outra preocupação é com a super alocação de recursos (por exemplo, a alocação de uma pessoa da equipe para fazer duas tarefas ao mesmo tempo). Ocorreu no projeto exemplo que, na primeira versão do cronograma, o Apoio Acadêmico estava em duas atividades no mesmo dia, o que foi resolvido alterando a data de uma das tarefas para o dia seguinte.

Maiores detalhes acerca da elaboração do Cronograma podem ser vistos no livro “Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Methodware” [Xavier e outros, 2009].

Bibliografia:

• XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de Projetos: Como definir e controlar o escopo do projeto. São Paulo, Saraiva, 2009 (2ª edição).
• Xavier, Carlos Magno da Silva e Luiz Fernando da Silva Xavier. Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos. Basic Methodware® – Brasport – 2011.
• Xavier, Carlos Magno da Silva e outros. Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Methodware®. Brasport – 2a edição – 2009.

Sobre o Colunista:

Carlos Magno da Silva Xavier foi eleito em 2010 uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos, sendo autor / coautor de onze (11) livros. É mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e certificado “Project Management Professional” (PMP) pelo Project Management Institute (PMI). É Sócio-Diretor da Beware Consultoria Empresarial e da CMX Capacitação Profissional, sendo professor do MBA em Projetos da Fundação Getúlio Vargas desde 2001. Sua experiência profissional, de mais de vinte anos em gerenciamento de projetos, inclui consultoria e treinamento em várias Organizações (TIM, BR Distribuidora, Petrobras, Halliburton, SESC-Rio, Eletronuclear, Eletropaulo, Odebrecht, Shopping Iguatemi e outras).

E-mail de contato: magno@beware.com.br

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