Publicado em 03/10/2013
Mudanças Políticas, Governamentais e do mercado: como proteger o seu orçamento
Esse artigo busca apresentar pontos importantes para uma reflexão sobre o que pode ser feito para minimizar impactos nos orçamentos, diante de um cenário repleto de mudanças.
Introdução
Você gasta algumas semanas e consegue consolidar o orçamento do seu projeto. Acorda no dia seguinte, toma o seu café da manhã, abre o jornal e se depara com uma nova medida provisória, que impacta diretamente o seu orçamento.
O que fazer? Como prevenir que situações como estas aconteçam novamente? O que faltou ser feito, uma análise de cenário mais completa?
Abordaremos a seguir estas questões, mas é importante saber que não existe blindagem do orçamento, mas ter preparação e informações para elaborá-lo e também fazer a sua gestão é fundamental.
Análise de Cenário, uma aliada para elaboração do orçamento.
Alguns fatos podem ser previstos e devem ser considerados na elaboração dos orçamentos, por exemplo, leis que entrarão em vigor durante a vigência do projeto. É possível saber antes, sim! Uma lei que cria ou aumenta tributos, obrigatoriamente só passará a vigorar no exercício financeiro seguinte.
Apagão de mão de obra e material/insumo/equipamento é outra situação previsível bastando fazer uma cuidadosa análise de cenário. Quem teve há alguns anos, orçamento prejudicado por causa da falta de cimento, ou falta de mão de obra na construção civil, é porque não ficou atento aos sinais que o mercado já estava dando.
Cabe a quem elabora o orçamento, uma constante atualização não só do setor que atua, mas do que está acontecendo de uma maneira geral e para isso hoje a tecnologia e disponibilidade de informação é ponto favorável. Além dos grandes jornais e revistas disponibilizarem conteúdo on line, existem publicações como PINI na WEB, Grandes Construções, que varrem com riqueza de conteúdo os setores econômicos e os acontecimentos principais, auxiliando assim, na análise de cenário.
O que a política tem a ver com meu orçamento?
Se o seu empreendimento é de curto prazo (menor que um ano) provavelmente nada. Mas se o seu empreendimento, por exemplo, passar por uma mudança de presidência, seja no país de origem, seja no local de implantação, há grandes chances de o seu orçamento passar por turbulências.
O que fazer? Usar o contrato!
O mais comum nessas situações, e instabilidade cambial e aumento de impostos, para se refazer caixa, etc. Normalmente os contratos preveem ajustes dos valores para mais ou para menos, neste tipo de ocorrência. Por isso, sempre é recomendável, não iniciar a execução de um projeto, por melhor que seja a relação entre as partes, sem que antes o acordo comercial esteja assinado.
O que mais pode e deve ser feito?
A análise de cenário necessariamente é associada a avaliação de riscos, e o deve ser feito, para melhor proteção do orçamento é uma cuidadosa análise de riscos do empreendimento.
Ao se fazer a analise de risco, você identificará possíveis problemas, irá separar entre os mais e menos prováveis de ocorrência, e irá precificar, e fazer a sua inclusão no orçamento.
E para os riscos não identificados? Utilizam-se as contingências técnica ou gerencial. As contingências precisam ser consideradas no momento das estimativas dos custos do projeto, e assim como as demais despesas não devem ser ARBITRÁRIAS, e sim estimadas e com descritivo de como e porque o número está sendo adotado.
Até aqui o seu orçamento está protegido, e para as demais ocorrências que não estão precificadas no risco ou nas contingências? Cabe analisar a origem do desvio e saber se é possível uma repactuação contratual para o equilíbrio econômico financeiro (aumento de impostos, novos impostos, etc.).
Além dessas ações, a escolha da pessoa e/ou equipe que irá estimar os custos e determinar o orçamento é fundamental. O que é muito recorrente em orçamentos falhos vai além da discussão aqui proposta, que é a alocação de pessoas não capacitadas para a realização dessa atividade. Logo, ter pessoas adequadamente qualificadas, auxilia na proteção do seu orçamento.
Conclusão
Informação, acordo contratual válido e mão de obra qualificada para elaboração do orçamento é a “tríade” para a proteção do seu orçamento. A primeira por propiciar uma análise de cenário e consequentemente riscos elevando qualidade do orçamento. O acordo comercial, por propiciar ao gestor ferramentas para equilibrar economicamente e financeiramente o contrato e logo o orçamento. Pessoas qualificadas, pois sem elas não haverá as duas ações anteriores, tampouco uma gestão adequada.
Referências
PMI – A Guide to the project management body of knowledge (PMBOK© Guide) – Fifth edition, 2012.
Sobre a Colunista:
Shirlei Querubina é formada em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Projetos pela FGV. Atua há 16 anos no mercado de geração e transmissão de energia pela empresa Sinergia Engenharia e Consultoria, sendo os últimos 08 como Gerente de Projetos. Professora no Ietec-MG nos cursos de Gestão de Projetos em Construções e Montagem, Engenharia e Custos e Orçamentos e Engenharia de Planejamento.
E-mail de contato: squerubina@gmail.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Concordo com o autor nos três quesitos essenciais para a execução de um bom orcamento. A única questão é quando se faz um orçamento para uma empresa privada e um orçamento para um órgão público, para o órgão público ainda haverá uma concorrência o que não nos permite o contrato prévio, devido a participação de outras empresas.
O artigo aborda, de uma forma sucinta, as formas de se proteger um orçamento diante das mudanças de cenário. Para projetos de curto prazo, as formas apresentadas (estudo de cenários, contingências e análise de riscos), quando realizadas por profissionais qualificados, são suficientes para uma boa proteção. Quando se trata de grandes projetos e de longo prazo, tais como 3 a 4 anos de duração, nenhuma delas garante o sucesso do projeto de acordo com o seu orçamento original, porque a volatilidade do mercado quanto a preços e prazos de entregas, políticas externas, variações cambiais e etc., têm superado todas as previsões possíveis e lógicas. Nestes casos é necessário ter um controle de projeto e análise de tendências muito eficientes, para minimizar os efeitos das variações.
Em partes.
Referente a mão de obra qualificada, sim.
Informações,estudos preliminares e conhecimentos são mais importantes para fechamento do orçamento.
Com relação ao acordo contratual, nem sempre existe esse espaço pré disposto por parte do contrate, uma vez que você estará participando de uma concorrência na qual deve existir diversos concorrentes.
Bem, eu (como cliente – por exemplo) jamais permitiria, pois antes de ter iniciado a elaboração de seu orçamento, deveria ter buscado mais informações.
A autora comenta que na maioria dos cenários, é possível a previsão de mudanças no orçamento, eu concordo. Cabe ao orçamentista buscar informações necessárias de acordo com a área de atuação do projeto. Caso sejam projetos que envolvam o setor público, o profissional deve sempre estar atento a mudanças de leis e verificar periódicos sobre o assunto. Como trabalho sempre com obras de curta duração, os cenários são rígidos. Como experiência gostaria de citar as constantes mudanças de procedimentos do cliente. As vezes nos é solicitado que adequemos uma situação, mas antes de dar qualquer passo, consultamos o procedimento que foi firmado em contrato. As adequações somente são realizadas quando estão a nosso favor. Em qualquer cenário que há riscos de anormalidades ou prejuízos, nos negamos a fazer respaldados pelo contrato.