Publicado em 17/10/2013
Se existe projeto dificilmente não existira um Relatório de andamento do projeto. Muitos projetos ainda que de curta duração, por exemplo, 01 mês, possuem obrigatoriedade de emissão, em função de exigência contratual.
Vamos discutir nesse artigo, a importância deste relatório para o planejador, que vai muito além de apenas um cumprimento contratual.
Introdução
Atire a primeira pedra quem nunca fez um Relatório de Andamento de Projeto/Relatório de Progresso/RDO, adiando para o próximo mês uma elaboração melhor do relatório. Porém, o que acontece na realidade é que o adiamento só é interrompido, com o atendimento de comentários enviados pelo cliente, ou simplesmente com o fim do projeto.
A questão é: Porque tratamos o relatório de andamento sob essa perspectiva? Será que este não é um documento que ajuda a contratante e a contratada?
Antes de responder a estas questões, vamos ficar atentos sobre o que faz um relatório ser bem feito e mau feito.
Um relatório bem feito, de imediato cabe afirmar que ele não deve ter sua elaboração direcionada para aquela pessoa da equipe que está mais disponível, exceto se ela:
- Possui o entendimento do projeto
- Conhecimento sobre como se faz registros sobre projeto
- Possui as informações sobre o andamento do projeto
Veja que não estou aqui falando em organização das informações do empreendimento, e sim na ELABORAÇÃO! Elaborar é além de saber, ter bom senso e senso crítico no momento da organização das informações, sabendo-se para quem se está escrevendo.
É um relatório que contém informações de maneira clara e precisa, de tal maneira que é possível, através deste e com algumas confirmações, se tomar uma decisão, por exemplo, sobre alocação adicional de recurso seja ele financeiro e/ou humano/material.
Quais os tipos de informações devem conter um relatório? Aquelas que refletem o que se espera do empreendimento e o que está sendo entregue. Para uma rápida busca de informações, sugere-se que o documento seja separado em grupos, como se pode ver no exemplo abaixo:
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Grupo A – Informações pactuadas contratualmente: marcos contratuais. informações gerais do empreendimento, como localização. Também é importante a identificação do projeto, como número ou código de identificação (interno e externo), escopo, empresas envolvidas, etc. Grupo B – Andamento do empreendimento: Apresentar as atividades planejadas, realizadas e grupo de ações, se aplicável, para retomada do projeto ao seu estágio de planejado ou pactuado contratualmente. Grupo C – Atividades para o próximo período: Atividades previstas conforme cronograma atualizado. Grupo D – Avaliação financeira do empreendimento (previsto x realizado) adotando-se gráficos e índices que indique claramente qual é o real estado do empreendimento, especialmente em relação a prazo e custo. Para tanto, sugere-se a adoção da “Curva S” e Análise de Valor Agregado. Grupo E – Informações sobre Acidentes, Incidentes, e temas correlacionados: Apresentar conjunto de gráficos e tabelas que retratem os números de acidentes, incidentes, absenteísmo além das ações de prevenção adotadas no período. Grupo F – Informações sobre Meio Ambiente: Informar sobre acidentes, incidentes, Licenças alcançadas, embargos, etc., além das ações de prevenção adotadas no período. Anexos: Relatório fotográfico e Cronograma atualizado e demais informações e documentos que são mais adequados de serem apresentados em forma de anexo. |
Isso é uma regra? Não. Cada empreendimento possui suas necessidades características e dinâmicas, e o relatório precisa ser capaz de registrar o cenário e fatos em que ele acontece.
Uma dica para saber se o relatório produzido para o empreendimento tem boa qualidade, é você pegar três relatórios seguidos, e como um livro, conseguir acompanhar e entender a historia do empreendimento, sem ficar com dúvidas. E se aparecerem dúvidas? Alguém, mas preferencialmente algum documento, deverá respondê-las, e se isso acontecer, sinal que o projeto está sendo bem registrado.
O relatório ruim é aquele que ao final da leitura não agrega nenhum valor ao leitor, não reflete a realidade do empreendimento, tampouco o é capaz de auxiliar na tomada de decisão.
Voltando ao cerne da questão, podemos verificar que um relatóriode acompanhamento de obra bem feito, pode ser sim, muito útil para ambas às partes. Vejamos:
- Cria uma linha de acompanhamento do empreendimento com registro de fatos através de fotos, gráficos, cronograma, etc..
- É possível verificar o andamento dos desembolsos/recebimentos, e é possível certificar-se se é necessário tomar alguma medida, por exemplo, efetuar uma medição pendente ou bloquear algum pagamento.
- Serve de apoio para registros adicionais para as partes.
- Serve de prova documental em caso de litígio entre as partes.
Vale lembrar que é esperado que o relatório cumpra o seu papel baseando-se em condutas éticas, no mínimo das boas práticas de engenharia e também considerando os códigos de ética das empresas envolvidas.
Conclusão
O que se quer de um relatório é conseguir abstrair informações para tomada de decisões. Considerando toda a tecnologia disponível no mercado, e uma boa reunião para discussão entre as partes acerca do conteúdo do documento, não há motivos para se criar um documento que servirá apenas para cumprir alguma obrigação, seja contratual, seja com o chefe.
Ampliando-se a percepção da importância do relatório, seguramente podemos afirmar: Trata-se de um momento para produzir informações em um documento que sirva de dados históricos e lições aprendidas, gerando conhecimento e aprendizado para as empresas, e consequentemente melhorias para os novos empreendimentos.
Referências:
PADOVEZE, Clovis L. Planejamento Orçamentário. São Paulo: Editora Cengage Learning, 2008
Sobre a Colunista:
Shirlei Querubina é formada em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Projetos pela FGV. Atua há 16 anos no mercado de geração e transmissão de energia pela empresa Sinergia Engenharia e Consultoria, sendo os últimos 08 como Gerente de Projetos. Professora no Ietec-MG nos cursos de Gestão de Projetos em Construções e Montagem, Engenharia e Custos e Orçamentos e Engenharia de Planejamento.
E-mail de contato: squerubina@gmail.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Prezada Profa. Shirlei,
Gostei muito do seu artigo e solicito sua autorização para utiliza-lo em minhas aulas e cursos.
Somente um pequeno detalhe referente o RDO, no meu entender Relatório Diário de Obra, que por ser diário, tem que ser entregue no máximo em 48 horas, sob pena de se perder o efetivo controle diário da obra e desta forma acredito que não seja aceitável um atraso maior na entrega do mesmo. Nas obras em que atuei adotamos esta postura.
Obrigado e Parabéns pelos excelentes artigos.
Luiz Claudio de Faria Pimenta