Publicado em 31/10/2013
Não tem sido raro encontrar cronogramas com atividades mal definidas, erroneamente sequenciadas. Também não sido incomum encontrarmos cronogramas desatualizados, mal atualizados, em momentos importantes dos empreendimentos.
A proposta desse artigo é discutir essa situação que anda corroborando para tornar os cronogramas, uma ferramenta que não contribui de forma positiva para o resultado do empreendimento.
Introdução
O Cronograma é a “menina dos olhos” do Gerente de Projetos e em alguns casos do Planejador. Para muitos desavisados, o cronograma é sinônimo de gerenciamento de projetos, para tantos outros é a única ferramenta necessária para a gestão de um empreendimento.
O que inegável é que este é um importante documento para subsidiar tomada de decisões, e gerar tantos outros documentos importantes para a gestão do empreendimento.
Se é um documento com tamanha relevância, porque encontramos documentos com qualidade ruim e que são incapazes de cumprir o seu papel no auxílio na tomada de decisão?
Definir a mão de obra qualificada para a função, gerar informações de qualidade além de escolher adequadamente o software, são algumas das premissas a serem obedecidas para não tornar o seu cronograma em um documento inútil.
Entre problemas e causas, o que fazer?
Quando pensamos em planejamento do empreendimento, muitas das vezes a primeira imagem que vemos é o Cronograma, e quando pensamos na gestão, também a lembrança que nos chega imediatamente é do Cronograma, porém, está cada vez mais frequente nos deparamos com cronogramas de qualidade muito questionável.
Vejamos alguns problemas:
Figura 01 – Lista de problemas comuns em cronogramas
Olhando para os problemas, logo nos obrigamos a pensar nas possíveis causas:
Figura 02 – Lista de possíveis causas
Explorando um pouco dessas causas e correlacionando aos exemplos de problemas apontados, temos:
- Atribuir ao emprego do software o sucesso do documento:
Aqui ainda estou sendo otimista, pois por aí, o que vemos é muita empresa que acredita que bastando investir alguns bons reais em um software o sucesso do empreendimento está garantido. Focando na nossa abordagem, o que temos também com frequência é o esquecimento de algo bem fundamental: As informações oriundas de um programa necessariamente são alimentadas por uma pessoa! Logo, se a pessoa é qualificada e possui informações de qualidade, o software terá suas aplicações exploradas ao máximo e de fato trará para o empreendimento aquilo que se espera. Observe os dois pontos importantes aqui colocados: Pessoa qualificada e informação de qualidade. Não há atalho, sem o atendimento destas duas premissas, o cronograma é inútil.
Alguém pode estar se perguntando, mas se eu tiver mão de obra, e informação de qualidade, o software não vai me fazer falta? Considerando que hoje estamos na Era do Conhecimento e da velocidade da Informação, de fato não podemos mais fazer uma rede a mão (se quer sou dessa geração, mas conheço muita gente que fez!!). Precisamos de rastreabilidade, compartilhamento efetivo, e velocidade, logo um software faz falta. A sua próxima pergunta seria: Qual software comprar? E minha resposta não poderia ser diferente: Depende! Depende da cultura, do orçamento do projeto, do fluxo de caixa, das necessidades reais da empresa. Logo um Excell® pode atender bem a uma empresa, assim como para outras o Primavera® é essencial.
- Mão de obra inadequada
Aqui está uma das grandes razões para o cronograma nascer como um documento inútil e continuar inútil até o final do empreendimento. Quando me deparo com empreendimentos, cujo responsável pelo cronograma é apenas um “alimentador”, fico me perguntando: Por quê? Economia? Falta de mão de obra no mercado? Favor político para emprego da mão de obra? Aproveitamento de mão de obra para que não ocorra demissão?
Não sei as reais razões, e imagino que alguns casos a resposta seja “todas as opções”, mas a pessoa que irá gerar, monitorar e controlar o cronograma, precisa ter um senso crítico e disciplinas acurados, para que não aceite qualquer ordem e a partir dela sair mudando o cronograma.
Antes de seguirmos, cabe lembrar a algum leitor desatento que atualizar não é sinônimo de mudar! A ação de atualizar o cronograma significa demonstrar o status das atividades estabelecidas na linha base. Quando falamos em mudança, são alterações da linha de base que refletirão no cronograma, seja da própria linha de base do tempo, ou, por exemplo, mudanças na linha de base do escopo.
O recurso alocado para essa atividade precisa ser um conhecedor da ferramenta/software que irá utilizar com antecedência a elaboração e monitoramento e controle do documento. O que vemos na maioria das vezes é a pessoa aprendendo a usar o software enquanto desenvolve o cronograma. Qual o problema? Potencializa a chance de erros no documento, e como dito, esse é um documento para subsidiar tomada de decisões e não um “laboratório para experimentações”.
Não é quem está disponível que deve ser alocado para a tarefa e sim quem está apto para executá-la. Muitas das vezes, o recurso definido para cuidar do cronograma, é quem está disponível ou tem o H/h mais barato. Existem vários riscos e problemas associados a essa decisão sendo que todos os listados na figura 01, são atribuídos a questão de mão de obra inadequada.
- Falta de conhecimento sobre uso de técnicas
Sim, caro leitor, não basta colocar várias atividades no cronograma atribuir data de inicio e término e torcer para que tudo aconteça dentro do planejado. A forma de sequenciar as atividades, bem como estimar o prazo de duração, e também como determinar a relação entre as atividades, faz toda a diferença na qualidade do documento que será gerado.
- Falta de qualidade das informações
Não poderia deixar de falar sobre a qualidade das informações. O primeiro ponto é falta de qualidade das informações para gerar o cronograma. Uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP/WBS), mal feita, gera um cronograma inútil. Pobreza no detalhamento, falta de pacotes de trabalho, a soma irá gerar um cronograma igualmente pobre de informações o que nada ajuda no monitoramento e controle do empreendimento, e consequentemente no seu sucesso.
O momento de elaboração do cronograma precisa ser rico em informações de primeira linha, isto é, confiáveis, detalhadas, pois um cronograma rico em detalhes gera, por exemplo, segurança entre a equipe de execução, e no próprio gerente do projeto.
Alguém pode estar se perguntando, mas é comum, em determinados tipos de empreendimento, que nem todos os pacotes de trabalho sejam detalhados, porque as informações na etapa de planejamento, ainda são insuficientes. Eu concordo, estamos aqui falando do Planejamento por Ondas Sucessivas, e de fato nem sempre é possível fazer esse detalhamento, e vou além o simples fato da equipe reconhecer a necessidade de aplicação da Técnica de Ondas Sucessivas, já é um ponto super positivo para a qualidade do cronograma. Pior que não detalhar, é detalhar de maneira incorreta! Mas no momento que as informações começarem ser suficiente para o detalhamento do cronograma, o nível de exigência precisa ser mantido: informações confiáveis e detalhadas.
O segundo ponto é durante a execução do empreendimento, onde as informações são ponto chave para a atualização adequada do cronograma. O que temos na realidade? Informações desatualizadas, chegando tardiamente e fora do contexto para quem atualiza o cronograma. O que acaba acontecendo? Cronogramas desatualizados, chegando tardiamente e fora do contexto para quem toma decisão!
Na qualificação da mão de obra, uma característica que acho importante a ser considerada é a associação do senso crítico com a proatividade. Leia-se: Capacidade de criticar a informação recebida e atitude para antecipação e responsabilização. Antecipação é correr atrás da informação, ao invés de esperar que ela caia do céu no e-mail! Responsabilização, aqui não tem a ver com ingerência, e sim, com a capacidade de se responsabilizar pelas criticas as informações recebidas e por buscar as informações necessárias para atualização do cronograma, para que ele seja um documento no tempo correto e dentro do contexto para quem toma decisão.
Não temos outro caminho senão depreender que não adianta ter software bom, se não têm mão de obra qualificada, nem ter mão de obra qualificada, se não temos maturidade para aplicar planejamento e monitoramento e controle.
Como em outros artigos onde abordo ferramentas, o Cronograma não é diferente: È um organismo vivo que precisa de cuidados diários! Precisa ser observado, alimentado, analisado e atualizado.
Conclusão
O momento de elaboração do cronograma não é o momento para tentativas e erros como forma de aprendizado de como fazer ou suar ferramenta: esse é o momento para registro em papel (ainda que seja só virtual) do esforço de planejamento de um empreendimento e servirá para tomada de decisões.
As palavras de ordem quando falamos de uso de Cronograma é disciplina e mão de obra qualificada. Não cabe a empresa a decisão de uso de mão de obra disponível e barata para execução da tarefa, e sim daquela que seja apta à elaboração e atualização do documento. Esse recurso precisa ter disciplina para que mesmo diante do caos estabelecido no ambiente do projeto, ele seja capaz de nutrir o cronograma com as informações corretas de tal forma, que ele, o cronograma, cumpra o seu papel:um documento subsidiador de tomada de decisões.
Referências
KERZNER, Harold. Gerenciamento de projetos: uma abordagem sistêmica para planejamento, programação e controle. São Paulo: Blucher, 2011. xvii, 657 p. ISBN 9788521206033
Sobre a Colunista:
Shirlei Querubina é formada em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Projetos pela FGV. Atua há 16 anos no mercado de geração e transmissão de energia pela empresa Sinergia Engenharia e Consultoria, sendo os últimos 08 como Gerente de Projetos. Professora no Ietec-MG nos cursos de Gestão de Projetos em Construções e Montagem, Engenharia e Custos e Orçamentos e Engenharia de Planejamento.
E-mail de contato: squerubina@gmail.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Muito bom!
Excelente artigo sobre cronogramas atualizados Shirlei.