Gestão de Projetos – Simplificar para sobreviver ou continuar errando?

Você acha aceitável que a gestão de projetos continue desperdiçando US$ 2 trilhões de dólares por ano no mundo e que no Brasil 86% das organizações apresentem desvios maiores do que 12% em seus investimentos? Ou seria melhor simplificar para sobreviver criando uma gestão de projetos mais adequada para as necessidades de negócio?

Conforme apresentei detalhadamente nos dois últimos posts, esses resultados assustadores foram levantados nas últimas pesquisas do PMI (Pulse of the Profession 2018) e Prado-MPCM 2018. A primeira com dados apurados no ano passado e a última com dados dos últimos dois anos.

O mais incrível é a constatação da pesquisa do PMI de que os executivos não compartilham dessa visão e a maioria parece simplesmente acreditar que seus projetos estão alcançando os resultados estratégicos esperados.

Mais triste ainda é saber que basta simplificar para sobreviver, adotando ações corriqueiras como o uso das melhores praticas de gerenciamento de projetos, tão amplamente divulgadas pelo Guia PMBOK®, já seria suficiente para melhorar significativamente o desempenho dessas organizações e poupar o mundo de tamanho desperdício, elevando o nível de sucesso dos projetos. Mas afinal, o que significa de fato sucesso na gestão de projetos?

Definição de Sucesso em Projetos:

Antigamente o PMI entendia o sucesso do projeto como sendo a entrega total do escopo, no prazo, custo e qualidade planejados. Hoje em dia o conceito de sucesso é mais complexo. Embora haja diferentes pontos de vista dependendo do segmento, indústria, momento econômico, direcionamento estratégico ou mesmo estilo de gestão, segundo Darci Prado a visão de sucesso pode ser fracionada entre sucesso total, sucesso parcial ou comprometido e fracasso.

• Sucesso Total é quando o projeto atinge sua meta, ou seja, que tenha sido concluído no máximo com pequenas diferenças de prazo, custo, escopo e qualidade, porem que tenha produzido os resultados e benefícios esperados, deixando os principais interessados plenamente satisfeitos.
• Sucesso Parcial ou comprometido é quando o projeto foi concluído, mesmo com variações significativas de prazo, custo, escopo e qualidade, mas sem produzir todos os resultados e benefícios esperados, gerando insatisfação entre os principais envolvidos.
• Fracasso é quando o projeto não foi concluído ou terminou com variações inaceitáveis de prazo, custo, escopo e qualidade, deixando uma enorme insatisfação entre os principais interessados, principalmente por não ter entregue os resultados e benefícios esperados.

O que é preciso simplificar para sobreviver?

Se está claro o que é sucesso e mais claro ainda que o mundo está muito longe dele, o que então é preciso para melhorar o desempenho e conquistar bons resultados com consistência? Tanto a pesquisa internacional do PMI quanto a do Darci Prado em nível nacional apontam para coisas simples e historicamente defendias como o patrocínio da alta gestão, desenvolvimento da capacidade de liderança dos gestores de projetos, melhora na alocação de recursos, preparação do ambiente para a gestão de projetos, escolhas mais acertadas dos projetos que compõe o portfolio, ou seja, simplesmente a adoção das melhores práticas reconhecidas no mercado. Nada que uma boa gestão não possa resolver. Falta apenas boa vontade para implementar essas boas práticas e talvez um pouco de paciência para amadurecê-las, uma vez que a maturidade em gestão de projetos é algo a ser conquistada, com ações consistentes.

Cuidado para não passar da medida!

Mas um cuidado especial deve ser tomado. Em um passado recente e que ainda é realidade em muitas organizações, na ânsia de implantar todas as melhores práticas de gestão de projetos, PMO’s e demais profissionais envolvidos acabaram burocratizando demais, e ao invés de colaborarem com melhores resultados acabaram consolidando ainda mais o fracasso, contribuindo em parte para a visão destorcida de que métodos e processos servem apenas para engessar a gestão de projetos. O problema de fato não está nos processos ou na metodologia e sim na maneira burocrática e complicada que foi utilizada. A gestão de projetos deve ser simples, para de fato prover bons resultados. Mas por incrível que pareça ser simples é difícil. Os bons profissionais devem ir a fundo em seus estudos para extrair a essência e colocar em prática, de forma precisa e até cirúrgica, apenas aquilo que é indispensável para se obter os bons resultados, respeitando a complexidade dos projetos e do ambiente de negócio e não negligenciando as necessidades gerenciais em função apenas de um objetivo, os resultados e benefícios esperados pelos principais interessados.

Sobre o autor:

Paulo Mei, MBA, PMP. Consultor, instrutor e professor em gestão de projetos e portfólios, além de membro atuante do PMI de São Paulo. Graduado em Administração de Empresas com ênfase em finanças, MBA pela FAAP e mestrando em Empreendedorismo pela FEA/USP. Foi responsável nos últimos vinte anos por grandes projetos no Brasil e no exterior (projetos offshore) e pela implantação de Escritórios de Projetos para empresas de vários segmentos. É autor dos livros Gerenciamento da Integração em Projetos (Elsevier; 2013) e PM Mind Map® – A gestão descomplicada de projetos (Brasport; 2015). E-mail de contato: paulomei@paulomei.com.br.