Como melhorar a gestão do seu tempo e ser mais eficiente

Há algum tempo falamos sobre uma das mudanças do Guia PMBOK® alterando a área de conhecimento Gerenciamento do Tempo para Gerenciamento de Cronograma. Essa mudança, embora seja uma questão mais de padronização e universalização de nomenclatura, traz também um posicionamento mais preciso do gerenciamento do projeto, pois os processos e melhores práticas se destinam a planejar e controlar as tarefas a serem executadas, remetendo ao cronograma. Hoje vamos falar sobre como melhorar o desempenho através do uso eficiente de um dos recursos mais escassos para todos os gerentes de projeto e outros profissionais, que é o TEMPO.

O recurso mais escasso para os gerentes de projeto

e outros profissionais é o TEMPO!

Muito se tem falado hoje em dia como o tempo tem passado mais rápido, como os dias parecem mais curtos para fazermos tudo o que precisamos, como não sobra tempo para fazermos o que gostaríamos, como sair, frequentar uma academia ou aulas de dança, ir ao cinema ou ao teatro, enfim, como apesar de fazermos tantas coisas parece que estamos sempre atrasados ou insatisfeitos como nossos resultados e conquistas.

O fato é que a duração dos dias continua sendo de vinte e quatro horas e isso nunca vai mudar. O que mudou foi a quantidade de distrações disponíveis que ocupam boa parte do nosso tempo, nos desviando dos nossos objetivos ou até mesmo, em casos mais extremos, inibindo nossa capacidade de traçar os objetivos, nos tornando meros passageiros de nossas vidas. Essas distrações nos entorpecem e inibem a percepção de perda de tempo, nos puxando cada vez mais para essas atividades que nos levam a lugar algum. Isso me lembra um trecho do filme Percy Jackson e o ladrão de raios, quando o personagem principal e seus amigos entram em um cassino e passam a consumir uma espécie de biscoito ou doce chamado flor de lótus, que anula a percepção da passagem do tempo e os mantém presos por dias, que para eles parecem apenas algumas horas. Somente a percepção de Percy de que algo estava errado faz com que ele fuja de consumir o tal doce e tome uma atitude para tirar a si próprio e seus amigos daquela situação.

A duração dos dias continua sendo de vinte e quatro

horas e isso nunca vai mudar.

Talvez essa seja a chave para deixarmos de desperdiçar nosso tempo e passarmos a perseguir nossos objetivos: A percepção. É preciso enxergar que estamos divagando e aceitar que precisamos mudar para sermos mais produtivos e eficientes na utilização do nosso tempo. A vida passa para todos e a melhor hora para que você tome uma atitude para aproveitá-la melhor é agora. É claro que quanto mais cedo melhor, mas independente de quando isso aconteça, se ainda não fez nada a esse respeito, o mais cedo possível é agora, pois amanhã pode ser tarde demais.

Mas como fazer isso? Como ser mais produtivo uma vez que já tenhamos despertados para essa necessidade? Bom, antes de tudo pense nessas 3 letras: FDO:

• F de Foco, para descobrir ou selecionar aquilo que é mais importante, eliminando o excesso de distração e traçando objetivos claros com metas bem definidas de curto, médio e longo prazos.
• D de Determinação, criando motivação para perseguir as metas traçadas e energia para executar as ações corretas com afinco.
• O de organização, para que as ações certas sejam executadas corretamente, gerando o máximo possível de resultados satisfatórios e fazendo com que o tempo disponível seja mais do que suficiente.

O foco sem a determinação faz com que rapidamente voltemos a nos distrair com supérfluos. A determinação sem o foco pode fazer com que caminhemos mais rápido para o destino errado. Mas o foco e a determinação sem o mínimo de organização podem causar a frustração de sabermos para onde queremos ir, depositando todas as nossas energias, porém sem bons resultados simplesmente por não conseguirmos juntar corretamente as ações para atingirmos os nossos objetivos. Somente quando os três elementos estão presentes é que conseguimos juntar eficácia, que é a produção dos resultados esperados, com a eficiência, que é a execução das ações utilizando os recursos e esforços estritamente necessários para a obtenção dos resultados.

Eficácia é a produção dos resultados esperados.

Eficiência é a utilização correta dos recursos e esforços.

Para tentar juntar isso tudo, produzindo os resultados corretos em nossas vidas com a alocação eficiente do nosso recurso mais escasso que é o tempo, resolvi compilar várias dicas que encontrei em palestras e cursos que participei. Peço desculpas por não dar o devido crédito para cada uma das orientações, mas na verdade em muitos casos não encontrei a origem e em outros encontrei mais de um autor citando o mesmo assunto. Então vamos lá.

1. Noção da duração do tempo em relação à nossa capacidade. Precisamos compreender que temos limites que precisam ser respeitados. Se não entendermos que o tempo necessário para que eu consiga realizar algo é consequência da minha capacidade e da velocidade que consigo executar, nunca poderei me comprometer com prazos, tanto com os outros, quanto comigo mesmo, no cumprimento de minhas metas.
2. Não somos multitarefas. Por mais que as gerações mais novas achem que podem fazer tudo ao mesmo tempo, isso não é eficiente. A falta de foco ou divisão da atenção pode dar a sensação de produtividade, mas a quantidade de retrabalhos irá consumir muito mais tempo do que se tivesse executado com mais atenção cada uma das coisas.
3. Como somos constantemente bombardeados por afazeres, é preciso ter uma clara noção de urgência e importância, classificando as tarefas, priorizando o que é importante e eliminando desperdícios de tempo com aquilo que não interessa.
4. Não devemos nos distrair com a tarefa seguinte pois ela ocupa o tempo da tarefa atual. A isso damos o nome de “Concentração”. A falta de concentração prejudica o que estamos fazendo AGORA e não melhora aquilo que vamos fazer no FUTURO.
5. Devemos usar os recursos eletrônicos e não sermos usados por eles. Uma das principais características de um perdedor é dividir a atenção com coisas sem importância. Quantos grupos de Facebook e WhatsApp trazem informações em sua maioria NÃO URGENTES, NÃO IMPORTANTES ou IRRELEVANTES, que só provocam atrasos nas nossas atividades principais. Pense quais são os recursos eletrônicos que realmente podem me ajudar e como utilizá-los corretamente, com foco e responsabilidade.
6. Agora um pouco de neurociência. O nosso cérebro responde melhor quando intercalamos coisas diferentes como as atividades físicas, intelectuais e afetivas. Procure diversificar tarefas seguidas, pois a repetição leva a perda de foco e o cérebro “desliga” automaticamente.
7. Precisamos dedicar tempo para traçarmos as estratégias de médio e longo prazo, definirmos nossas metas e planejarmos o caminho para conquista-las. A simples execução nos torna meros tarefeiros, fazendo com que agente resolva apenas as tarefas do cotidiano, não possibilitando pensarmos de forma diferente para criarmos novas soluções.
8. Devemos evitar os assassinos do tempo. Os mais conhecidos são os grupos de WhatsApp e as redes sociais, o trânsito e a falta de objetividade e de planejamento. Mas há também outros um pouco mais polêmicos como a companhia de “certos” amigos, “alguma” reuniões etc. Lembre sempre da frase de Millôr Fernandes: “Quem mata o tempo não é assassino, é suicida”.
9. Para entendermos onde nos encontrarmos em relação a todas essas dúvidas, como qual nosso objetivo, o que é prioritário para nós, quais são nossas urgências, o que é de fato importante, precisamos nos conhecer. A busca pelo autoconhecimento é fundamental para entendermos nossas ansiedades, o que de fato buscamos ou onde queremos chegar.
10. E finalmente, precisamos reservar algum tempo para pensar. Cultive o Ócio criativo”, teoria lançada por Domênico de Masi, e que não tem nada a ver com não fazer nada. Hoje em dia o ócio é muito difícil, pois estamos sempre preenchendo nosso tempo com coisas inúteis e que pouco contribuem com a criatividade. Lembre-se que, como diz Leandro Carnal, ficar zapeando na televisão, navegando nas redes sociais etc. não é ócio criativo. É TÉDIO!!!!

Uma ferramenta muito prática para resolver algumas das dicas acima é a Matriz de Gestão de Tempo, criada pelo General Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, entre os anos de 1953 a 1961 e que se tornou mundialmente famosa anos depois por meio do livro Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes, de Stephen Covey. É uma ferramenta visual, de fácil entendimento, e bastante eficaz para que as pessoas organizem melhor seu tempo de acordo com suas prioridades.

Baixe o Infográfico e as dicas para criar sua Matriz de Gestão de Tempo clicando aqui.

É claro que a vida não pode ser apenas feita de urgências e importâncias. As amenidades também fazem parte do nosso cotidiano. Navegar na internet, nas redes sociais ou grupos de WhatsApp ou mesmo ter uma conversa à toa com nossos bons amigos vale sim muito a pena, e isso deve continuar fazendo parte de nossas atividades. O que não podemos permitir é que a nossa vida seja SÓ isso. Lembre-se sempre que o relógio é absoluto, mas o tempo é relativo.

Sobre o autor:

Paulo Mei, MBA, PMP. Consultor, instrutor e professor em gestão de projetos e portfólios, além de membro atuante do PMI de São Paulo. Graduado em Administração de Empresas com ênfase em finanças, MBA pela FAAP e mestrando em Empreendedorismo pela FEA/USP. Foi responsável nos últimos vinte anos por grandes projetos no Brasil e no exterior (projetos offshore) e pela implantação de Escritórios de Projetos para empresas de vários segmentos. É autor dos livros Gerenciamento da Integração em Projetos (Elsevier; 2013) e PM Mind Map® – A gestão descomplicada de projetos (Brasport; 2015). E-mail de contato: paulomei@paulomei.com.br.