Gestão de Compras: Como funciona o Mapa de Coleta de Preços

A gestão de compras, ainda que pareça um termo direcionado a empresas de grande porte, cuja manutenção do setor depende de muitas pessoas, é essencial para empresas de todos os portes e segmentos — inclusive no de Engenharia Civil. Acontece que muitas empresas deixam esse setor sem a devida atenção, sendo que ele pode ser um diferencial para trabalhar os seus projetos com mais agilidade, economia e de acordo com as suas necessidades e objetivos.

Como essas qualidades podem fazer parte da rotina de sua empresa? Separamos a seguir tudo o que você precisa saber a respeito do mapa de coleta de preços e como ele pode ser aplicado na gestão de compras de sua empresa. Confira!

O que é o mapa de coleta de preços?

Vamos começar pelo seu conceito, que é facilmente explicado e absorvido na rotina de quem realiza muitos orçamentos: o mapa de coleta de preços é uma ferramenta comparativa, muito usada para facilitar as decisões a respeito de uma compra específica.

Por exemplo: sua empresa necessita de materiais hidráulicos e, para isso, faz um mapa de coleta de preços para avaliar quais fornecedores despontam como a opção de melhor custo/benefício para aquele projeto em particular.

Para tanto, essa planilha deve ser composta com o máximo possível de detalhes, como:

• o preço;
• a consideração pelo prazo estipulado de pagamento;
• o ticket médio.

Quando se tem a plena noção do quanto pode ser investido, e desses dados quantificáveis de cada fornecedor, é possível facilitar rapidamente a tomada de decisão.

Por que fazer um mapa de coleta de preços?

Com base no que vimos acima já dá para ter uma boa perspectiva a respeito do valor que tem a agregar um mapa de coleta de preços. Para entendê-lo melhor, no entanto, vamos decodificar algumas das suas principais vantagens:

Transparência nas compras

Com o mapa de coleta de preços em mãos, não há como deixar alguma brecha ou ponta solta no planejamento. Tudo está devidamente registrado, permitindo que análises posteriores sejam realizadas a fim de verificar se a melhor decisão foi, de fato, tomada.

Redução de custos

Inegável que uma ferramenta comparativa como o mapa de coleta de preços pode ajudar na redução de custos da empresa. Afinal, essa pesquisa aprofundada, e os dados registrados, contribuem com uma visão estratégica mais ampla.

Como resultado, há como avaliar as melhores propostas sem apressar-se na escolha. Lembrando que a oferta mais barata não tende a ser a mais benéfica, em algumas situações. Daí o uso mais estratégico do mapa de coleta de preços.

Agilidade na tomada de decisão

Por fim, convém observar que o mapa de coleta de preços tem bastante respaldo em auxiliar nas decisões tomadas pela empresa.

Pois os parâmetros mais úteis estarão explicitados, na planilha, e isso contribui ativamente para que o planejamento seja seguido, e com as melhores escolhas definidas.

Um exemplo disso: um fornecedor tem o preço ligeiramente maior do que o outro, mas suas condições de entrega são imbatíveis, e a obra está às vésperas de sofrer um atraso no cronograma. Com isso, você sabe qual decisão tomar e os efeitos positivos dessa escolha.

Mapa de Coleta de Preços: como criar uma solicitação de cotação?

Em primeiro lugar, é importante analisar profundamente os locais onde você tem solicitado informações a respeito de cotações. Isso porque os valores praticados podem ser muito contrastantes entre si, dificultando a tomada de decisão assertiva para bolar o seu mapa de coleta de preços.

Uma boa alternativa é sempre ter em mãos tabelas de preços do setor, como a tabela SINAPI. Assim, a partir de suas informações, você consegue concentrar os melhores valores praticados pelas empresas que enviaram o orçamento para você. Em seguida, para criar uma solicitação de cotação, você deve ter em mente algumas coisas, como:

• Selecione, ao menos, 5 empresas para cotar valores, o que permite um mapeamento melhor definido;
• Seja detalhista e explique bem a sua demanda, necessidade, objetivos e prazos. Uma cotação bem feita reduz o risco de erros, de falta de planejamento dos fornecedores e facilita o atendimento;
• defina, antecipadamente, os tipos de materiais que você necessita, pois isso ajuda a compor uma prévia muito mais esclarecedora;
• além dos critérios citados, você também pode definir aqueles que mais tenham a ver com o dia a dia da sua empresa. Não se limite aos itens básicos do mapa de coleta de preços;
• Procure saber se o que será enviado é uma estimativa de custo ou se aquele já é o orçamento fechado mediante a sua solicitação;
• Esclareça o motivo do contato e o objeto do seu projeto. Com isso, muitas empresas já sabem se podem atender à sua demanda ou não, o que ajuda a selecionar apenas os melhores orçamentos para o seu mapa de coleta de preços;
• A localização do empreendimento em questão também deve constar, fazendo com que o fornecedor e até mesmo você consigam perceber os ganhos logísticos dessa parceria ou os desafios em implementá-la.

Além disso, existem algumas condições consideradas fundamentais para quem trabalha com orçamentos e deseja obter as melhores oportunidades de negócio para ter um excelente controle de custos em sua construção. Para isso, apresentaremos a seguir algumas regras para cotar preços e, assim, garantir as melhores condições para os seus projetos!

Quais são as regras essenciais para cotar preços?

Vai fazer o seu mapa de coleta de preços? Então, tenha sempre em mente as 3 principais regras para cotar serviços e produtos e, assim, não ter problemas com o resultado final do seu projeto, mantendo-o otimizado e econômico:

1ª regra: não aceite a primeira oferta

Com a cotação em mãos, leve uma contraproposta ao fornecedor, buscando conseguir melhores condições ou descontos. Se, mesmo assim, você não obtiver nada mais vantajoso — ou mesmo se o valor estiver muito acima do ponderado — o melhor a fazer é descartar a empresa e partir para a próxima.

2ª regra: obtenha um bom número de cotações

Como mencionamos anteriormente, ao menos 5 cotações devem estar sobre a sua mesa antes de qualquer tomada de decisão. Assim, você consegue ter uma boa média dos valores praticados, bem como negociar algumas condições que sejam melhor ajustadas às suas necessidades e objetivos.

3ª regra: não se deixe encurralar

Embora a relação com seus fornecedores deve ser estabelecida por meio de uma sólida parceria de confiança, nenhuma empresa pode se dar ao trabalho de depender exclusivamente apenas de um serviço. Isso porque, caso a empresa enfrente qualquer tipo de problema, essa situação se estenderá às suas necessidades. Por isso, é importante ter em seu mapa de coleta de preços outros fornecedores, além de manter contato com eles continuamente para se atualizar com relação aos valores e condições que cada um tem a oferecer.

Como realizar uma cotação de preços bem feita?

Uma vez esclarecida a importância em fazer um bom planejamento para o seu mapa de coleta de preços e as principais regras para negociar durante a cotação, é hora de vermos como fazer uma coleta de preços bem feita, da qual você terá mais controle e organização do processo.

Primeiro é necessário saber, antecipadamente, tudo o que você precisa — tanto em quantidade quanto em cada etapa do processo. Dessa maneira, você consegue também ser flexível ao solicitar materiais ou serviços ao seu fornecedor e ambos conseguem trabalhar em harmonia e com uma logística bem alinhada.

Em seguida, avalie não apenas as condições e valores das empresas que enviaram orçamentos, mas a própria reputação da empresa (isso pode ser feito online, rapidamente). Além disso, os principais critérios necessários para a sua cotação devem ser levados em conta. Por exemplo:

• prioridade no prazo;
• prioridade no valor;
• prioridade na logística de entrega;
• prioridade nas condições de pagamento.

Vale lembrar que você deve saber isso de maneira antecipada e saber qual é o fator decisivo para fechar com um fornecedor. A composição de preços unitários facilita a negociação com o fornecedor e o controle da sua gestão de compras.

Convém, também, usar o mapa de coleta de preços para barganhar condições exclusivas com os fornecedores. E, o melhor: sem perder tempo, pois você já tem todos os dados de cada fornecedor. Assim, você tem uma boa margem de vantagem para negociar valores mais interessantes e, assim, gerar mais economia para a empresa.

E lembre-se de acrescentar, ao seu mapa de coleta de preços, os gastos efetuados ao longo do mês.

Esse registro é imprescindível também para reconhecer o melhor momento para comprar e fazer um estoque mais polpudo, ou de conter os custos elevados até surgir uma oportunidade mais em conta. O comparativo é o elemento-chave dessa ferramenta aplicada no setor de construção civil.

Por fim, mantenha controle de tudo o que foi negociado e como andam os custos mensais. Não se esqueça de manter esses dados atualizados e a sua pesquisa de preços. Assim, você consegue avaliar continuamente se aquela parceria tem valido a pena.

Como atualizar as cotações?

Como mencionamos anteriormente, de nada adianta fechar uma boa parceria com seus fornecedores se, em poucos meses, você está pagando um valor muito acima do mercado. Por isso, para atualizar as cotações, é importante ter em seu mapa de coleta de preços as empresas com as quais você mais se interessou pelas condições, prazos e valores e solicitar, de tempos em tempos, uma atualização da cotação. Com isso, você mantém um mapa muito bem atualizado e nenhum imprevisto pode atrapalhar o cronograma e orçamento de sua obra.

Como encaminhar a solicitação de compras ao fornecedor?

O último aspecto relevante, durante a elaboração do seu mapa de coleta de preços, é saber para quem encaminhar a sua solicitação. Afinal, muitas empresas não costumam responder em tempo hábil ou praticam valores muito acima do mercado e, dessa maneira, se você sabe a quem abordar — e como abordar, como vimos anteriormente —, as suas chances de sucesso serão maiores. Por isso, sempre se informe a respeito da média de valores do mercado e, também, diversifique a sua fonte de busca para obter contatos confiáveis, ágeis e flexíveis com a sua demanda.

Sobre o autor:

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