Grupos de Processos de Planejamento e a Eng. de Custos

Resumo: Como tornar o orçamento mais consistente? Esse artigo propõe uma ampliação do campo de observação do responsável pelo orçamento, através do conhecimento dos grupos de planejamento do gerenciamento de projetos, proposto pelo PMBOK.

Introdução

Sempre que escuto reclamações sobre problemas com orçamentos, fico tentando achar respostas que vão além do evidente: Chutes ao invés de estimativas, falta de experiência para atribuir valores, base de dados inconsistentes e mal utilizadas, etc.

Achar problemas normalmente é fácil, achar respostas, muitas vezes também não é muito complicado, mas indicar quais caminhos percorrer para evitar os problemas, aí, é um pouco mais difícil.

O que percebemos ao longo do tempo, é que empresas que envolvem os responsáveis pelo monitoramento e controle do orçamento, em outras etapas do empreendimento, como elaboração da proposta e planejamento, possuem orçamentos mais realistas, com registros de desvios bem elaborados, o que ajuda na tomada de decisão e ajuste da rota financeira do empreendimento.

Processos de Planejamento e o Engenheiro de Custos e Orçamentos

Quase todos os processos apresentados de alguma forma podem receber alguma contribuição da Engenharia de Custos e Orçamentos, vejamos:

Tabela: Quadro resumo dos processos de planejamento e contribuições da Engenharia de Custos e Orçamento.

Observando as contribuições que podem ser dadas, percebemos que é muito rico esse processo de envolvimento e pode levar a um possível amadurecimento dos orçamentos dos empreendimentos.

Veja o que Kerzner fala sobre a definição de preços:

“Claramente a definição de preços eficaz, começa muito antes do desenvolvimento da proposta. Ela começa com os requisitos preliminares do cliente, com subtarefas bem compreendidas e uma estimativa top-down com metas exequíveis. Isso permite que a organização funcional conceba uma linha de base para atender as necessidade dos clientes e as metas de custos, e dá á administração tempo para revisar e redirecionar o modelo antes que a proposta seja apresentada.”

Logo, baseando-se na afirmação acima, podemos concluir que o envolvimento da Engenharia de Custos e Orçamentos em outros momentos além do monitoramento e controle é estratégico e relevante para os negócios das empresas.

Processos + estimativas = redução de falhas

Neste momento você pode estar se perguntando: Se existem tantos processos para o planejamento do projeto, porque ainda assim, os projetos falham? Veja as razões típicas enumeradas pelo Kerzner (2011):

1.  As metas corporativas não são compreendidas nos níveis inferiores da organização;
2. Os planos englobam muita coisa em muito pouco tempo;
3. As estimativas financeiras são deficitárias;
4. Os planos são baseados em dados insuficientes;
5. Nenhuma tentativa esta sendo feita para sistematizar o processo de planejamento;
6. O planejamento é realizado por um grupo de planejamento;
7. Ninguém conhece o objetivo final;
8. Ninguém conhece as necessidades de pessoal;
9. Ninguém sabe as datas dos marcos principais, incluindo relatórios escritos;
10. As estimativas do projeto são suposições e não baseadas em padrões ou no histórico. Ninguém se preocupou em verificar se haverá pessoal disponível com as habilidades necessárias;
11. As pessoas não estão trabalhando para as mesmas especificações;
12. As pessoas são constantemente arrastadas para dentro e para fora do projeto, sem muita consideração com o cronograma.

Veja que das 13 razões pelo menos seis são diretamente ligadas a Custos e Orçamentos seja de forma direta ou indireta. Logo o envolvimento de um profissional da área   na etapa de planejamento é fundamental para minimizar esses acontecimentos.

Considerando que das seis razões, duas são ligadas as estimativas, precisamos ressaltar que estimar não é chutar! Precisa-se levar em conta no mínimo:

• Trabalhos que foram concluídos recentemente: O mercado está muito dinâmico e os cenários econômicos também, então usar um trabalho com mais de um ano de defasagem, passa a não ser confiável, dependendo do setor, com 6 meses já não é confiável.
• Usar pesquisas de mercado e de setor: Existem várias e confiáveis, como por exemplo, da PINI.
• Reuniões/Entrevistas com especialistas no assunto, seja da própria organização, seja através da contratação de consultoria especializada, pode ser uma boa solução, ao invés de adotar números “estimados” por alguém sem conhecimento/experiência no assunto

Objetivando aumentar a qualidade das estimativas, veja abaixo 13 passos que podem ser seguidos:

Fonte: Fonte: KERZNER, H. Project management: a systems aprouch to planning, scheduling and controlling. New York: John Wiley & Sons, inc, 2011.

Esses passos são típicos a serem seguidos por um gerente de projetos, porém dos 13 passos quatro são dependentes direto da Engenharia de Custos e Orçamentos. Também não podemos descartar a hipótese da própria pessoa que atua na Engenharia de Custos e Orçamentos, também acumular a função de Gerente de Projetos!

Ainda que buscando o melhor nível de acurácia para as estimativas, existem algumas armadilhas comuns: Kerzner (2011).

• Interpretação equivocada da declaração de trabalho
• Escopo definido inadequadamente ou omissões
• Cronograma mal definido ou excessivamente otimista
• Estrutura analítica de projeto inexata
• Aplicação inadequada dos níveis de qualificação para as tarefas
• Falha em contabilizar os riscos
• Falha em compreender ou contabilizar o aumento de custos e inflação
• Falha no uso da técnica correta de estimativas
• Falha na utilização da taxa de preços futuros para os custos de overhead, administrativos e custos indiretos.

Ainda pensando nas estimativas e sua interação com outros importantes processos, não podemos deixar de destacar a importância do envolvimento da pessoa que elaborou as estimativas, no processo de avaliação do conteúdo final da minuta do contrato.

Fazer isso é de grande importância, para, por exemplo, que premissas que foram consideradas como justificativas para as estimativas, sejam avaliadas e confirmadas (ou não).

Em geral os contratos devem ser revistos por pelo menos os seguintes departamentos:

• Propostas
• Jurídico
• Seguros
• Impostos
• Gerenciamento de Projetos
• Engenharia
• Estimativa
• Construção
• Compras

Custo da Qualidade, um assunto que merece atenção

Para encerramos as discussões acerca do planejamento e o envolvimento da Engenharia de Custos e Orçamentos, precisamos ainda falar do custo da qualidade, que muitas vezes é negligenciado.

Os custos da qualidade são assim classificados:

Fonte: Fonte: KERZNER, H. Project management: a systems aprouch to planning, scheduling and controlling. New York: John Wiley & Sons, inc, 2011. – Adaptação.

Logo podemos concluir que os custos da qualidade precisam permanentemente ser avaliados, mas especialmente considerados/pensados na etapa de planejamento. O gráfico abaixo reforça essa questão.

Porém sempre vale a pena ficar atento a máxima de Juran, guru da qualidade:

“Contando que o custo por unidade para prevenção e avaliação fosse menor que os custos de não conformidades, os recursos devem ser destinados para prevenção e avaliação. Mas quando a prevenção e os custos de avaliação começam a aumentar por custo unitário de qualidade, a política deve ser a de manter a qualidade.”

Conclusão

O objetivo desse artigo é demonstrar que existe um amplo horizonte a ser observado pelo Engenheiro de Custos e Orçamentos, para obter um melhor orçamento.

As empresas precisam incentivar um ambiente colaborativo tendo como foco a estratégia de amadurecer os seus números em etapas inicias do negócio, promovendo orçamentos factíveis e confiáveis, ao invés de adotarem a postura de vítimas dos seus próprios processos (ou melhor, da falta deles!), ao longo do monitoramento e controle dos empreendimentos, quando se percebe o hiato entre o previsto e o realizado.

Referências

KERZNER, Harold. Gerenciamento de projetos: uma abordagem sistêmica para planejamento, programação e controle. São Paulo: Blucher, 2011. xvii, 657 p. ISBN 9788521206033

Sobre a Colunista:

Shirlei Querubina é formada em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Projetos pela FGV. Atua há 16 anos no mercado de geração e transmissão de energia pela empresa Sinergia Engenharia e Consultoria, sendo os últimos 08 como Gerente de Projetos. Professora no Ietec-MG  nos cursos de Gestão de Projetos em Construções e Montagem, Engenharia e Custos e Orçamentos e Engenharia de Planejamento.

E-mail de contato: squerubina@gmail.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.