O desafio do planejador: Comunicação eficiente

O Desafio do Planejador: Como manter uma Comunicação Eficiente nos Projetos de Engenharia

De acordo com Renata Avediani, escolher as palavras certas e falar com clareza, aprender a escutar e entender o que as outras pessoas dizem, estar atento aos gestos, aos movimentos e às expressões, que muitas vezes revelam mais sobre alguém do que as palavras, são atitudes que formam a receita básica de uma comunicação eficiente.

O planejador nunca deve esquecer essa receita, pois o sucesso dos projetos de engenharia é diretamente proporcional ao desempenho dessa comunicação.

O planejador deve ir direto ao ponto, deve ser claro e objetivo. Isso significa que os relatórios de acompanhamento devem ser simples e devem conter somente as informações necessárias, tais como: atividades atrasadas, atividades a serem realizadas nos próximos quinze dias e gráfico de previsto x realizado e produtividade. O ideal é reunir com a gerência do projeto para a definição desses reports.

Saber escutar deverá ser uma habilidade intrínseca ao planejador, pois ele precisa captar informações do projeto e é sabido que quem fala demais e não dá espaço ao outro pode prejudicar o processo de comunicação.

Uma ferramenta importante que auxiliar no processo de comunicação é o feedback nas comunicações. Ao enviar uma mensagem que pode ser falada, por e-mail, em forma gráfica, dentre outras, o emissor imputa suas crenças, valores e cultura. O receptor irá decodificar essa mensagem. E o receptor também tem suas crenças, valores e cultura. Ou seja, torna-se necessário o fedback do receptor como garantia de que a informação do emissor foi entendida corretamente. Portanto, toda a comunicação deve ser feita seguindo o fluxo apresentado abaixo:

Assim, a comunicação só termina quando se percebe que o receptor de fato entendeu a mensagem. Quando o emissor recebe a garantia que a mensagem enviada foi entendida, compreendida e decodificada corretamente.

Ao preparar um relatório de acompanhamento busque o feedback da pessoas que irá recebe-lo. Faça um explicação sucinta do relatório apresentado e solicite um feedback. Temos que ter em mente que gestos, cores e formatação das palavras tem significados diferentes para as pessoas. A comunicação é um processo de duas vias: transmitir a mensagem e receber feedback.

Se o planejador não tiver uma comunicação eficiente gerará retrabalho, pré-conceito, dissolução da equipe e não poderá suportar as decisões gerenciais. Portanto, manter uma comunicação eficiente é um desafio para o planejador.

Referências

• Revista Você S/A, maio de 2009.
• VARGAS, Ricardo Viana. Feedback no Gerenciamento das Comunicações. Dezembro 2010.

Sobre a Colunista:

Fernanda Guimarães Borges, mestre em Engenharia Mecânica e graduação em Engenharia Mecatrônica pela PUC_Minas, Pós-graduada em Gestão de Projetos pela X-25. Atuou como engenheira de projetos e PSO da regional Centro-Oeste, pela Votorantim Cimentos. Trabalha há seis anos na área de planejamento e controle de engenharia, em empresas como SNC-Lavalin e atualmente na Worley Parsons. Professora da instituição Faculdade Pitágoras para os cursos de Engenharia Civil, Engenharia Mecânica e Engenharia de Produção e Professora do IETEC nos cursos de Planejamento de Engenharia e Engenharia de Custos e Orçamentos.

E-mail de contato: fer_borges@hotmail.com

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