Os mandamentos do bom planejamento

Os mandamentos do bom planejamento: as Leis de São Lapis, por Uziel Limeira

Estamos chegando ao final de mais um ano. Essa é minha última publicação de 2013. Esse, como todos os últimos anos, voou! Nossa vida atribulada e corrida aumenta nosso ritmo e faz com que tudo ocorra, ou pelo menos nos pareça ocorrer mais depressa. Por isso, escolhi um assunto muito interessante para essa semana – Os mandamentos do bom planejamento: as Leis de São Lapis.

Muitos de vocês, amigos leitores da minha coluna, como eu, participam de um grupo de discussões sobre planejamento chamado Lista E-Plan. A E-Plan, como é conhecida por todos, é um grupo formado por profissionais de todas as áreas e regiões do Brasil, quiçá do Mundo, que discutem assuntos relacionados às Boas Práticas de planejamento e gerenciamento de projetos. A E-Plan foi criada em novembro de 1999 e é brilhantemente moderada pelo seu criador: Luiz Augusto P. Silva, conhecido como Lapis. Já participei de vários debates e fiz bons amigos na E-Plan. Se você ainda não a conhece, vale a pena visitar o site http://br.groups.yahoo.com/group/planejamento e se filiar ao grupo.

Mas porque estou falando sobre a E-Plan? Porque o assunto de hoje saiu de um debate na lista. Em cinco de setembro passado, no meio de um debate, surgiu um comentário sugerindo que o Lapis devesse ser canonizado pelo trabalho incessante de moderação que faz na lista. Com muita propriedade, humor e presença de espírito, um amigo participante da lista, o Uziel Limeira, lançou os Dez Mandamentos do Planejamento: as Leis de São Lapis. No momento em que li o e-mail, identifiquei o impacto do assunto e seu significado para nossa comunidade, tendo a ideia de escrever esse artigo explorando um pouco cada mandamento.

A seguir estão listados os Dez Mandamentos do Planejamento: as Leis de Lapis, por Uziel Limeira, conforme e-mail publicado na E-Plan:

1) Tua EAP abrangerá todo o escopo;

2) Não cobiçarás o cronograma do próximo;

3) Não forçarás a obra a uma Curva S teórica;

4) Honrarás os vínculos entre atividades;

5) Não deixarás a rede aberta!

6) Respeitarás as restrições de recursos…

7) …mas não imporás restrições de datas;

8) Não adulterarás a Linha de Base;

9) Não tomarás dados falsos para controle ;

10) Honrarás a eplan acima de todas as listas.

Cada um dos mandamentos tem um significado profundo e abrangente. Se seguidos, maximizam a oportunidade de sucesso de qualquer projeto. A seguir, faço, em poucas palavras, minha interpretação e comentários para cada um deles:

Tua EAP abrangerá todo o escopo – a EAP é a ferramenta que define e detalha o escopo do projeto. É essencial que ela contenha todo o escopo que deverá ser desenvolvido e entregue pelo projeto, para permitir seu monitoramento e controle, e garantir sua total realização.

Não cobiçarás o cronograma do próximo – por mais que se possa, e deva, utilizar experiências anteriores, de outras pessoas e especialistas, cada projeto é único e deve ter seu planejamento pensado e seu cronograma desenvolvido pela equipe. Cronogramas de projetos anteriores podem ser utilizados como referência, mas todas as variáveis devem ser estimadas e/ou ajustadas para a realidade do seu projeto.

Não forçarás a obra a uma Curva S teórica – ainda há projetos em que o Gerente de Projetos e sua equipe utilizam uma Curva S de acompanhamento baseado numa curva estatística teórica – uma curva normal, por exemplo. Esse é um equívoco que pode contribuir para o fracasso do projeto. A Curva S, que já foi alvo de um artigo anterior nessa coluna (Desmistificando a Curva S, publicado em 16/09), é resultado do planejamento e é desenvolvida a partir da Linha de Base de tempo, acumulando-se os avanços físicos estimados pelo cronograma do projeto, sendo utilizada para comparações com os avanços reais obtidos no decorrer do projeto. Utilizar uma curva teórica é comparar o andamento do projeto com valores que não refletem o planejado – comparar “alhos com bugalhos”!

Honrarás os vínculos entre atividades – após definidos os vínculos das relações de dependência entre as atividades e definida a Linha de Base do projeto, estes vínculos não podem ser alterados sem uma devida justificativa, sob pena de se alterar a rede lógica estudada e definida para o projeto.

Não deixarás a rede aberta! – como dizemos na E-Plan, rede aberta é crime! Permitir que sua rede lógica do projeto – rede que define as relações de dependência entre as atividades – fique aberta, impede o cálculo do caminho crítico do projeto e a definição de um cronograma consistente com a sua realização.

Respeitarás as restrições de recursos… – infelizmente ainda hoje é comum vermos projetos com cronogramas que simplesmente ignoram as restrições de recursos, seja pela sua falta ou por não realizar um nivelamento eficiente. Um cronograma sem recursos ou com recursos sobre alocados é um cronograma que não retrata a realidade do projeto e, portanto, é inexequível.

…mas não imporás restrições de datas – um cronograma consistente, tanto quanto possível, não deve conter restrições de datas, para que sua rede possa trabalhar sua lógica livremente, quando das suas atualizações. Restrições de datas podem ser utilizadas em casos especiais, mas com muita responsabilidade e cuidado.

Não adulterarás a Linha de Base – as Linhas de Base de um projeto são o compromisso firmado entre o Gerente e sua equipe com os donos/clientes do projeto e refletem o plano de como o projeto deve ser realizado. Alterações na Linha de Base só podem ocorrer em casos de alterações nas bases do projeto, como alterações de escopo, por exemplo, e devem ser aprovadas pelo dono do projeto antes de serem implementadas. Nessas condições uma Linha de Base pode ser alterada. Mas ela nunca, em hipótese alguma, pode ser adulterada!

Não tomarás dados falsos para controle – o monitoramento e controle do projeto são o maior objetivo do seu gerenciamento. Deve haver um compromisso com a verdade e a realidade da execução do projeto no levantamento de dados e sua aplicação nas ferramentas de controle, de modo a garantir que os dados e resultados apresentados e analisados reflitam a realidade do seu andamento. Dessa forma as decisões tomadas e ações realizadas com base nessas informações serão assertivas e conduzirão o projeto ao sucesso.

Honrarás a E-Plan acima de todas as listas – dispensa comentários.

Gostaria de agradecer ao Lapis pelo excelente trabalho que realiza na E-Plan, ao Uziel Limeira pela brilhante ideia, e aos dois por me deixar utilizá-la nesse artigo.

Uma ótima semana a todos!

Sobre o Colunista:

Alexandre Zoppa, PMP, SpP, com mais de 15 anos de experiência em gerenciamento, é engenheiro eletrônico formado pela Escola de Engenharia Mauá, pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP e com aperfeiçoamento em Gerenciamento de Projetos pela George Washington University. É instrutor em Gerenciamento de Projetos e colunista do PMKB. Hoje atua como coordenador de planejamento Arcadis Logos. Já foi PMO na Ambev e Líder de Planejamento na ABB S.A., entre outras.

E-mail de contato: alexandrezoppa@yahoo.com.br;

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.