Andamento de tarefas de um projeto de forma compromissada com foco

Andamento de tarefas de um projeto de forma compromissada com foco no resultado

O que tenho visto, muitas vezes, são pessoas em projetos cumprindo tarefas por cumprir e tentando se livrar dela o mais breve possível.

Uma destas tarefas é o apontamento de avanço de um cronograma. A vida de um cronograma errático é a seguinte:

• Não se pensa em uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto), se pega a estrutura do orçamento na melhor das situações ainda e era isso, caso contrário na pior das situações o orçamento (o que se vendeu) tem uma estrutura, o cronograma (o que tem que ser feito) tem outra e o plano de contas (o que é apropriado, realmente) tem outra ainda. Imagina a compatibilização de informações quando se pede um relatório;
• Abre-se o Project e cria-se um cronograma lindo, macro, colorido e com boa impressão depois. Cronograma macro não funciona e isto será alvo de post futuro;
• Talvez se salve a linha de base, ou seja, referência no cronograma de forma gráfica e em forma de dados do que é o planejado;
• Na hora de acompanhar simplesmente entra-se % concluído e não se projeta o impacto na data de entrega. Abaixo ao ver a forma correta ficará claro o dano desta forma de acompanhamento;
• O cronograma com o tempo é abandonado e se cria milhares de controles não funcionais, só por causa do chefe chato.

Agora a forma correta, na maioria das situações, principalmente na gestão de cronogramas grandes e complexos é a seguinte:

• Uma EAP bem estruturada e com o envolvimento de todas as disciplinas envolvidas na sua construção;
• Um cronograma no Project ou ferramenta similar refletindo a EAP e as tarefas que serão explodidas nesta estrutura com duas premissas:
  • Uma simples de escrita que é a tarefa no formato: verbo infinitivo (ação) + substantivo (objeto ou sujeito da ação);
  • Nas tarefas pais, resumo no MS-Project, está implícito os entregáveis que devem ser verificáveis, então se usa o substantivo;
  • Uma importante que é as tarefas terem de 1 a 10 dias de duração a não ser que tenham uma tarefa com a métrica muito clara de medição, senão até os 90% tudo está ok. Assim com esta premissa mantem um rédea curta no controle do cronograma;
• Colocar recurso, isto também será alvo de um post futuro;
• Tirar as curvas de esforço para verificar a factibilidade do plano e então se valida que temos umobjetivo claro e alcançável;
• Fazer uma análise de 6M’s para o início das tarefas;
• Gravar linha de base;
• E o alvo deste post agora, fazer um controle verdadeiro, com recorrência diária ou semanal ou quinzenal dependo do porte do cronograma seguida a risca, não dá para relaxar!
• Fazer uma análise critica no formato 5W3H1S e estabelecer plano de ação para o próximo período para manter o cronograma nos trilhos;
• Cronograma gera resultado de informações, equipe se mantém focada e o resultado é consequência.

Para entender o acompanhamento vou propor uma situação em cima da qual vamos ver as várias formas que seu acompanhamento pode ser desdobrado. Temos, então, 5 tarefas iguais com início planejado no dia 4/mar, início real no dia 5/mar e estão com 20% concluído no dia 8/mar. Para entendimento da figura seguem alguns pontos, após a figura e depois as explicações das situações:

• Observamos que no cronograma abaixo temos uma a linha de andamento (em vermelho) que é uma linha que passa na data de status do projeto (ou data de medição) e puxa em cada tarefa um ponto para o dia de parada da tarefa, ou seja, até o qual ela tem avanço, % concluído. Teoricamente, após um avanço verdadeiro esta tem que passar reto, legítimo passar a régua no projeto. Muitos têm medo de colocar a linha de andamento por que ela é muito visual, o chefe vai entender o que está acontecendo. Chefe peça a linha de andamento!!!
• Barra cinza abaixo tarefa da azul ou preta é o planejado, o que chamamos de linha de base no MS-Project;
• Barras azuis (a concluir) e pretas (já concluído) é o cronograma atual;
• Os campos % Planejado, ou seja, o percentual que deveria estar a tarefa na data de status (dia 8/mar) e Duração Projetada, ou seja, a duração que deverá ter a tarefa para na data de status corresponder ao % entrado;
• O campo Parar que dá quando inicia uma quebra de tarefa no Project ou o ponto até onde tenho % de conclusão;
• O campo Continuar dá a data a partir da qual continuo a tarefa em relação ao Parar. Este pode provocar uma quebra na tarefa se o Continuar for à frente do Parar;
• Sempre que uma tarefa chegar em 100%, conferir a data de término real se corresponde ao real. Sempre temos que garantir as datas de início e término real reflitam o realizado no cronograma atual, para ter os impactos na rede de precedência de tarefas que temos então dentro do MS-Project;

  

• Temos a seguinte análise pra as tarefas id 4, 5, 6, 7 e 8:
  • Tarefa id 4: é a forma mais comum de dar andamento, se coloca o percentual somente. Está errado, pois não foi colocada a data de início real e se está só 20% enquanto deveria estar 50% significa que levará muito mais tempo. Pela duração projetada vemos este muito mais tempo.
  • Tarefa id 5: usei o recurso do Project de atualizar conforme agendado, e me gerou que no dia 8/mar a tarefa com início real, entrado no campo início real, dia 5/mar tem 40%. Muitas vezes após ajuste do início real se atualiza como agendado e se este corresponder a realidade está ok o avanço, caso contrário vejo os itens a seguir;
  • Tarefa id 6: se trabalhou até 20% da tarefa e por algum problema de projeto, material ou outro se teve que desmobilizar o pessoal e o reinício, entrado no campo continuar, ficou programado para o dia 12/mar. Se há desmobilização da tarefa a mesma deve ser quebrada;
  • Tarefa id 7: se no dia 8/mar a tarefa tem 20% significa que estou levando o dobro do tempo, pois conforme o id 5 deveria ter 40%. Neste caso tenho o campo Duração Projetada, 20 dias, que me dá a duração que a tarefa terminará se mantiver este ritmo. No caso atualizei a duração para 20 dias para então no dia 8/mar corresponder a 20% e a linha de andamento passar reto pela tarefa;
  • Tarefa id 8: está errado, se colocou um % que ficou a frente da linha de andamento;
  • Tarefa id 9: mesma situação do id 8, tenho um % maior que o agendado no dia 8/mar, significa que vou terminar a tarefa antes. Este antes está no campo Duração Projetada, ou seja, atualizei a duração com este valor para na data de status corresponder a 50% e a linha de andamento passar reta.

Minha máxima é a seguinte: “O que se economiza de esforço em planejamento é gasto em n vezes depois, principalmente, em reuniões para se entender o que está acontecendo”. O planejamento faz parte da fórmula da performance.

Até hoje conheci só uma pessoa extremamente cricri no apontamento, como deve ser, a Juliana e acredito que ela formou outros como eu procuro também formar outros. A culpa disto tudo é não termos ainda uma cultura forte de planejamento e estarmos acostumados com o jeitinho e deixa que “eu resolvo”. Um projeto é feito por uma equipe com atitude.

Nos próximos posts vou falar sobre indicadores, considerando que o avanço está sendo entrado de forma correta.

Sobre o Autor:

Alexandre Ely, Engenheiro Mecânico com experiência em Gestão de Projetos. Consultoria na área de GP para implantação de ferramentas que permitem a colaboração de equipes e que tornem a vida do projeto mais tranquila. Diretor da Ely Projetos. A Ely Projetos tem como mote “Nosso negócio é entregar Performance”.

E-mail de contato:   alexandre.ely@elyprojetos.com.br . Veja mais no site da empresa www.elyprojetos.com.br

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