Opinião da Lilian: quais são os impactos de uma metodologia de Gestão de Projetos na implementação de um PMO?

Resumo

A visão sistêmica na Implantação de uma Metodologia na Gestão de Projetos é fator preponderante. Alinhar as expectativas entre as partes interessadas e manter o alto grau de compromisso das lideranças com o processo de implementação, identifica oportunidades de otimização dos resultados. Ademais, não subestimar o impacto da mudança, mapeando os formadores de opiniões e resistentes com formação e educação, além de otimizar o fluxo de informação entre os envolvidos é uma maneira de facilitar o alinhamento do fluxo de trabalho.

Introdução

A criação de uma metodologia de Gestão de Projetos, na implementação de um Escritório de Gerenciamento Projetos traz diversos benefícios às organizações. O principal resultado percebido no primeiro ano de implantação de um PMO é o estabelecimento, a disseminação e a crescente utilização de processos, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos, os quais podem fomentar de forma direta ou indireta a elevação do desempenho dos projetos. Segundo a literatura (Kate, 2000 e Gonzales & Rodrigues, 2002), os resultados que, em geral, são alcançados nas organizações são:

• Otimização no controle dos projetos;
• Diminuição do número de projetos cancelados;
• Melhoria da capacidade de planejamento;
• Diminuições de alterações do escopo dos projetos;
• Melhoria da qualidade dos produtos/serviços gerados;
• Estruturação de um banco de Lições Aprendidas;
• Aumento de eficácia na gestão dos projetos;
• Padronização dos parâmetros de medição e avaliação de projetos;
• Melhor utilização dos padrões e ferramentas de gerenciamento;
• Acesso mais rápido a informações de maior qualidade;
• Melhor fluxo da comunicação entre as equipes de projetos e os stakeholders;
• Aprimoramento da Gestão do Conhecimento Organizacional em gerenciamento de projetos;
• Decisões baseadas na corporação como um todo, e não em áreas individuais;
• Melhoria da imagem da organização;
• Garantia da satisfação das partes interessadas;
• Maior clareza na percepção dos impactos dos projetos na organização.

O valor agregado pelo PMO deve se revelado por meio de três categorias básicas:

• Aplicar metodologia, visando a realização das atividades conforme planejamento (escopo, tempo e custo);
• Com alterações de escopo mínimas ou acordadas mutuamente
• Gerar Benefícios esperados pelos Clientes (aceitação dos resultados pelo cliente).

Os resultados e benefícios da utilização de uma metodologia na gestão de projetos é a total visibilidade dos processos de gerenciamento de projetos pela alta administração; garantia da gestão padronizada de projetos; acompanhamento detalhado de cada projeto; monitoramento de indicadores de desempenho, visando à qualidade na entrega do produto final; análise e acompanhamento de riscos; apoio às equipes de desenvolvimento quanto ao gerenciamento e controle dos projetos; status report mensal de todos os projetos ao CEO; disponibilização das informações dos projetos de forma rápida, atualizada e confiável; registro e documentação dos projetos executados de forma a manter uma base de dados histórica, como referência a “lições aprendidas” para futuros projetos, baseadas nos conceitos da gestão do conhecimento.

Considerações Gerais

É importante salientar que algumas vantagens relevantes na aplicabilidade de uma “metodologia” para gestão de projeto é o envolvimento das lideranças; definição das funções de todos os envolvidos no processo de implementação; melhor definição do fluxo de comunicação; medição e monitoramento das atividades do escopo do projeto na forma de scorecards; suporte, apoio e gerenciamento das expectativas dos stakeholders e otimização do processo de execução dos projetos, com o auxílio de Especialistas Técnicos estimulando a troca de saberes, na aplicação do ciclo da Gestão do Conhecimento.

O potencial de transferência do conhecimento é fator fundamental na questão da sustentabilidade buscada. Ao compartilhar este know-how, a empresa contribui para transferir o conceito da gestão de projetos com destaque a criação e aplicabilidade de uma metodologia específica, capacitando gestores para as oportunidades e desafios que a prática no gerenciamento de projetos exige, além de favorecer os representantes e parceiros de empresas privadas e públicas, interessados na melhoria de sua arquitetura organizacional.

Referências Bibliográficas

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• HELDMAN, Kim, “Gerência de Projetos – Guia para o exame oficial do PMI” – São Paulo: Ed. Campus, 2002
• JUNQUEIRA, Rosemeire R., WADA, Elizabeth K. Stakeholders: estratégia organizacional e relacionamento. Estudo de casos múltiplos do setor hoteleiro. Revista Ibero-Americana de Estratégia – RIAE, São Paulo, v. 10, n. 3, p. 94-125, set./dez. 2011.
• KERZNER, Harold, “Gestão de Projetos – As Melhores Práticas” – São Paulo: Bookman, 2002
• MELO, P.P.O. Gestão da Qualidade – Processo. 2006. In: PÓS GRADUAÇÃO E APERFEIÇOAMENTO EM GERENCIAMETO DE PROJETOS. 2006. IETEC.
• PRADO, Darci, Gerenciamento de Portfólios, Programas e Projetos nas Organizações, INDG.
• PMI – Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). 5th ed. Pennsylvania: Project Management Institute Inc. 2013.
• REBOUÇAS de oliveira, Djalma de Pinho, Administração de Processos: Conceitos, Metodologia, Práticas, Atlas
• TREFF L, BATTISTELLA LR. Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Rio de Janeiro: Brasport, 2013.

Sobre a Colunista: Lilian Treff, Mestre em Gestão Empresarial – Programa de Mestrado Profissionalizante pela Universidade Cidade de São Paulo. Especialista em Didática do Ensino Superior, pela Universidade Mackenzie, em Gestão de Projetos pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini – USP e em “Gestão do Conhecimento, Educação Corporativa e Aprendizagem Organizacional” (FIA/USP). Graduada em Pedagogia – Licenciatura Plena, com foco em Administração Escolar, pela Universidade São Judas Tadeu. Autora do livro Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Certificada em Coach – Personal & Professional Coaching (PPC) e Executive Coaching. Practitioner em Programação Neurolinguística. Sólida experiência na criação de metodologia de gerenciamento de projetos, implementação de Project Management Office (PMO), e Change Management. Co-Autora (patente) do Registro de Programa de Computador – “Sistema de Gestão dos Resultados na Atenção em Saúde Bucal às Pessoas com Deficiência para Sistema Único de Saúde” – Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e UNESP. Atualmente Consultora de Projetos Change Management – Strategy Business.

E-mail de contato: ltreff@uol.com.br

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